論檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案館的發(fā)展

李維娜/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

論檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案館的發(fā)展

李維娜/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

隨著社會發(fā)展，科技的發(fā)展，信息化、數(shù)字化，已經(jīng)成了大眾人群生活的一部分，且現(xiàn)在全社會都在重視大數(shù)據(jù)的發(fā)展，只要掌握了大數(shù)據(jù)，可以了解過去，發(fā)展過程，通過集中這些數(shù)據(jù)并分析，來預知末來，就像是電影中可以預測未來的情節(jié)，不同的是電影是虛幻的，而現(xiàn)實中我們是通過現(xiàn)代化的手段。

檔案館；檔案數(shù)字化；檔案管理

隨著社會發(fā)展，科技的發(fā)展，信息化、數(shù)字化，已經(jīng)成了大眾人群生活的一部分，且現(xiàn)在全社會都在重視大數(shù)據(jù)的發(fā)展，只要掌握了大數(shù)據(jù)，可以了解過去，發(fā)展過程，通過集中這些數(shù)據(jù)并分析，來預知末來，就像是電影中可以預測未來的情節(jié)，不同的是電影是虛幻的，而現(xiàn)實中我們是通過現(xiàn)代化的手段。而且我們存儲的檔案文件 ，不在是單一的紙質(zhì)文件，而是有圖像、多媒體、聲音等多樣化的檔案，使檔案更加完整。

我們的檔案也是如此，歷史上檔案給人們的印象就是一個大大的屋子做為庫房，里面一排排的架子，按一定順序或索引方式排列著各代各年各類的檔案，而查詢也是需要依靠厚厚的目錄，需要很長的時間才可以查詢到所需要檔案所在庫屋里的位置，當然前提是要有人去周而復始的詳細記錄，保存完好并完整的目錄臺賬，否則你什么都無未能查詢到。

當前社會，科技發(fā)展，信息發(fā)展，我們的檔案事業(yè)也融入了檔案數(shù)字化的隊伍中，檔案從收集到最后歸檔上架都可以通過電子數(shù)字化完成，通過計算機及網(wǎng)絡及時實現(xiàn)檔案的收集、整理、編號、裝盒、上架進庫等工作，也同樣方便日后查詢及調(diào)取。

檔案的收集工作：通過與合同相關(guān)電子系統(tǒng)對接按一定條件讀取數(shù)據(jù)進入檔案系統(tǒng)，可以保證數(shù)據(jù)的完整與齊全，完全避免了合同丟失的問題。對與讀入檔案系統(tǒng)的合同可以設置自動篩選條件，可以大大降低無用工作，如一些沒有生效履行的合同等按電子的篩選條件不會被讀入數(shù)字檔案館的記錄中，不會對后面的一系統(tǒng)歸檔工作產(chǎn)生影響。

檔案的整理工作，目前因為檔案數(shù)字化剛剛開如，大家還心存疑慮，故而紙質(zhì)合同無法完全放棄，會雙向存儲，既保留紙質(zhì)也保存電子，即使這樣，紙質(zhì)合同也可以做到有證可查，可以歸檔一份完整的內(nèi)容，檔案沒實現(xiàn)數(shù)字化前我們是無法確定歸檔時紙質(zhì)合同是否與審批時完全完整。當然，隨著科技及電子的成熟及發(fā)展，及人們對檔案數(shù)字化信任度的改變，檔案的整理過程可以完全實現(xiàn)數(shù)字化、自動化。

檔案編號工作，過去的檔案都是通過檔案人員手寫編號，會造成很多客觀錯誤，比如重號、漏號等，但實現(xiàn)檔案數(shù)字化后就不出會現(xiàn)這種問題，因為電子系統(tǒng)會按檔案管理人員預設的條件將檔案分類進行編號，也就是大家常數(shù)的二維數(shù)，每份檔案的二維碼都是單一不重復的，二維碼會自動顯示在相關(guān)電子檔案的首面相關(guān)位置中，一切的操作均由電子自動完成，用時幾分鐘而已。由于是上述操作都是系統(tǒng)自動完成，大大減少因為人為因素造成的錯誤，為檔案的查詢工作做好基礎(chǔ)保證。當然目前有些單位是紙質(zhì)與電子雙路保存，那么電子的編號已經(jīng)完成，紙質(zhì)可以按照電子系統(tǒng)中的順序進行整理排序，最后在每份經(jīng)質(zhì)檔案上打印系統(tǒng)顯示的編號，或打印出二維碼粘在紙質(zhì)檔案上，方便查詢紙質(zhì)文檔。

檔案的裝盒工作，傳統(tǒng)檔案工作時期，裝盒工作量十分巨大，需要估算盒的可裝容量，手動錄入打印盒內(nèi)目錄、備考表、盒脊內(nèi)容，需要將檔案按順序放入，并放入相關(guān)目錄備考，再盒面上蓋上相關(guān)年份等印章，并粘貼盒脊。但檔案數(shù)字化以后，這些問題都十分輕松的解決，我們通過電子管理界面只需要設定一盒的電子容量，將電子系統(tǒng)已經(jīng)排好順序的檔案按預設盒的容量選中放入電子盒中，完成裝盒工作，在點擊相應報表選項，自動生成所有盒的盒內(nèi)目錄及備考，這些工作最多一個多小時，而傳統(tǒng)時期這項工作的完成少說需要一個月或更久，而且還是一個最大的好處，就是省去了買實物檔案盒的成本，為企業(yè)的運營成本節(jié)省了一大批開支。針對目前雙路保管過渡的單位，則需要將紙質(zhì)合同與電子記錄相對應并裝入與電子相對應的盒號的盒中，盒內(nèi)目錄及備考表都是系統(tǒng)自動生成，需要打印出來后，分別裝入相應盒中。

檔案的上架進庫工作，傳統(tǒng)時期的上架工作可是就考驗檔案人員體力的工作，需要檔案人員將檔案按順序依次移到庫房，中途要保證檔案安全完整，到庫房后需定位庫架，粘貼相關(guān)標簽后，人工將每盒檔案按層依次擺放。檔案數(shù)字化，這些工作完全不用體力，因為在電子系統(tǒng)中，可以建立電子庫房，用時幾分鐘將電子庫房的庫架進行設定，一層電子層可以放多少盒，一個架的層數(shù)等，然后將已經(jīng)裝盒的檔案依次點擊裝電子架，檔案的一個完整歸檔工作結(jié)束，整個上架工作用時不會超過20分鐘，如果檔案量少幾許幾分鐘就完成了，傳統(tǒng)時期的這項工作最少用時也要幾天。當然傳統(tǒng)時期存放檔案還需要實物庫房，需要投入很多人力及物力，但檔案數(shù)字化后，庫房完成電子化，所以完成可以不再設立實物庫房，而且也節(jié)省的配置檔案管理人員的投入。雙路保存過渡的單位則還需要將已經(jīng)裝好檔案的盒按順序般運到庫房，按電子庫的架號順序?qū)⑽臋n盒上架，以后查詢檔案就十分方便了。

前面分別介紹了檔案歸檔工作的各環(huán)節(jié)的操作，但最終是為方便查詢而做的前期工作，檔案數(shù)字化后可以通過近期及遠程調(diào)用查詢檔案，可以開發(fā)軟件直接連接到檔案管理人員處，提出查詢需求，或如果有保存電子檔案的二維碼，可以直接發(fā)送二維碼給檔案管理人員，檔案人員在電子臺賬中可以直接搜索，查到相應電子架號后可以能過電腦調(diào)出電子內(nèi)容提供閱覽，這樣不管查詢的人是在本地，還是在外地，只要通過網(wǎng)絡與企業(yè)內(nèi)部的電子檔案館聯(lián)接，就可以即時的查詢到所需要的資料，大大提高了工作效率。當然，雙路保管的企業(yè)，可以實現(xiàn)上述的電子查找，也可以通過檔案人員查詢到電子庫架號后前往實物庫房，調(diào)取紙質(zhì)檔案，提供給查閱者實場閱讀。但是隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，最終要實現(xiàn)的目標是查詢電子化、閱覽電子化。

當然檔案數(shù)字化的優(yōu)缺點。首先，我們總結(jié)一下數(shù)案數(shù)字化的優(yōu)點：（1）于部門及公司立卷歸檔制度的落實，檔案不會出現(xiàn)缺失。（2）檔案管理、調(diào)用不再受時間及工作環(huán)境及地點的限制，大大提高了工作效率。傳統(tǒng)時期，我們查詢檔案可能需要在工作時間，而且需要前往在檔案館所在地方查詢，實現(xiàn)檔案數(shù)字化后，我們可以通過電腦、網(wǎng)絡、手機終端等都可以連接到公司的數(shù)字檔案館，需要檔案管理人員授權(quán)或批準后在一定時間段內(nèi)可以進行查閱，這樣就可以快速的得到你所需要的資料。（3）檔案數(shù)字化管理提高了檔案利用率及檔案內(nèi)容的信息開發(fā)。傳統(tǒng)時期我們查詢檔案，可能只能查詢到一份檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化后，我們可以通過數(shù)字檔案館中的檢索條件或工具，找到所有符合或相關(guān)的文件，這樣可以不僅可以實現(xiàn)單份文件的查詢，也可以查詢到同一事件的若干歷史性的電子文件。

綜上所述，隨著社會的進步，科技的發(fā)展，效率要求的提高，檔案數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字檔案館是必須的趨勢，使我們的檔案不再只是一堆厚重的紙張，而是變成了多元化的電子數(shù)據(jù)檔案，所以，我們需要努力的去推動數(shù)字檔案館及檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，從而將它變成一個強有力的巨大數(shù)據(jù)庫，為我們的大數(shù)據(jù)分析提供能量。