關(guān)于做好企業(yè)檔案工作的重要意義

宋景妍/中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

關(guān)于做好企業(yè)檔案工作的重要意義

宋景妍/中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理作為一種知識(shí)管理，在我國(guó)社會(huì)發(fā)展占有越來(lái)越重要的地位和作用。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更是一家企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應(yīng)有的作用。

檔案；企業(yè)；檔案管理

一、 什么是企業(yè)檔案

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值歷史記錄。這些記錄可以是多種形式的，比如各種文字、圖表、聲像等。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度就是如何科學(xué)規(guī)范的管理檔案。企業(yè)檔案對(duì)研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果。

二、 企業(yè)檔案管理工作包括哪些內(nèi)容

企業(yè)檔案管理主要包括兩方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱(chēng)為檔案的實(shí)體管理。二是對(duì)檔案中包含信息的管理，也稱(chēng)為檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)設(shè)計(jì)合理的館藏體系，為檔案現(xiàn)代化建設(shè)打下基礎(chǔ)。

三、做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是企業(yè)機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。在一個(gè)企業(yè)中，如何做好檔案管理工作，如何不斷地更新檔案管理觀念，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中必須要思索的問(wèn)題。做為檔案管理人員要在檔案管理工作中不僅全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，更要勇于嘗試新的檔案管理手段。檔案管理的成果，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

四、檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中主要發(fā)揮的重要作用

（一）企業(yè)檔案管理工作在行政管理方面的作用：檔案是企業(yè)行政工作的工具之一。一個(gè)企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺(tái)，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)文化宣傳方面的作用：檔案與企業(yè)文化密不可分，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見(jiàn)證。通過(guò)企業(yè)檔案那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實(shí)物，能極大的增強(qiáng)員工的凝聚力和向心力，產(chǎn)生歸屬感。通過(guò)企業(yè)的檔案可以讓客戶更感性直觀的了解我們，了解企業(yè)的發(fā)展歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，企業(yè)的人文理念、文化氛圍等。

（三）企業(yè)檔案管理工作在法律糾紛方面的作用：企業(yè)檔案記錄了當(dāng)事人在特定的時(shí)間和地點(diǎn)從事的業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有真實(shí)性、可靠性，能夠有效的保護(hù)員工、企業(yè)、法人的合法權(quán)益不受侵害，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。同時(shí)通過(guò)企業(yè)檔案的原始記錄能夠明確說(shuō)明各方面的責(zé)任，杜絕各種不必要的法律糾紛。

（四）企業(yè)檔案管理工作在培訓(xùn)方面的作用，企業(yè)檔案中記錄的一個(gè)個(gè)真實(shí)的案例具有真實(shí)性和原始記錄性，是一種重要的教育培訓(xùn)資源，其說(shuō)服力和感染力是不言而喻的，利用這些真實(shí)檔案可以有效提高培訓(xùn)的效果。

五、企業(yè)檔案管理工作的努力方向

（一）建立健全的收集檔案材料的規(guī)章制度

為了更好的做好檔案材料的收集工作，建立高效齊全的檔案材料，需建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，要結(jié)合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，協(xié)調(diào)各部門(mén)，從上到下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，并形成制度，為檔案的收集工作的打下基礎(chǔ)。檔案管理人員必須針對(duì)工作的實(shí)際情況，與各部門(mén)保持溝通，認(rèn)真把握好收集工作的范圍和途徑，盡可能防止和減少檔案材料的流失；同時(shí)必須加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的核查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合的方法。干部人事檔案材料收集的基本要求是：主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。這樣做拓寬了檔案的收集范圍，促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。合理做好案卷收集工作，為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

（二）追求檔案管理現(xiàn)代化，與時(shí)俱進(jìn)

隨著時(shí)代發(fā)展，如何解決新形勢(shì)下檔案數(shù)量越來(lái)越大，檔案材料的種類(lèi)繁多的新問(wèn)題，這就要求我們必須應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)時(shí)代要求才能解決這一難題。

1.提高檔案管理意識(shí)。檔案管理要求管理者提高綜合素質(zhì)、拓寬知識(shí)層面，因?yàn)闄n案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，所以對(duì)管理人員要求較高，首先要有良好的職業(yè)道德、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神、更要有辦事細(xì)心的工作態(tài)度、高度認(rèn)真的工作責(zé)任感，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是熟練運(yùn)用現(xiàn)代化科技管理手段和管理方法管理檔案的基本技能。只有這樣才能更好的做好新時(shí)期的檔案的管理工作。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)代替人工整理檔案。為了起到事半功倍的效果，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案已成為一種潮流。計(jì)算機(jī)檢索查閱名錄速度很快，相比以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式極大節(jié)省了查找時(shí)間。計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)是顯而易見(jiàn)的，不僅減少了手工操作，提高了工作效率，還降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，能夠更好地為社會(huì)服務(wù)。

（三）利用創(chuàng)新工作思維有效提高檔案利用率

為了有效提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率，我們不得不利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息，并使之轉(zhuǎn)化為各種數(shù)據(jù)庫(kù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)為檔案的利用提供更快捷方便的信息服務(wù)，極大的提高了檔案的利用效率。

檔案管理工作者在檔案管理中起著至關(guān)重要的作用，要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職，努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工作者應(yīng)建立健全檔案管理制度，并利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段配置適合檔案保存的設(shè)施，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定整理、保存、保管好檔案，努力做到檔案不破損、不腿色、不霉變和不散失，有效的確保檔案的完整和安全，對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。 總之，檔案管理工作者應(yīng)建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密政策，嚴(yán)防泄密，盡自己最大的努力為和諧社會(huì)建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的進(jìn)步和飛速發(fā)展，檔案管理工作已成為現(xiàn)代企業(yè)制度健康發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，因此，必須努力做好檔案管理工作，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，我們應(yīng)積極吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，結(jié)合企業(yè)管理的現(xiàn)狀，立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)業(yè)主，使企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出更大更積極的作用。

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