單元格合并 數(shù)據(jù)照用不誤

馬震安

有時(shí)，為了分類(lèi)更明顯，我們會(huì)將相同名稱(chēng)或類(lèi)別的單元格放在一起，并將同一名圖的相鄰單元格合并為一個(gè)單元格。但是，合并之后，在數(shù)據(jù)排序、計(jì)算或統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，就會(huì)遇到麻煩。下面我們就探討在不動(dòng)合并后的單元格，不重新拆分單元格的情況下，照樣進(jìn)行數(shù)據(jù)排序、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)的方法。

日常教學(xué)中很多老師都用Excel工作表記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。例如，某老師就用工作表記錄了每個(gè)學(xué)生各學(xué)科作業(yè)的得A情況（圖1）。月底，老師想對(duì)每個(gè)學(xué)生各學(xué)科得A情況進(jìn)行從低到高排序，以查看學(xué)生是否偏科。但是，一開(kāi)始記錄時(shí)，他制作的工作表在學(xué)生姓名處進(jìn)行了單元格合并，這就給排序工作帶來(lái)了一定的麻煩，普通的排序方法肯定是不行的，怎么辦呢？是將合并的單元格取消后再填充，再分別排序，然后再合并相應(yīng)單元格嗎？這種方法不是不可以，但這也太費(fèi)事。其實(shí)，在原有數(shù)據(jù)格式不動(dòng)的情況下，通過(guò)輔助列的方法就能輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)帶有合并單元格數(shù)據(jù)的子數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。

巧用輔助列

在D2單元格輸入“=COUNTA（$A$2：A2）*10^4 +C2”，向下拖動(dòng)填充到數(shù)據(jù)的最后單元格；然后，在標(biāo)題行選擇除去姓名列的單元格（即B1：D1），點(diǎn)擊“篩選”，在“輔助列”字段處點(diǎn)擊小黑箭頭后選擇“升序”，這樣就實(shí)現(xiàn)了每個(gè)人各學(xué)科按得A數(shù)從低到高排序了（圖2）。

雖然，上述方法能夠解決合并單元格從低到高排序，但是如果要實(shí)現(xiàn)從高到低排序，用這種方法就不靈驗(yàn)了。那如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？我們不妨用另外一種方法，即“輔助列+普通排序”法。

添加輔助列

將表格數(shù)據(jù)復(fù)制到一個(gè)新的表中，在新的工作表最左側(cè)添加插入一列，列字段為“序號(hào)”，選定“姓名”列數(shù)據(jù)向左拖動(dòng)填充到新插入的“序號(hào)”列，在填充選項(xiàng)中選擇“僅填充格式”，在“序號(hào)”列依次輸入1、2并選定它們，拖動(dòng)填充到下面的單元格中（圖3）。

取消合并單元格

選定“序號(hào)”列和“姓名”列，點(diǎn)擊“合并后并居中”按鈕來(lái)取消單元格的合并；接下來(lái)，點(diǎn)擊“查找和選擇”按鈕下的“定位條件”，在彈出窗口選擇“空值”，確定后在公式編輯欄輸入“=A2”，并同時(shí)按下Ctrl和Enter鍵，對(duì)空白單元格進(jìn)行填充（圖4）。

普通排序巧利用

選擇所有數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，并在原有區(qū)域進(jìn)行選擇性粘貼，選擇“值”；選擇“姓名”字段名，點(diǎn)擊“自定義排序”，主要關(guān)鍵字選擇“姓名”，點(diǎn)擊“添加條件”，次要關(guān)鍵字選擇“得A數(shù)”，次序選擇“降序”，點(diǎn)擊“確定”；再選定“序號(hào)”字段名，點(diǎn)擊“升序”，這樣就實(shí)現(xiàn)了按姓名分類(lèi)、按得A數(shù)從高到低的排序（圖5）。

最后，就該還原表格原來(lái)的格式了。刪除“序號(hào)”列，切換到原表，選擇姓名這列的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“格式刷”，將新表中的“姓名”這列刷成與原表中一樣的格式（圖6）。

擴(kuò)展應(yīng)用

有時(shí)需要對(duì)有合并單元格的子數(shù)據(jù)進(jìn)行排名，如按“得A數(shù)”對(duì)每個(gè)學(xué)生的各科進(jìn)行排名，其做法也是先將合并單元格取消后進(jìn)行相應(yīng)的填充，然后在排名列輸入“=SUMPRODUCT（（$A$2：$A$19=A2）*（$C$2：$C$19>C2））+1”，并向下填充到最后的數(shù)據(jù)單元格，這樣就完成了分類(lèi)排名。同樣，再利用格式刷將新表刷成原表的樣式（圖7）。

此外，使用SUMPRODUCT函數(shù)可以進(jìn)行多條件排名，其語(yǔ)法為“=SUMPRODUCT（（條件1）*（條件2）*（條件3）* …（條件n））”，作用就是統(tǒng)計(jì)同時(shí)滿足條件1、條件2到條件n的記錄的個(gè)數(shù)。

其實(shí)，帶有合并單元格的數(shù)據(jù)表，實(shí)際上是以被合并的列作為分類(lèi)，在這樣的數(shù)據(jù)表中排序、匯總統(tǒng)計(jì)實(shí)際上就是進(jìn)行多條件的排序、匯總統(tǒng)計(jì)。在日常辦公中除了上述的SUMPRODUCT函數(shù)能進(jìn)行多條件統(tǒng)計(jì)外，在Excel 2016中還新增了SUMIFS、AVERAGEIFS、COUNTIFS等函數(shù)，這些函數(shù)也都能進(jìn)行多條件的統(tǒng)計(jì)。