會(huì)議細(xì)節(jié)決定成敗

葛菁

國(guó)際展覽業(yè)協(xié)會(huì)（UFI）第83屆年會(huì)作為展覽行業(yè)重要的會(huì)議于11月9-12日在滬舉行，這也是UFI年會(huì)時(shí)隔十年之后第二次在中國(guó)舉辦，第一次是2006年在北京舉辦的。今年大會(huì)由上海市會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)承辦，在國(guó)家會(huì)展中心上海洲際酒店及國(guó)家會(huì)展中心場(chǎng)館舉行，延續(xù)了往年的傳統(tǒng)，本屆年會(huì)的活動(dòng)和議程依然豐富，如UFI董事會(huì)會(huì)議、UFI年度會(huì)員大會(huì)、UFI CEO會(huì)議、UFI區(qū)域分部會(huì)議、UFI協(xié)會(huì)委員會(huì)會(huì)議和UFI營(yíng)銷(xiāo)委員會(huì)會(huì)議等都在此次大會(huì)上一一舉行。

權(quán)衡多方才能執(zhí)行到位

想要呈現(xiàn)一場(chǎng)高質(zhì)量的盛會(huì)，需要得到各方面的支持，而會(huì)議的細(xì)節(jié)往往決定著會(huì)議的成敗?，F(xiàn)場(chǎng)搭建、公關(guān)、翻譯、搭臺(tái)、AV設(shè)備等都是會(huì)議承辦的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。上海市會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)陳先進(jìn)審時(shí)度勢(shì)地引入“外援”來(lái)提升本次大會(huì)會(huì)務(wù)工作的專(zhuān)業(yè)性，把此次大會(huì)的會(huì)務(wù)策劃工作交給了上海匯展信息科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“上海匯展”）來(lái)完成。

據(jù)了解，上海匯展信息科技有限公司雖然是以數(shù)據(jù)和門(mén)禁系統(tǒng)和服務(wù)起家的會(huì)展服務(wù)公司，但發(fā)展至今業(yè)務(wù)已經(jīng)基本涵蓋了會(huì)展行業(yè)全產(chǎn)業(yè)鏈，內(nèi)容包括搭建、公關(guān)、路演、會(huì)務(wù)、咨詢(xún)、獵頭服務(wù)等，正好覆蓋了本屆年會(huì)所需要的各細(xì)分領(lǐng)域的人才，因此，上海匯展被正式任命為本次UFI年會(huì)的“Official Host PCO”，即 UFI年會(huì)官方會(huì)議組織者。擔(dān)任本次會(huì)務(wù)工作現(xiàn)場(chǎng)總指揮的上海匯展合伙人鄭路逸告訴記者，此次任務(wù)是不以盈利為目的來(lái)執(zhí)行的，作為會(huì)展行業(yè)的一份子，他們?cè)敢饨邮苓@個(gè)任務(wù)，也想通過(guò)此次大會(huì)在國(guó)際舞臺(tái)上亮相，來(lái)展示下上海匯展人的專(zhuān)業(yè)能力。

雖然拿下UFI年會(huì)的PCO對(duì)上海匯展來(lái)說(shuō)是個(gè)歡呼雀躍的事，但事實(shí)上服務(wù)起來(lái)并不輕松，考慮到UFI和上海市會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)的非盈利屬性，要用有限的經(jīng)費(fèi)完成一場(chǎng)高質(zhì)量的國(guó)際會(huì)議，這給鄭路逸的團(tuán)隊(duì)出了很大的難題。此外，本次服務(wù)工作也肩負(fù)著“政治任務(wù)”，團(tuán)隊(duì)在執(zhí)行工作時(shí)不得不面面俱到，既要考慮到市政府和中外雙方的要求，也要兼顧到各贊助商的需求，以此平衡各方的利益。并且UFI和上海市會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)實(shí)則又等同于兩個(gè)甲方，所以溝通和協(xié)調(diào)是所有匯展員工每天做的最多的事。因?yàn)榇髸?huì)的要求每一天都會(huì)有新變化，而作為PCO團(tuán)隊(duì)的任務(wù)就是事無(wú)巨細(xì)地去滿足這種變化，以此呈現(xiàn)最佳的會(huì)議效果。

四方借力才能解決難題

為了有效率地執(zhí)行工作，整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了系統(tǒng)的分工，共分為志愿者組，負(fù)責(zé)學(xué)生志愿者的調(diào)配和排班； 旅游組，負(fù)責(zé)與會(huì)嘉賓的會(huì)前和會(huì)后的旅游；技術(shù)組，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)所有的搭建和AV音響設(shè)備的調(diào)控；會(huì)務(wù)組，負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置和物料準(zhǔn)備；以及負(fù)責(zé)整體協(xié)調(diào)的總務(wù)組和協(xié)調(diào)組。

鄭路逸告訴記者，UFI對(duì)大會(huì)提出了許多在國(guó)內(nèi)看來(lái)是很高的要求，尤其是對(duì)會(huì)議細(xì)節(jié)的追求非常執(zhí)著，比如有些單元為了確保演講的質(zhì)量和互動(dòng)性，考慮到全體參加者都是全球展覽業(yè)的大佬，每?jī)蓚€(gè)與會(huì)嘉賓就要求配有一個(gè)鵝頸話筒，這就給會(huì)務(wù)組增大了很多支出，不僅如此，許多問(wèn)題發(fā)生時(shí)，往往是“時(shí)間急任務(wù)重”，短時(shí)間要湊齊這么多的AV設(shè)備，除了話筒還要進(jìn)行布線和音響設(shè)置，這給團(tuán)隊(duì)造成了非常大的壓力，最后往往是動(dòng)用了各方面人力物力，大家齊心協(xié)力才把問(wèn)題順利解決。

還有一個(gè)小故事，有一場(chǎng)UFI會(huì)議要求半個(gè)小時(shí)內(nèi)顛覆式調(diào)整幾百人的會(huì)場(chǎng)形式，給場(chǎng)館方提出了極大的“翻桌”要求。要在短短的半小時(shí)之內(nèi)從U字或者回字型翻臺(tái)成“課桌式”或者劇院式等形式，用鄭路逸的話來(lái)說(shuō)，場(chǎng)館已經(jīng)使用了“洪荒之力”來(lái)支持這個(gè)活動(dòng)，一有翻臺(tái)任務(wù)，就緊急調(diào)動(dòng)了各個(gè)館所有的保安來(lái)一起翻臺(tái)，這也創(chuàng)造了上海國(guó)家會(huì)展中心最快的翻臺(tái)記錄。

特別值得一提的是，本次大會(huì)籌辦過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)志愿者方面預(yù)算有限，卻得到了上海對(duì)外經(jīng)貿(mào)大學(xué)會(huì)展系師生的大力支持，特別是王春雷老師團(tuán)隊(duì)的幫助，他們組織了學(xué)校共26名學(xué)生一起服務(wù)了本次大會(huì)，充分展現(xiàn)了上海會(huì)展教育者和學(xué)生的風(fēng)貌。匯展志愿者組的同事安排好了每位志愿者的工作細(xì)節(jié)，精確到每天的接送班車(chē)、伙食、工時(shí)，減少不必要的支出，最后，王春雷老師還十分慷慨地自行解決了部分學(xué)生志愿者的支出，為大會(huì)的順利進(jìn)行提供了有力保障。

不斷調(diào)整才能有最佳效果

“做會(huì)議不同于做展覽，做會(huì)議就是要面面俱到，死摳細(xì)節(jié)?！编嵚芬萦懈卸l(fā)。

他透露，在UFI第一天的新聞發(fā)布會(huì)上，團(tuán)隊(duì)自認(rèn)為很完善地完成了把發(fā)布現(xiàn)場(chǎng)的布置工作，然而在臺(tái)上發(fā)言人侃侃而談后才發(fā)現(xiàn)講臺(tái)上并沒(méi)有放置礦泉水，好在現(xiàn)場(chǎng)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行了補(bǔ)救，這時(shí)大家才松了一口氣。這就是一個(gè)會(huì)議人對(duì)細(xì)節(jié)應(yīng)有的把控和追求，包括什么時(shí)候有桌花，什么時(shí)候桌花和演講臺(tái)應(yīng)該移走，都十分有講究。尤其是很多細(xì)節(jié)要經(jīng)過(guò)反復(fù)推敲反復(fù)調(diào)整才能達(dá)到最佳效果。比如：第一天發(fā)現(xiàn)茶歇處的咖啡機(jī)少了，那么第二天就增加了咖啡機(jī)，但現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)磨的咖啡機(jī)效率太低，第三天又改成了水龍頭式的可直接飲用的咖啡桶，這就是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不斷提升改良的過(guò)程。

就像UFI年會(huì)中的TED演講環(huán)節(jié)，也處處彰顯細(xì)節(jié)的要求，為了呈現(xiàn)極佳的交流氛圍，會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)現(xiàn)場(chǎng)將舞臺(tái)墊高，現(xiàn)場(chǎng)擺放了帶有“X-change”的logo布置，為每位嘉賓提供提詞器等，包括某些論壇上的小組討論摒棄了沉重的沙發(fā)，而改成輕松的吧臺(tái)式的座椅，都是為了實(shí)現(xiàn)更好的效果而在現(xiàn)場(chǎng)所做的調(diào)整。

晚宴的安排也是經(jīng)過(guò)了幾方的考量，包括主桌席卡的設(shè)計(jì)和用料，主桌用臺(tái)布的顏色來(lái)加以區(qū)分，以及不打印桌簽，不嚴(yán)格限定好每個(gè)人的具體座位，都是權(quán)衡了各方所做的最佳選擇。此外，晚宴上助興的節(jié)目也起到了高質(zhì)量的效果，節(jié)目充分地體現(xiàn)了中西合璧，既有《今夜無(wú)人入眠》，也有《茉莉花》， 包括使用頗具口碑的小螢星歌舞藝術(shù)團(tuán)開(kāi)場(chǎng)，小朋友演出結(jié)束后還給主桌的每位嘉賓送上禮物，這些細(xì)節(jié)也體現(xiàn)了中國(guó)會(huì)展人的辦會(huì)水平，真正起到了為晚宴畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，并沒(méi)有出現(xiàn)大家飯吃到一半就互相敬酒凌亂的場(chǎng)面。

走出去才能有所收獲

談起本次大會(huì)的收獲，鄭路逸說(shuō)：“當(dāng)初考慮接受這個(gè)挑戰(zhàn)，就考慮到上海匯展要走國(guó)際化、集團(tuán)化的路線，想要有提升和收獲必須要走出去，必須找到志同道合和可靠的合作伙伴。在這次大會(huì)上，我們遇到了潛在的戰(zhàn)略合作伙伴達(dá)成了良好的共識(shí)，從戰(zhàn)略層面上來(lái)說(shuō)，這對(duì)公司是很大的收獲?！?/p>

他表示，這次是集團(tuán)下屬多個(gè)團(tuán)隊(duì)第一次整合在一起做同一件事，如何把這些團(tuán)隊(duì)整合到一起，以一個(gè)“PCO的形象”露出，把公司全方位整合營(yíng)銷(xiāo)一站式的服務(wù)理念執(zhí)行起來(lái)，是一次很好的鍛煉。

此外，從公司的業(yè)務(wù)發(fā)展來(lái)說(shuō)，本次大會(huì)是會(huì)展業(yè)超過(guò)600人的國(guó)際大會(huì)，必定會(huì)有國(guó)內(nèi)和國(guó)際的潛在客戶(hù)，尤其是國(guó)際伙伴的尋找?！白叱鋈ァ笔瞧髽I(yè)做大做強(qiáng)的必經(jīng)環(huán)節(jié)，積極走出去，不盲目，只有目標(biāo)明確才能有收獲。