淺談檔案利用中的檔案安全

陸國榮

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-02

摘 要 檔案的利用的檔案安全是提示檔案信息及其價(jià)值，通過各種有效手法，使檔案資源直接服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作，滿足各種利用需求的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的途徑。必須保證檔案利用安全。檔案利用與檔案安全是相輔相成的關(guān)系，有了檔案安全，才會(huì)有檔案利用工作的存在；如果沒有檔案安全，檔案利用的目的也就不可能實(shí)現(xiàn)。因此，檔案安全是基礎(chǔ)，是檔案利用的實(shí)現(xiàn)條件。

關(guān)鍵詞 檔案利用安全 實(shí)體安全 信息安全 國家秘密安全 安全是基礎(chǔ)

一、檔案利用安全的類別分析

檔案利用中的安全事關(guān)檔案實(shí)體和檔案信息的安全防護(hù)，也關(guān)系到有關(guān)各方的利益，甚至關(guān)系到國家安全和利益，因此必須引起足夠的重視。檔案利用安全類別主要可以分為三個(gè)方面：

（一）實(shí)體安全

檔案是依托于檔案制成材料這一載體而存在的，這里的實(shí)體安全，主要是指不同制成材料的檔案安全。這里提到兩種檔案。一是紙質(zhì)檔案。這類檔案歷史悠久，相關(guān)的保管保護(hù)措施已經(jīng)明確。但由于各種原因，紙質(zhì)檔案的安全還存在一些漏洞。如發(fā)生被盜，影響嚴(yán)重。檔案柜未鎖，檔案材料取出后撕毀，扔入垃圾箱。雖然會(huì)受到法律懲治，但對檔案的損害已經(jīng)造成，給單位帶來極其惡劣影響。還有檔案室未建立檔案登記簿，致使檔案被隨意借走，長期不還。二是電子檔案。它是檔案工作信息化發(fā)展的必然趨勢，它與紙質(zhì)檔案相比，它具有易修改性、易刪除性、易復(fù)制性、易損壞性。電子檔案對保管和使用條件要求較高，確保電子檔案實(shí)體安全主要避免人為破壞及條件損失。

（二）信息安全

檔案信息是檔案的有機(jī)組成部分，隨著信息傳播的加快，信息安全工作日益提上日程。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是電子信息安全。主要是確保電子檔案的長期有效性和完整性。由于電子檔案的讀取與相關(guān)數(shù)據(jù)、背景信息等緊密相連，在保證電子檔案實(shí)體的各項(xiàng)防護(hù)措施符合相關(guān)保管要求的前提下，還要將電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)要件一起保存。曾經(jīng)由于沒有及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全、有效、完整的遷移，也沒有保存產(chǎn)生這些電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息的材料，導(dǎo)致當(dāng)時(shí)形成的電子檔案到如今打不開、讀不了，這個(gè)教訓(xùn)是深刻的。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境下的電子信息安全還建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)上的，因此要做好對系統(tǒng)外部非法用戶和不安全數(shù)據(jù)侵犯的防護(hù)。二是開放檔案的信息安全。依法公開檔案信息是各級檔案機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要職責(zé)和基本義務(wù)。隨著檔案信息公開的廣泛實(shí)施，保存在檔案室和檔案館的檔案信息正在由內(nèi)向型管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，檔案開放的利用將呈現(xiàn)出更加多元化的發(fā)展趨勢，也對檔案利用的安全提出了更高的要求。如何準(zhǔn)確把握哪些檔案信息應(yīng)開放，哪些檔案信息暫時(shí)不宜開放是當(dāng)務(wù)之急。

（三）國家秘密安全

由于檔案內(nèi)容豐富，函蓋面廣，其中有很多涉及國家安全，一段時(shí)期內(nèi)不宜開放。這類檔案主要指關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。這些檔案從形式到內(nèi)容均涉及國家安全，是檔案資料保護(hù)的重點(diǎn)。確保這些檔案不失密、不泄密是各級檔案部門應(yīng)盡的義務(wù)。如今，全球信息化飛速發(fā)展，對國家安全工作產(chǎn)生了重大影響，泄密渠道明顯增多，也給各級檔案部門的安全保密工作帶來了新問題。同時(shí)，隨著時(shí)間的流逝，涉及國家秘密的檔案范圍、文件作用、保密級別也在發(fā)生改變，部分檔案部門關(guān)于涉及國家秘密檔案的認(rèn)定體系還停留在以前，這些都直接影響利用的國家秘密安全。

二、確保檔案利用的安全措施

全球信息化飛速發(fā)展，對國家安全工作產(chǎn)生了重大影響，泄密渠道明顯增多，也給各級檔案部門的安全保密工作帶來了新問題。具體檔案利用的安全措施如下：

（一）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案安全責(zé)任感意識

確保檔案安全不僅是各級檔案部門的責(zé)任和義務(wù)，更是一個(gè)單位的責(zé)任和義務(wù)。各級機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、檔案局（館）要增強(qiáng)憂患意識，深刻認(rèn)識檔案安全工作的重要性，不斷增強(qiáng)做好檔案安全工作的責(zé)任感和使命感。要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行“一把手”負(fù)責(zé)制，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，明確主要負(fù)責(zé)人和工作人員的崗位責(zé)任，把安全責(zé)任意識貫穿與檔案接受、保管、存儲、利用、銷毀、編研等工作的始終。同時(shí)，要認(rèn)真貫徹“安全第一、預(yù)防為主”的方針，堅(jiān)決防止和克服麻痹思想和僥幸心理，防微杜漸。要經(jīng)常開展安全教育和安全提醒，把安全工作的重要性講深，把安全工作面臨的嚴(yán)峻形勢講透，把泄密的危害和后果講足，讓安全意識真正入腦入心，引導(dǎo)大家筑牢思想防線，提高履行安全責(zé)任的實(shí)際能力，真正樹立起安全重于泰山的責(zé)任意識。

（二）進(jìn)一步完善檔案開放認(rèn)定體系

在檔案工作體系之中，檔案館是主體，檔案室是基礎(chǔ)，它們都肩負(fù)起做好檔案利用安全的責(zé)任和義務(wù)。由于館藏檔案來源于利用的廣泛性，各級檔案館應(yīng)進(jìn)一步完善涉及國家秘密的檔案解密劃控工作。由于涉及國家秘密的檔案不是一成不變的，涉及國家秘密的檔案認(rèn)定也不宜終身制，應(yīng)該隨著時(shí)代的發(fā)展而做相應(yīng)的變化。國家檔案局應(yīng)修訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以便更好適應(yīng)檔案工作發(fā)展需要。各級檔案館應(yīng)依據(jù)國家的相應(yīng)法律法規(guī)，不斷建立健全適應(yīng)自身發(fā)展的涉及國家秘密的檔案認(rèn)定審批體系，力爭該人大體系能夠在較長的時(shí)段內(nèi)全方位、多角度地滿足館藏檔案解密劃控要求。

（三）進(jìn)一步建立健全信息安全防范措施

在檔案信息公開過程中，各級檔案部門要加強(qiáng)各項(xiàng)檔案信息管理制度建設(shè)，如檔案信息資源分級分類管理制度、檔案信息資源目錄、檔案信息資源更新和檔案信息安全審查制度等，確保在提供利用過程中檔案的完整與安全。同時(shí)，各級檔案部門要加強(qiáng)內(nèi)部檔案的信息化管理，制定嚴(yán)格的信息保密制度，在檔案錄入、掃描、信息存儲、管理、利用等各項(xiàng)操作中注意信息安全管理。要在物理安全、運(yùn)行安全、信息安全等方面做出不同的規(guī)定，積極推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)分級保護(hù)工作。要按照國家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，逐一確定涉及國家秘密檔案信息系統(tǒng)內(nèi)的涉密計(jì)算機(jī)和涉密存儲介質(zhì)的密級，確定相應(yīng)級別的保密標(biāo)識及具體保護(hù)措施。并要嚴(yán)格依照計(jì)算機(jī)存儲信息的密級，加強(qiáng)信息的分級管理和分層提供利用。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案實(shí)體安全保管工作

一方面，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。各級檔案部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，建設(shè)符合檔案安全防護(hù)要求的庫房，保證庫房面積、各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備滿足工作需要，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作，落實(shí)雙人雙鎖等庫房管理制度，有條件的還應(yīng)安裝先進(jìn)的監(jiān)控和報(bào)警防盜系統(tǒng)，安裝符合特殊載體檔案保管防護(hù)要求的設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料萬無一失。由于各級檔案部門保存的涉密的檔案有的是被單獨(dú)保管；有的是在不涉密的檔案之中。對于這部分檔案要重點(diǎn)保護(hù)，及時(shí)監(jiān)控，有條件的地方可以設(shè)立專室專柜進(jìn)行保護(hù)。另一方面，各級檔案部門要夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，健全管理制度，規(guī)范管理程序，形成人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。要摸清檔案館（室）藏檔案數(shù)量、內(nèi)容、存放位置，編制各種檢索工具，對涉及國家秘密檔案要標(biāo)明保密級別，保證心中有數(shù)。要堅(jiān)持日常監(jiān)管與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)則的安全檢查，認(rèn)真清點(diǎn)核對檔案的實(shí)有數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案利用安全中的隱患，尤其是重點(diǎn)部位和檔案安全保管的薄弱環(huán)節(jié)，要進(jìn)行重點(diǎn)檢查。要對檢查的情況和發(fā)現(xiàn)的隱患因素進(jìn)行認(rèn)真梳理，采取切實(shí)有效的措施，堵塞危機(jī)檔案安全的漏洞，堅(jiān)決防止檔案丟失、損壞事故的發(fā)生。同時(shí)，要從工作機(jī)制上落實(shí)安全防范措施，檔案利用審批按相關(guān)法規(guī)制度進(jìn)行，不得擅自開放或擴(kuò)大利用、接觸范圍，確保檔案完整安全。

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