辦公室人員的工作方法技巧分析與辦公室工作水平優(yōu)化探索

程慧婧+++李志立

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 在辦公室管理過程中，管理人員不僅要建立有效的管控機(jī)制，也要針對具體問題進(jìn)行集中處理，在保證工作效率的同時，優(yōu)化管理辦公室的具體項(xiàng)目，特別要注意的是，在辦公室管理過程中，不僅要關(guān)注辦公的時效性，也要對辦公技巧進(jìn)行仔細(xì)的分析和改良，從而真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化辦公室工作水平的目的。本文從辦公室工作內(nèi)容、日常辦公、設(shè)備管理、時間管控以及辦公室保密工作五個方面分析了辦公室人員工作方法的路徑，并著重闡釋了相應(yīng)的提升策略，旨在更好的助力辦公室工作水平的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞 辦公室人員 工作方法 技巧 水平優(yōu)化

要想從根本上提升辦公室工作人員的辦公水平，不僅要著重優(yōu)化辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)，也要著重提升起服務(wù)意識，政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、知識能力素養(yǎng)以及人文素養(yǎng)多角度實(shí)現(xiàn)整體職業(yè)素質(zhì)的升級。并且，在實(shí)際辦公過程中，積極的拓展發(fā)展路徑，提升辦公室人員的綜合服務(wù)意識以及智能服務(wù)意識，從而一定程度上保證辦公室人員能在領(lǐng)導(dǎo)的指揮下高效的完成本職工作。

一、工作內(nèi)容層面優(yōu)化辦公水平

辦公室工作較為繁瑣，要想實(shí)現(xiàn)整體辦公水平的升級，就要從細(xì)節(jié)著手，建立健全完整的工作運(yùn)行框架，保證工作方法和工作技巧符合實(shí)際需求，并且能深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)的意圖。具體的工作中，要對內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化進(jìn)行集中的管理，有效的處理外部服務(wù)障礙，并且做好一些較為日常的工作，特別是要建立有效的踐行辦公室管理制度。要在辦公過程中，樹立良好的工作態(tài)度，創(chuàng)新發(fā)展工作思路，更好的完成本職工作。

二、日常辦公層面優(yōu)化辦公水平

日常辦公主要分為接待工作和會務(wù)工作。一方面，在接待工作中，辦公室人員要保證接待任務(wù)的時效性。對于企業(yè)內(nèi)部辦公室來說，接待工作是辦公室的門面，需要辦公室人員在提升工作態(tài)度的同時，對接待工作進(jìn)行一些必要的處理，保證接待工作順利完成。主要包括：接待引導(dǎo)、材料準(zhǔn)備、適時告退等，這都需要辦公室人員具備充分的現(xiàn)場應(yīng)變能力，并且要在接待工作的最后進(jìn)行有效的登記，或者在必要時幫助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束會客。另一方面，在會務(wù)工作中，辦公室工作人員要保證工作的標(biāo)準(zhǔn)化和具體流程完整，首先要對會議的議題和名稱進(jìn)行檢查，并且對會議會場的安排情況、與會人員名單、會議通知、會議議程和日程等基礎(chǔ)信息進(jìn)行集中的核對，也要針對問題建立有效的預(yù)案。其次，要組織與會人員進(jìn)行簽到，并著重管理會議適用的基礎(chǔ)設(shè)備，保證對會議做好記錄。最后，要在會議進(jìn)行中做好后勤服務(wù)工作。

三、保密工作層面優(yōu)化辦公水平

辦公室保密工作是一項(xiàng)特殊的項(xiàng)目，辦公室人員要在監(jiān)督管控機(jī)制的約束下，建立有效的辦公室工作行為，真正從綜合素質(zhì)出發(fā)，強(qiáng)化辦公室保密工作地實(shí)效性價值。第一，要著重關(guān)注辦公是文件的保密工作，集中保管的同時，提高自身的責(zé)任意識。第二，要提升會議保密的力度，對會議資料以及會議過程中制定的決定和決策做到“不多說，不亂說”。第三，提高商業(yè)保密。特別要注意的是，隨著市場競爭越來越激烈，各個企業(yè)都在創(chuàng)設(shè)自身的企業(yè)優(yōu)勢，一些商業(yè)計劃需要得到重點(diǎn)保護(hù)。辦公室是一個非常敏感的工作系統(tǒng)，隨時需要和客戶甚至是媒體打交道，這就需要辦公室工作人員從自身的職業(yè)操守出發(fā)，積極踐行商業(yè)保密制度。

四、時間管理層面優(yōu)化辦公水平

在企業(yè)辦公室管理過程中，要針對具體問題建立具體分析的機(jī)制，特別要關(guān)注各項(xiàng)辦公事務(wù)的時效性，提升時間管理水平，才能更好的提升辦公室管理工作的效率。在時間管理過程中，可以借鑒ABC時間管理機(jī)制，有效的提升辦公室工作水平。在辦公室工作中，對于重要且緊急的活動要立即采取行動，稱為A級商務(wù)；對于重要但不緊急或者緊急但不重要的活動，要制定可行性的期限或者是臨時將時間留出空擋，稱為B級商務(wù)；對于不重要也不緊急的活動，要在有效的時間內(nèi)分出時間或者是安排人員完成，稱為C級商務(wù)。按照不同的時間等級進(jìn)行事件管理，提升工作的質(zhì)量和效率。

五、設(shè)備管理層面優(yōu)化辦公水平

在辦公室管理過程中，也要針對辦公設(shè)備進(jìn)行集中的管控，合理化的購置物品，優(yōu)化配置資源，確保采購制度、分發(fā)制度、保管制度等項(xiàng)目的有效運(yùn)行，為辦公室工作水平的提升奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

六、結(jié)語

總而言之，要想提升辦公室工作人員的水平，從而提高辦公室管理效率，就要建立精細(xì)化辦公制度，在提高辦公室人員專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力的同時，建立最優(yōu)化的工作模式，更好的完成辦公室工作。

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