電子用印——數(shù)字化辦公的又一次革命

劉麗梅

摘要：隨著電子政務(wù)的不斷普及，電子收發(fā)文系統(tǒng)、檔案整理系統(tǒng)和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)等數(shù)字化辦公系統(tǒng)，以其提高企業(yè)辦公效率、規(guī)范公司運(yùn)營(yíng)管理等作用，越來越多地被各級(jí)單位廣泛推廣使用。電子政務(wù)的核心是無紙化辦公，電子印章管理系統(tǒng)作為印章管理數(shù)字化平臺(tái)，為有效實(shí)現(xiàn)無紙化辦公提供了技術(shù)支撐。目前，電子印章管理系統(tǒng)的使用面臨各種問題，如何改變企業(yè)內(nèi)部員工傳統(tǒng)用印習(xí)慣、獲得外部單位客戶認(rèn)同，適應(yīng)“線上用印”方式，是大多數(shù)企業(yè)面臨的共同問題。本文以某大型國(guó)有企業(yè)電子印章管理系統(tǒng)推廣使用情況為例，闡述如何提高電子印章管理系統(tǒng)在公司的推廣使用，供相關(guān)單位參考。

關(guān)鍵詞：電子印章管理系統(tǒng)；系統(tǒng)推廣運(yùn)行；效率

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）08-000-01

一、什么是電子印章管理系統(tǒng)

電子印章管理系統(tǒng)是依托互聯(lián)網(wǎng)，對(duì)印章刻制、使用審批、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理的數(shù)字化平臺(tái)，是規(guī)范用印審批、提升辦公效率、防范用印風(fēng)險(xiǎn)的有效工具，是傳統(tǒng)紙質(zhì)用印模式的升級(jí)。主要優(yōu)勢(shì)：一是效率提升。印章系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)總、省、地、縣四級(jí)機(jī)構(gòu)流轉(zhuǎn)，申請(qǐng)人可全程跟蹤流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)并適時(shí)督促，提高了印章使用審批效率。二是有效節(jié)約成本。印章系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程用印申請(qǐng)、審批和本地用印（打印電子印章），直接在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)文件、合同協(xié)議等資料的用印，簡(jiǎn)單快捷，方便下級(jí)公司申請(qǐng)使用上級(jí)公司印章，免受舟車勞頓之苦，節(jié)省了時(shí)間成本、交通費(fèi)用成本和人力成本。三是安全性高。印章系統(tǒng)采用數(shù)字簽名、數(shù)字水印和二維碼，并采用專用打印機(jī)打印蓋章文件，可認(rèn)證、可追溯，能有效防止篡改、拷貝和未經(jīng)審批用印、審批與實(shí)際用印內(nèi)容不符等風(fēng)險(xiǎn)。

二、系統(tǒng)推廣情況

（一）提高認(rèn)識(shí)，制度保證

公司充分認(rèn)識(shí)到電子印章管理系統(tǒng)對(duì)提升印章管理工作的重要作用，高度重視，辦公室牽頭負(fù)責(zé)電子印章管理系統(tǒng)推廣工作，制定了詳盡的推進(jìn)運(yùn)行計(jì)劃，先后下發(fā)了《關(guān)于開展電子印章管理系統(tǒng)試點(diǎn)運(yùn)行工作的通知》、《關(guān)于試用電子印章管理系統(tǒng)專用打印機(jī)的通知》和《關(guān)于正式啟用電子印章管理系統(tǒng)的通知》等文件，對(duì)印章系統(tǒng)工作進(jìn)了安排部署，明確了工作任務(wù)和要求。同時(shí)，加大推行力度，將印章系統(tǒng)使用納入系統(tǒng)月度通報(bào)和年度考評(píng)，為印章系統(tǒng)推廣工作提供了制度保證。

（二）周密組織，培訓(xùn)到位

為確保公司員工熟練使用印章系統(tǒng)，推動(dòng)各級(jí)公司用戶改變傳統(tǒng)用印習(xí)慣，適應(yīng)新的用印模式，以及外部單位客戶的支持，公司對(duì)電子印章管理系統(tǒng)宣傳培訓(xùn)工作進(jìn)行了組織，切實(shí)做到培訓(xùn)到位、服務(wù)到位、宣傳到位。

一是系統(tǒng)性培訓(xùn)。縱向培訓(xùn)到地市分公司、區(qū)縣支公司辦公室主任、印章管理崗等辦公室人員；橫向培訓(xùn)到各級(jí)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門、后勤支撐部門。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋了電子印章管理系統(tǒng)功能模塊，如：用印文件格式、用印位置、印模定位和投標(biāo)文件用印等問題。

二是現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)。對(duì)于在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未啟用或使用情況較差的公司，公司辦公室深入基層公司進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)，分析原因，查找存在問題和薄弱點(diǎn)，一對(duì)一開展現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，指導(dǎo)相關(guān)公司用戶積極使用印章系統(tǒng)，確保印章系統(tǒng)在系統(tǒng)內(nèi)的整體覆蓋。

三是加強(qiáng)宣傳。為獲得公司外部單位客戶的支持認(rèn)同，公司加強(qiáng)與客戶、日常協(xié)作單位的交流溝通，廣泛宣傳《中華人民共和國(guó)電子簽名法》、公司印章管理制度等法規(guī)制度，積極引導(dǎo)外部單位客戶對(duì)公司電子印章的認(rèn)同和支持。

（三）積極試用，夯實(shí)基礎(chǔ)

為有效推進(jìn)電子印章管理系統(tǒng)運(yùn)行，提高系統(tǒng)的可操作性，公司辦公室組織全轄各級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)電子印章管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能進(jìn)行試用，系統(tǒng)200多家分支公司參加試用，共采購(gòu)專用打印機(jī)、掃描儀500多臺(tái)。

試用期間實(shí)行雙軌制，以印章系統(tǒng)審批為主，紙質(zhì)審批為輔，力求穩(wěn)扎穩(wěn)打推進(jìn)“印章系統(tǒng)”使用。期間，省、市、縣三級(jí)機(jī)構(gòu)辦公室、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)等部門人員密切配合、上下聯(lián)動(dòng)、全面運(yùn)行、積極反饋，為正式啟用打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

印章系統(tǒng)審批的開通，有效解決了邊遠(yuǎn)山區(qū)機(jī)構(gòu)“用印難”的問題。

（四）全面推進(jìn)，規(guī)范運(yùn)行

試用期結(jié)束后，公司正式全轄、全流程啟用印章系統(tǒng)，全面取消紙質(zhì)審批。結(jié)合系統(tǒng)實(shí)際，制定下發(fā)了《公司印章管理實(shí)施細(xì)則》等規(guī)章制度，明確了印章刻制、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)納入電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，確保印章系統(tǒng)運(yùn)行更加制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、系統(tǒng)運(yùn)行情況和成效

通過推廣使用電子印章管理系統(tǒng)，公司實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程電子審批、遠(yuǎn)程電子印章打印，極大提高了用印效率、辦公效率，降低了成本，為基層公司尤其是業(yè)務(wù)部門提供了高效便捷服務(wù)。自推廣使用以來，公司已通過電子印章管理系統(tǒng)累計(jì)審批用印事項(xiàng)3萬余條、用印4萬余個(gè)。

（一）審批效率高

一是時(shí)間短。支公司用印審批時(shí)間由原來的一周，縮短到一天內(nèi)完成，極大地提升了對(duì)基層公司的響應(yīng)速度。

二是用印清晰。電子印章相比傳統(tǒng)實(shí)物印章，用印效果更加清晰、規(guī)范，防篡改、拷貝，安全性更高。

（二）審批責(zé)任清晰

一是審批機(jī)構(gòu)清晰。各級(jí)機(jī)構(gòu)在系統(tǒng)中用印審批實(shí)行授權(quán)管理，權(quán)責(zé)明確，有效防止超權(quán)限審批用印。

二是審批責(zé)任人清晰。用印“誰審批、誰負(fù)責(zé)”，用印審批人對(duì)用印事項(xiàng)審核把關(guān)，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。

三是審批節(jié)點(diǎn)清晰。用印審批縱向貫穿“縣、市、省、總”四級(jí)機(jī)構(gòu)，橫向貫穿各級(jí)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門、后勤支持部門。印章審批流程清晰、一目了然，可適時(shí)查詢追蹤審批流程，督促用印審批辦理，實(shí)現(xiàn)了縱向逐級(jí)審批清晰，橫向會(huì)簽審批清晰。

四是審批內(nèi)容清晰。各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的審批意見清晰、有跡可循，責(zé)任明確。

（三）用印效率高

除了日常行政辦公用印外，對(duì)外的業(yè)務(wù)項(xiàng)目用印是需求量最大的。由于招標(biāo)方等外部客觀因素，公司業(yè)務(wù)部門對(duì)外提供的投標(biāo)書、合同協(xié)議中加蓋公司印章數(shù)量較多，經(jīng)常上千頁(yè)文件要求每頁(yè)加蓋公司印章，用印效率較低。電子印章管理系統(tǒng)能在短短幾分鐘內(nèi)，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有用印文件的蓋章，極大提高了用印效率，服務(wù)了公司業(yè)務(wù)。

技術(shù)的革新，給社會(huì)帶來了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何把握、緊跟新技術(shù)帶來的機(jī)會(huì)，及時(shí)調(diào)整管理策略，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來說，至關(guān)重要。該公司對(duì)于電子印章管理系統(tǒng)的推廣運(yùn)作方式可學(xué)習(xí)參考。