檢察檔案信息資源建設與開發(fā)利用

趙剛　王夢

摘 要 檢察檔案基礎工作需要打造檔案科技高地、資源高地和人才高地，而做好檔案信息資源建設與開發(fā)利用又是不可忽略的方面。檢察檔案要做好組織和人才建設，加大信息化軟硬件的投入，注重開發(fā)利用來實現(xiàn)檢察工作的科學發(fā)展。

關鍵詞 檢察檔案 資源建設 信息開發(fā)

作者簡介：趙剛、王夢，天津市濱海新區(qū)大港人民檢察院。

中圖分類號：D926.3 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.386

筆者以D基層院檔案工作為樣本，結合檢察檔案的特點就如何加強信息資源建設與開發(fā)利用略陳管見，僅與同仁交流。

一、D基層院檔案信息資源建設與開發(fā)利用情況

D基層檢察院1979年建院，1980年建立檔案室，30年來檔案的種類從單一門類發(fā)展到七大門類（訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、技術檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案），在T市各基層檢察院中，室藏檔案數(shù)量屬于中等水平，包括文書檔案1730冊，3704件；訴訟檔案64154冊；設備39件；照片1118張、底片215張；聲像116盒；光盤60張；錦旗、證書、獎杯永久135件、長期191件、短期69件；會計檔案，15年的憑證1309冊、5年的帳簿57件、15年的帳簿115冊、25年的帳簿106冊、永久的帳簿46冊。2004年開始，D院提出了由“檔案管理”向“管理檔案”的轉變，注重檔案信息資源建設與開發(fā)利用，提出要把死檔案變成活檔案。2005年開始對室藏檔案進行全文全宗數(shù)字化加工，為此加大了檔案設備硬件的投入，先后購買了檔案專用服務器、計算機、便攜式刻錄機、數(shù)碼相機、掃描儀、防磁柜、密集架、音像檔案柜等設備，對傳統(tǒng)檔案室進行現(xiàn)代化改造，還增設了實物庫、音像資料庫、榮譽室和電子閱覽室等檔案庫房，具體檔案庫房管理上，D院嚴格做到防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防鼠等“八防”要求（電子檔案需防磁）。庫房內不得吸煙，嚴禁將易燃、易爆物品帶入庫房；庫房要保持清潔衛(wèi)生，不得堆放食品和雜物；定期檢查并記錄庫房溫濕度，控制庫房溫濕度，溫度保持在14℃-24℃，濕度保持在45%-60%之間；庫房內實體檔案上架排列，存放整齊、有序，并定期對室藏檔案保管情況進行檢查，以便發(fā)現(xiàn)問題及時處理。在軟件投入上實現(xiàn)了查詢系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)的有機統(tǒng)一，實現(xiàn)了文書和訴訟檔案管理的專業(yè)錄入，數(shù)字化覆蓋率達到100%，全部由專門軟件進行電子化管理和檔案信息共享。D基層院檢察檔案工作在軟硬件建設的基礎上加快推進檔案信息化建設，增強檔案資源開發(fā)利用效能，取得了明顯成效，檔案目標管理達省部級AAA級認證，連續(xù)六年被評定為優(yōu)秀級次，專職檔案員多次被評為檔案系統(tǒng)先進個人。

二、D基層院檔案信息資源建設與開發(fā)利用經(jīng)驗總結

總結D基層檢察院檔案信息資源建設與開發(fā)利用經(jīng)驗：一是健全檢察檔案領導機構，加強組織建設。院領導班子從“檢察檔案工作事關檢察事業(yè)發(fā)展”的高度，將檔案管理工作放在重要工作議程上，專門成立了由檢察院任組長，分管檢察長任副組長、各科室負責人為成員的檔案工作領導小組的檔案工作領導小組，辦公室主任為領導小組秘書長，確定了1名辦公室檔案員專職從事檔案管理，并明確各內設機構內勤為兼職檔案員。形成了領導小組抓整體組織協(xié)調、各內設機構負責具體落實、專職檔案管理員履行指導督促職責，兼職檔案員參與配合的工作格局和工作機制，為檔案信息化建設提供了堅實的組織保障和工作機制保障。院領導認識到信息時代的專兼職檔案員不應再是傳統(tǒng)的檔案資料的收集員、整理員和保管員，而是能充分開發(fā)和利用檔案資源為檢察事業(yè)發(fā)展提供最有價值的信息開發(fā)人員。專兼職檔案員盡管不直接參與執(zhí)法辦案，但如果不熟悉辦案流程和相應的法規(guī)，就不可能真正地開展檔案工作。為此D院特別加強了對專兼職檔案員基本業(yè)務技能的培訓，每年年初就進行檔案規(guī)范化工作標準的培訓，培訓的重點是讓檔案人員熟悉自己的工作流程，對每個環(huán)節(jié)的工作標準做到熟知，達到“一熟，兩懂”（熟悉檔案人員職責、懂檢察業(yè)務、懂辦案程序）的標準。領導重視，人員素質通過培訓得以提高，樹立了信息理念、發(fā)展理念、開發(fā)理念等檔案先進管理理念，在工作方式上實現(xiàn)了由被動收管到主動服務的重大轉變，主動提供檔案為檢察工作的發(fā)展服務。

二是完善檔案管理和開發(fā)利用的規(guī)章制度，提升檔案工作規(guī)范化水平。D院借鑒ISO管理標準于2007年啟動了規(guī)范化管理活動，2008年被高檢院列為全國檢察機關第二批規(guī)范化管理試點單位，到2010年，經(jīng)過近4年的運行將綜合工作和業(yè)務工作統(tǒng)一納入到規(guī)范化管理體系中去。在檔案工作上，將各項檔案管理制度予以整合，制定了《檢察檔案工作規(guī)程》、《檢察檔案工作標準》和《檢察檔案工作考評標準》。規(guī)范化體系文件中對立卷、歸檔、著錄、借閱、銷毀、利用、保密等各個環(huán)節(jié)都作了嚴格的規(guī)定，對違反規(guī)定造成檔案資料遺失等情況制定了相應的懲戒措施。同時通過堅持每季度聽取檔案工作情況匯報、每半年督促檢查一次檔案工作、每年申請轄區(qū)檔案局進行一次檢查驗收等措施，形成科學動態(tài)的長效管理機制。

三是注重檢察檔案信息資源建設，提高數(shù)字化管理水平。D院2004年以前是把檢察檔案當作收藏品，每年只是按規(guī)定收藏、整理、歸檔，之后就束之高閣，充其量是坐等查閱。隨著信息社會的飛速發(fā)展，這種單純的收集、存放式的檔案工作方式已經(jīng)不適應不斷發(fā)展的檔案數(shù)字化和集中開發(fā)利用的要求。2004年D院通過學習檔案工作有關規(guī)定認識到信息化和數(shù)字化是檔案工作的發(fā)展趨勢，檔案要最大限度地開發(fā)利用，檔案信息資源要為檢察工作發(fā)展提供有效服務，只有充分挖掘檔案的潛在信息資源價值才能創(chuàng)造其最大的使用價值。2004年開始D院加大檔案信息化建設力度，將1979年恢復建院以來檔案目錄全部計算機錄入，對其中的訴訟檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化全覆蓋和數(shù)字化管理。同時加大檢索數(shù)據(jù)庫建設：通過匯編資料，實現(xiàn)方便的整體檢索。D院檔案科先后匯編資料10余種，其中全院的制度匯編、人大報告匯編、基礎數(shù)字匯編成為編史修志、文字綜合、干部管理等工作最方便的全面的參考資料；運用檔案軟件，實現(xiàn)快捷的微機檢索。為解決傳統(tǒng)查卷一頁頁、一本本翻檔案目錄，特別是有效解決辦案人員變動多、案件時間跨越大等查閱案卷浪費人力、耗費時間、效率低下的問題，在B院檔案室開展了機讀目錄檢索，查閱案卷只需敲入相關犯罪嫌疑人的名字就可以找出不同年度、不同部門形成的全部案卷?，F(xiàn)在從提出查閱案卷內容到微機檢索，再到拿到案卷，每次最多不超過2分鐘，大大提高了工作效率。依托局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)高效的聯(lián)機檢索。目前我們依托局域網(wǎng)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案目錄聯(lián)機檢索，我院局域網(wǎng)內的任何一臺微機只要被檔案室授權，就可以在網(wǎng)內進行檔案目錄檢索，打一個電話就可以完成查檔工作。同時通過特別授權可以進入全文檢索和查閱系統(tǒng)，詳細瀏覽相關訴訟檔案具體內容。

四是實現(xiàn)檔案資源綜合利用，促進檢察工作科學發(fā)展。在日常檔案管理工作中，檔案室緊緊圍繞為檢察工作大局服務這個中心，積極探索創(chuàng)新服務思路，注重開發(fā)利用檔案的歷史價值、資料價值，充分發(fā)揮檔案的證據(jù)作用，推動檢察檔案工作的持續(xù)深入發(fā)展。在管理好檔案和確保檔案安全的前提下，嚴格履行檔案借閱審批手續(xù)，積極為司法機關、案件當事人、各級各類利用檔案信息廣開方便之門，為司法機關辦理案件，為律師參與訴訟，為人民群眾依法行使權利，發(fā)揮了積極的作用，充分體現(xiàn)檔案為檢察工作服務的重要作用： 2009年初，D院為進行邊區(qū)未成年人保護的調研，查閱未成年人案卷120多宗，通過閱卷發(fā)現(xiàn)其中近過半數(shù)沒有對被告人進行可以委托法定代理人旁聽審訊的通知書，針對這種違法《未成年人保護法》相關條件，漠視被告人訴訟權利的問題，D院及時出臺規(guī)定，要求保護被告人的法定代理人的在場權。同時積極與公安機關、審判機關協(xié)調并報轄區(qū)政法委同意，在偵查和審判環(huán)節(jié)也建立了告知制度。相關檔案為維護當事人合法權益提供了基礎資料，保護未成年人的合法權益，維護了法律尊嚴；為充分發(fā)揮檢察機關法律監(jiān)督職能作用提供服務。2008年至2009年D院以檔案抽查的方式開展案件質量評查，發(fā)現(xiàn)案卷中存在的文書填寫不全、權利告知材料不全、案件審查報告缺乏說理性等不合格項，并有針對性地要求整改，促進了辦案制度的完善。同時近5年來D院檔案室共接受取保候審、刑訊逼供和人大評議檢察機關等調閱案卷1000余卷（次），為各項工作的順利進行提供了必要的依據(jù)，發(fā)揮了檔案的應有作用；2008年，D院檔案室以該院搬入新辦公大樓為契機，建議院領導改造了榮譽室和電子閱覽室，把能夠收集到的音像資料、老照片、所獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等照片檔案和實物檔案按時代發(fā)展提供給政治處，并按大事記編排了我院簡史，使之成為我院干警和其他兄弟院參加的展示基地，同時這些榮譽真實地反映了檢察干警吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)、勇于拼搏的感人事跡。讓新進檢察干警參觀，進行檢察傳統(tǒng)教育，能夠幫助他們樹立愛崗敬業(yè)的樸素觀念，使他們積極愉快地投身檢察事業(yè)，為檢察事業(yè)發(fā)展注入新的力量。

同時，檢察工作的開展并不是一帆風順的，其間的曲折和挫折在所難免。經(jīng)歷的曲折、遭受的挫折都不同程度反映在檢察檔案中，昭示著后人去汲取、去總結，以便在未來的檢察工作中去克服、去避免。電子閱覽室中的共享檔案主要是我院幾代檢察官的辦案筆記及一些可公開的辦案資料，這些檔案全部公開，可以讓新進檢察干警盡快獲得前人的經(jīng)驗，為檢察工作的深入開展提供經(jīng)驗支持；編寫各種史志提供服務。我院充分發(fā)揮檔案的作用，為編寫各種年鑒、院志等史志材料提供服務。檔案室曾經(jīng)于1989年為編寫《天津通志-檢察志》的編寫提供了大量檔案材料。2010年，D院根據(jù)市院要求續(xù)修1990年至2005年《檢察志》，為了充分展現(xiàn)檢察院16年來的歷史和工作成績，使檔案發(fā)揮它特有的價值，檔案部門積極提供了上千卷（件）檔案，并嚴格區(qū)分保密文件、案卷，告知檢察志編纂人員，哪些內容可以使用，哪些內容不能使用，檔案室通過開發(fā)利用檔案的史料價值，在編史修志工作中充分發(fā)揮了檔案的證據(jù)作用；加強了編研工作，方便廣大干警根據(jù)檔案內容進行有針對性的調查研究，不斷探索在檢察工作中存在的新情況、新問題，總結新經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，制定新辦法。D院每年都要批捕、起訴400多件案件，通過對這些案件形成的檔案材料進行整體分析研究，可以清晰地發(fā)現(xiàn)各種犯罪形成的原因、特點，進而有針對性提出預防對策。近10年來，D院干警通過閱卷檔案的方式開展調查研究，撰寫調研文章600余篇，其中200篇以上被市級以上刊物轉載或被區(qū)級以上領導批示；為普法、法學教育提供具體素材。普法、法學教育都不是簡單的法律條文和法學理論的說教，其中大量生動而形象的事例都來自司法實踐。這些事例都需要通過檢察檔案保存的資料來總結、提煉，使之滿足普法教育的需要，進一步增強普法教育的生動性，使人們通過具體事例了解法律、理解法律、掌握法律。D院檔案室將建院以來的所有檢委會討論的案例、記錄和全部的自偵案件按年度進行了文件匯編，裝訂成冊，為預防科進行犯罪預防編寫了4冊預防犯罪講義，50余萬字。其中大量生動而形象的案例都是在檢察檔案保存的資料結合法制宣講的特點由檔案室精心編研完成的，在預防犯罪工作中發(fā)揮了基礎資料的作用。

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