高校儀器設(shè)備協(xié)同管理模式探討

高培峰， 趙睿英， 張繼霞， 彭紹春

(北京理工大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，北京 100081)

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高校儀器設(shè)備協(xié)同管理模式探討

高培峰， 趙睿英， 張繼霞， 彭紹春

(北京理工大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，北京 100081)

儀器設(shè)備作為高校中重要的固定資產(chǎn)，在管理上存在諸多難題?；趨f(xié)同學(xué)理論的協(xié)同管理模式，能夠有效克服傳統(tǒng)儀器設(shè)備管理方法中存在的信息、資源和應(yīng)用三大“孤島”問題。以協(xié)同管理理論為指導(dǎo)，探討了高校內(nèi)部儀器設(shè)備管理相關(guān)部門和單位之間的協(xié)同管理、各管理因素的協(xié)同管理、高校與社會之間的協(xié)同管理，以及協(xié)同管理理論在儀器設(shè)備管理中的實踐探索，為提升高校儀器設(shè)備管理的整體水平，建立一套科學(xué)、高效的儀器設(shè)備管理體系提供參考。

協(xié)同學(xué)； 協(xié)同管理； 儀器設(shè)備管理

0 引 言

儀器設(shè)備是高校中非常重要的一類固定資產(chǎn)，是高校開展教學(xué)、科研、生活和行政等各項工作的重要工具和物質(zhì)基礎(chǔ)，也是反映高校整體辦學(xué)實力的重要指標(biāo)。近年來，隨著國家和各級部門、單位對于高等教育的不斷投入，高校中儀器設(shè)備的總量、總值和大型貴重儀器設(shè)備數(shù)量都在迅速增長。儀器設(shè)備數(shù)量和質(zhì)量增加的同時，儀器設(shè)備管理難度也在不斷提高，需要儀器設(shè)備管理者探索更科學(xué)、更高效的管理模式。

本文基于協(xié)同管理理論，探討協(xié)同管理模式在高校儀器設(shè)備管理中的應(yīng)用，達到提升儀器設(shè)備管理水平和使用效益的目的。協(xié)同管理就是以協(xié)同學(xué)的基本原理為指導(dǎo)，對組成系統(tǒng)的若干個子系統(tǒng)進行重組和整合，生成“競爭——合作——協(xié)調(diào)”的運行機制，使得系統(tǒng)的總效應(yīng)遠(yuǎn)大于各子系統(tǒng)的效應(yīng)之和[1]。協(xié)同學(xué)的理論由原聯(lián)邦德國物理學(xué)家赫爾曼·哈肯于20世紀(jì)70年代提出，隨即這一重要的方法論被應(yīng)用到自然科學(xué)和社會科學(xué)的眾多學(xué)科領(lǐng)域[2-5]。協(xié)同學(xué)研究的是非平衡的開放系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)之間通過非線性的相互作用產(chǎn)生有一定功能的自組織結(jié)構(gòu)[6]。高校就可以視為一個這樣的非平衡的開放系統(tǒng)，內(nèi)部有許多相互作用和協(xié)同的子系統(tǒng)(各職能部門和專業(yè)學(xué)院)，許多子系統(tǒng)都涉及到儀器設(shè)備管理，需要這些子系統(tǒng)進行協(xié)同管理。

1 儀器設(shè)備管理中的難點

高校中儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)種類多、數(shù)量大、功能與應(yīng)用領(lǐng)域各異、放置地點分散，為其有效管理帶來很大難度。盡管信息化手段被廣泛應(yīng)用到儀器設(shè)備管理中，但仍然不可避免的產(chǎn)生了與管理需求相矛盾的“信息孤島”、“資源孤島”和“應(yīng)用孤島”三大難題[7]。

1.1 信息孤島—信息獲取與信息分散、封閉的矛盾

儀器設(shè)備在整個管理周期的各個環(huán)節(jié)(包括論證、購置、驗收、建檔、運行、維護、調(diào)撥和報廢處置等)中會產(chǎn)生大量的信息，這些信息以不同的方式(電子檔案或紙質(zhì)版表單)分散保存在不同的部門、單位中。由于各個部門之間缺乏相互連接的信息渠道，使得信息獲取和上報只能通過“各部門分散收集—人工集中匯總—生成需求報表”的形式進行，過程繁瑣、效率低下且占用較多人力資源。

1.2 資源孤島—資源協(xié)同共享與資源分布不平衡的矛盾

儀器設(shè)備尤其是大型貴重儀器設(shè)備是重要的教學(xué)、科研資源，但這些資源并非在學(xué)校內(nèi)部或各部門、單位內(nèi)部均勻分布[8]。部分經(jīng)費充足的單位擁有大量優(yōu)質(zhì)的儀器設(shè)備資源，超過本單位內(nèi)部的使用需求；而某些經(jīng)費缺乏或者由于學(xué)科特點所限的單位則嚴(yán)重欠缺此類儀器設(shè)備資源，需要從外部得到支持和補充。儀器設(shè)備資源的協(xié)同共享也并非儀器設(shè)備資源擁有者和需求者“你情我愿”即可實現(xiàn)，需要許多職能部門的支持與配合。

1.3 應(yīng)用孤島—應(yīng)用整合與職能分割的矛盾

儀器設(shè)備管理涉及到眾多部門和單位，每個部門、單位都有著自己的管理流程和相應(yīng)的管理工具，以各種基于互聯(lián)網(wǎng)的C/S或B/S軟件系統(tǒng)為代表[9-12]。這些軟件系統(tǒng)在本部門的某個業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)具有較為完善的功能和特點，但與本部門的其他管理軟件或其他部門的管理軟件之間并不相通，往往使得某項業(yè)務(wù)被人為的分割開來。為了完成一項業(yè)務(wù)，不得不花費大量的人力、物力和時間在各個軟件系統(tǒng)之間切換，靠人工傳遞實現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上的對接，大大增加了業(yè)務(wù)辦理的復(fù)雜程度和難度。

2 儀器設(shè)備協(xié)同管理的應(yīng)用與優(yōu)化建議

2.1 涉及儀器設(shè)備管理的各部門間協(xié)同

儀器設(shè)備管理涉及到的部門或單位主要有三類，包括儀器設(shè)備對口管理部門(如實驗室與設(shè)備管理處)、儀器設(shè)備領(lǐng)用部門(如各專業(yè)學(xué)院)和其它相關(guān)職能部門(如財務(wù)處、檔案館等)。如圖1所示，這些與儀器設(shè)備管理相關(guān)的各個部門、單位作為學(xué)校系統(tǒng)內(nèi)部同等級的子系統(tǒng)，彼此在功能和業(yè)務(wù)分管上相互獨立，同時又通過某些因素(如業(yè)務(wù)往來、流程銜接、業(yè)務(wù)合作等)而緊密聯(lián)系，各部門、單位相互協(xié)同的結(jié)果決定著儀器設(shè)備管理的效果和水平。通過協(xié)同管理方法建立儀器設(shè)備的科學(xué)、高效管理體系，特別是開發(fā)儀器設(shè)備管理軟件系統(tǒng)和編制相關(guān)管理制度時，需要遵循協(xié)同管理的三大基本思想，即“信息網(wǎng)狀思想”、“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”和“隨需而應(yīng)思想”[13]。

圖1 儀器設(shè)備管理部門與其它部門、單位間協(xié)作關(guān)系示意圖

“信息網(wǎng)狀思想”旨在建立一個統(tǒng)一管理的、多維度的信息進入、流轉(zhuǎn)、獲取、共享和使用的平臺或者環(huán)境。在該平臺上，同一類型但分散分布的信息可以通過立體化的網(wǎng)狀通道相互關(guān)聯(lián)，無論在哪個節(jié)點上，都可以方便地獲取完整且真實的信息，打破“信息孤島”的限制。將儀器設(shè)備管理相關(guān)的所有部門、單位均納入該平臺中并授予相應(yīng)的權(quán)限，每個部門、單位都可以通過自己的接入點獲取完整的信息，然后篩選出自己需要的部分。以儀器設(shè)備對口管理部門為例，管理人員可以通過某臺套儀器設(shè)備建檔時賦予的唯一編號進行查詢，一次性得到該臺套儀器設(shè)備在整個管理周期中的所有資料，如建檔時的驗收材料和報廢處置材料(存在本部門)、所用的經(jīng)費和經(jīng)費執(zhí)行情況(財務(wù)處)、與該儀器設(shè)備相關(guān)的科研項目情況(科學(xué)技術(shù)研究院)、日常運行維護記錄(領(lǐng)用單位)等等，極大地提高了信息獲取效率。

“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”是將屬于同一業(yè)務(wù)鏈的各個環(huán)節(jié)進行整合，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的無縫對接，從而打破“應(yīng)用孤島”。這就要求涉及到同一業(yè)務(wù)鏈的不同部門、單位認(rèn)真設(shè)計業(yè)務(wù)流程和辦事手續(xù)，在此基礎(chǔ)上開發(fā)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，最大化地減少手動切換(如辦事者往返于各個管理部門，面對面簽字、蓋章審批)的環(huán)節(jié)。

“隨需而應(yīng)思想”就是將各種資源(人、財、物資、信息、流程等)進行整合，當(dāng)系統(tǒng)中某個需求被觸發(fā)的時候，相關(guān)的資源就會被調(diào)動并加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中，即將系統(tǒng)內(nèi)部的資源進行靈活的組織和調(diào)配，以實現(xiàn)資源的最大價值，打破“資源孤島”?，F(xiàn)如今各高校廣泛開展的大型儀器設(shè)備開放共享服務(wù)便是“隨需而應(yīng)思想”在儀器設(shè)備管理方面的最佳體現(xiàn)[14]。在儀器設(shè)備對口管理部門、財務(wù)部門、大型儀器設(shè)備領(lǐng)用部門的協(xié)同下，滿足本單位使用需求的前提下為其他單位提供有償?shù)墓蚕矸?wù)，從而提高大型儀器設(shè)備的使用效益。

綜上所述，一個儀器設(shè)備協(xié)同管理體系必須首先要做到用戶對于儀器設(shè)備信息的有效獲取與共享，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)對儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)的整合和儀器設(shè)備資源的合理調(diào)配與優(yōu)化。

2.2 儀器設(shè)備管理各要素間的協(xié)同

協(xié)同管理涉及到諸多管理要素，包括人、財、物、信息、流程、應(yīng)用等，其中人、信息、流程和應(yīng)用被稱為協(xié)同管理的四大核心要素[15]。通過各管理要素的協(xié)同，提升系統(tǒng)整體對各項業(yè)務(wù)的執(zhí)行力。各管理因素對應(yīng)到儀器設(shè)備協(xié)同管理中，即為管理人員、經(jīng)費、儀器設(shè)備、儀器設(shè)備信息、儀器設(shè)備管理流程和儀器設(shè)備資源配置。

如圖2所示，信息協(xié)同實現(xiàn)了各部門、單位對于儀器設(shè)備完整、真實信息的方便獲取與共享，流程協(xié)同實現(xiàn)了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的無縫銜接，應(yīng)用協(xié)同實現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)儀器設(shè)備資源的開放共享，而上述所有因素協(xié)同的根本目的都是為了實現(xiàn)人的高度協(xié)同。在管理人員高度協(xié)同的基礎(chǔ)上，合理調(diào)配儀器設(shè)備和相關(guān)經(jīng)費，才能生成優(yōu)化的協(xié)同管理體系，提升管理水平。儀器設(shè)備管理人員(包括各部門、單位與儀器設(shè)備管理相關(guān)的所有人員)是儀器設(shè)備管理的各項業(yè)務(wù)、協(xié)同管理體系維護的直接執(zhí)行者，管理人員協(xié)同的效果直接決定整個協(xié)同管理體系的總效應(yīng)。只有全體管理人員高度協(xié)同，包括管理人員素質(zhì)的提升、管理工作執(zhí)行力和責(zé)任意識的加強等，才能保障整個協(xié)同管理體系的有效運轉(zhuǎn)。以儀器設(shè)備運行中的日常管理為例，通常以儀器設(shè)備對口管理部門的管理人員為主導(dǎo)，領(lǐng)用單位和其它相關(guān)職能部門的管理人員配合，所有管理人員協(xié)同完成儀器設(shè)備的日常維護、信息變更、核查、轉(zhuǎn)移調(diào)撥等業(yè)務(wù)。任何一方的不作為都會直接導(dǎo)致業(yè)務(wù)辦理拖沓甚至中斷，進而引發(fā)整個協(xié)同管理體系運轉(zhuǎn)不暢，其它要素的協(xié)同也就失去了意義。

圖2 儀器設(shè)備各管理因素間的協(xié)同

2.3 高校與社會的協(xié)同

任何一個系統(tǒng)都不可能獨立的存在，必然處于一定的環(huán)境中，高校作為一個系統(tǒng)，所處的環(huán)境便是社會，或者說高校可以視為社會的一個子系統(tǒng)[13]。除了內(nèi)部的協(xié)同管理以外，高校的發(fā)展離不開與社會的交流，高校中儀器設(shè)備的管理也離不開與社會中其它單位的協(xié)同合作，包括與兄弟院?；蚩蒲性核献鏖_展儀器設(shè)備開放共享服務(wù)、儀器設(shè)備管理經(jīng)驗交流，與企業(yè)開展產(chǎn)學(xué)研合作等，如圖3所示，從內(nèi)外兩方面促進儀器設(shè)備管理工作水平的提升。

圖3 高校與社會在儀器設(shè)備管理上的協(xié)同關(guān)系

3 協(xié)同管理模式的實踐探索

協(xié)同管理作為一種先進的管理模式，雖然產(chǎn)生的歷史不長卻發(fā)展迅速，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于企事業(yè)單位各項事務(wù)的管理，并據(jù)此開發(fā)了諸多信息化管理軟件和相應(yīng)的管理制度、流程。利用協(xié)同管理理念，北京理工大學(xué)在優(yōu)化管理流程、提高儀器設(shè)備資源使用效益等方面進行了一系列實踐探索。

3.1 儀器設(shè)備管理相關(guān)部門間的業(yè)務(wù)協(xié)同

在儀器設(shè)備管理工作中，財務(wù)部門(財務(wù)處)在業(yè)務(wù)上與儀器設(shè)備對口管理部門(實驗室與設(shè)備管理處，簡稱實設(shè)處，下同)密切相關(guān)。為了克服儀器設(shè)備賬目與資產(chǎn)財務(wù)賬目由于信息交互不及時或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分割而產(chǎn)生差異的問題，實設(shè)處的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)處的財務(wù)管理系統(tǒng)進行了對接。領(lǐng)用部門在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)填報的儀器設(shè)備信息可以原封不動地交換到財務(wù)管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了同一業(yè)務(wù)不同環(huán)節(jié)的無縫銜接，既提高了業(yè)務(wù)辦理效率，也保證了兩個部門的儀器設(shè)備賬目清晰一致。

3.2 架設(shè)通用性儀器設(shè)備資源內(nèi)部流轉(zhuǎn)的橋梁

學(xué)校內(nèi)部不同部門、單位之間所擁有的儀器設(shè)備資源和性能需求差異極大。一些擁有儀器設(shè)備資源多且對性能指標(biāo)要求高的單位，往往會因為實驗條件升級改造或設(shè)備性能指標(biāo)不滿足要求等原因，淘汰一些尚能正常運轉(zhuǎn)且通用性較強的儀器設(shè)備(如空調(diào)、打印機、計算機等)。通過儀器設(shè)備資源的校內(nèi)流轉(zhuǎn)機制，將這部分儀器設(shè)備調(diào)撥至有需求但缺乏經(jīng)費的部門、單位，避免直接報廢，能夠提高儀器設(shè)備的利用率并節(jié)約經(jīng)費，在一定程度上實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。

3.3 搭建大型儀器設(shè)備資源內(nèi)外協(xié)作平臺

大型儀器設(shè)備開放共享是目前各高校儀器設(shè)備管理中的重點工作之一。為做好此項工作，北京理工大學(xué)制定了符合自身實際的儀器設(shè)備開放服務(wù)管理辦法[16]，并搭建起多樣化的開放共享和協(xié)作平臺，主要體現(xiàn)在 “虛實結(jié)合”、“院校兩級協(xié)作”和“校內(nèi)外協(xié)作”三方面?！疤搶嵔Y(jié)合”是指大型儀器設(shè)備開放共享的校級平臺中，既有集中管理的、實體化的分析測試中心，也有將全校不同校區(qū)、學(xué)院或?qū)嶒炇抑蟹稚⒐芾淼拇笮蛢x器設(shè)備統(tǒng)一展示的信息化平臺；“院校兩級協(xié)作”是指在校級共享平臺的基礎(chǔ)上，鼓勵各專業(yè)學(xué)院建立學(xué)院內(nèi)部大型儀器設(shè)備資源統(tǒng)一管理的院級平臺；“校內(nèi)外協(xié)作”是指學(xué)校建設(shè)的共享平臺面向社會開放和交流，積極參與“高等學(xué)校儀器設(shè)備和優(yōu)質(zhì)資源共享系統(tǒng)(CERS)”等校際協(xié)作平臺，大力推進學(xué)校與其它地區(qū)、單位進行產(chǎn)學(xué)研合作等。上述措施切實推動了大型儀器設(shè)備的開放共享，盤活了校內(nèi)資源，提高了使用效益。

4 結(jié) 語

綜上所述，協(xié)同管理理念已經(jīng)在儀器設(shè)備管理中得到初步應(yīng)用并取得了一定成效，但尚處于“少部分業(yè)務(wù)涉及、少數(shù)部門參與”的階段，離真正的、全面的協(xié)同管理模式還有較大差距。儀器設(shè)備管理作為高校固定資產(chǎn)管理的重要分支，理應(yīng)重視協(xié)同管理理念在儀器設(shè)備管理工作中的結(jié)合和應(yīng)用，促進儀器設(shè)備管理相關(guān)部門單位之間、各管理要素之間和高校與社會之間的協(xié)同合作，克服信息、資源、應(yīng)用等方面的管理難題，從而整體提升儀器設(shè)備的管理水平。

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Collaborative Management Model of Instruments and Equipments in College

GAOPei-feng,ZHAORui-ying,ZHANGJi-xia,PENGShao-chun

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of Technology, Beijing 100081, China)

Instruments and equipments are important fixed assets in college. There are many problems in the instruments and equipments management. The collaborative management model based on the theory of synergetics, can effectively overcome three “isolated islands” problems of information, resources and applications in traditional management model. Guided by the collaborative management theory, this paper discussed the collaborative management between instruments and equipment management related departments, the collaborative management between management elements, the collaborative management between college and society, and the practice and exploration of collaborative management theory in instruments and equipments management. Some beneficial references are provided on improving the whole level of management in college and establishing a set of scientific and efficient system of management.

synergetics； collaborative management； instruments and equipments management

2015-08-18

高培峰(1987-)，男，山東青島人，碩士，研究實習(xí)員，主要從事實驗室與設(shè)備管理。

Tel.：010-68918794；E-mail：sscgpf@bit.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2016)01-0267-04