淺談通信企業(yè)檔案管理中的保密與利用

吳文濤

【摘 要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種檔案的利用在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的起到了不可替代的作用。通信企業(yè)作為我國(guó)的基礎(chǔ)行業(yè)的先頭兵，在通信建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，如何處理好通信檔案的保密管理與利用工作，會(huì)直接影響通信企業(yè)，甚至國(guó)家的安全利益。

【關(guān)鍵詞】通信檔案；保密工作；絕密檔案；管理職責(zé)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種檔案的利用在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的起到了不可替代的作用。通信企業(yè)作為我國(guó)的基礎(chǔ)行業(yè)的先頭兵，在通信建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，如何處理好通信檔案的保密管理與利用工作，會(huì)直接影響通信企業(yè)，甚至國(guó)家的安全利益。黨的十六大將健全社會(huì)法制，建設(shè)社會(huì)主義法治國(guó)家，作為發(fā)展社會(huì)主義民主，建設(shè)社會(huì)主義政治文明，全面建設(shè)小康社會(huì)的重要任務(wù)?，F(xiàn)就如何響應(yīng)黨和國(guó)家的號(hào)召，依據(jù)《保密法》和《檔案法》，在嚴(yán)格依法的前提下，做好通信檔案利用工作，持續(xù)促進(jìn)我國(guó)通信發(fā)展，闡述幾點(diǎn)粗淺的觀點(diǎn)：

一、通信檔案密級(jí)的管理工作

通信檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化，會(huì)出現(xiàn)升密、降密、解密等情況。我們?cè)谕ㄐ牌髽I(yè)日常檔案管理中應(yīng)嚴(yán)格按照《保密法》和《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，重點(diǎn)做好：

（一）嚴(yán)格執(zhí)行通信檔案解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到依法行事，杜絕違法事件的發(fā)生。

（二）接受上級(jí)部門(mén)對(duì)通信檔案調(diào)密工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，努力搞好通信檔案中涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格區(qū)分通信檔案中密與非密的界限，確定哪些通信檔案是能開(kāi)放利用的，哪些是限制在一定范圍內(nèi)利用的，哪些還不能提供利用的，為今后進(jìn)一步搞好通信檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密通信檔案建設(shè)打好基礎(chǔ)。

（三）建立健全通信檔案管理工作中的法制秩序。對(duì)涉密通信檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。為了適應(yīng)涉密通信檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：建立劃定通信檔案的密期制度，以便屆滿自行解密；建立通信檔案的調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知各檔案室，以便銜接，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；建立通信檔案的涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

二、通信檔案利用的監(jiān)督工作

通信檔案利用監(jiān)督是做好通信檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用通信檔案，又能保證通信檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，通信檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

（一）制度建設(shè)。通信檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用通信檔案的工作有章可循，在大力開(kāi)展通信檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。嚴(yán)密簡(jiǎn)明易于執(zhí)行的條文是檔案利用規(guī)章制度的首要條件，其次是在實(shí)踐過(guò)程中不斷總結(jié)歸納使其持續(xù)完善。

（二）監(jiān)管方法。在利用通信檔案的過(guò)程中，不同的利用對(duì)象有不同的利用目的，我們必須根據(jù)其不同心里和思想動(dòng)機(jī)做到重點(diǎn)監(jiān)督。對(duì)于被利用過(guò)的案卷和文件一定要認(rèn)真仔細(xì)核查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，并在利用登記薄上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，為及時(shí)挽回?fù)p失，必須第一時(shí)間報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以便及時(shí)查處。

（三）通信檔案保密與管理利用應(yīng)協(xié)調(diào)發(fā)展。作為檔案管理工作人員保守國(guó)家機(jī)密是其神圣的職責(zé)，也是其應(yīng)盡的義務(wù)。通信檔案管理人員日常工作中盡心盡職，十分重視檔案保密工作，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，不斷切實(shí)完善自身工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。雖然機(jī)密通信檔案應(yīng)該保密，但單純的保密而不利用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。因此保密的目的之一就是為了有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用。那些會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害的無(wú)限制的利用是不可取的，利用的前提必須是在保密基礎(chǔ)上的利用。因此，正確處理好保密與利用的關(guān)系對(duì)通信檔案工作來(lái)說(shuō)十分重要，兩者必須協(xié)調(diào)發(fā)展，不可偏頗。

三、通信檔案的保密與開(kāi)放利用

通信檔案的秘密性不是一成不變的，我們必須認(rèn)識(shí)到其秘密性的時(shí)效和范圍；不能缺乏保密觀念，對(duì)涉密通信檔案不能無(wú)視其秘密性，不能無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍。因此，在做好開(kāi)放通信檔案為社會(huì)服務(wù)的同時(shí)，必須做好相應(yīng)的保密工作。

（一）檔案審查工作的重要性。通信檔案審查工作的主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定通信檔案的開(kāi)放與控制使用范圍，是通信檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放通信檔案工作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（二）通信檔案的解密工作。根據(jù)國(guó)家《保密法》規(guī)定，保密通信檔案是有等級(jí)劃分的，依據(jù)其保密級(jí)別劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定保密等級(jí)的目的就是為了讓通信檔案工作人員能夠最大限度地提供利用通信檔案，并根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施。但是沒(méi)有什么秘密是一成不變的，秘密保管總會(huì)有期限屆滿，屆時(shí)秘密便失去了它的保密價(jià)值，也就是說(shuō)此時(shí)的秘密應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理，而不能按照原有的保密文件進(jìn)行管理。這就是通信檔案保密的時(shí)效性。當(dāng)保密檔案到了一定時(shí)限需要向社會(huì)各界開(kāi)放時(shí)，必須先進(jìn)行劃密解密，并把未解密的重新列入控制使用的范圍。

四、通信檔案管理職責(zé)的重要性

（一）通信檔案管理工作的目的就是要維護(hù)通信檔案的完整與安全，這既是通信檔案管理工作的基本任務(wù)，也是通信檔案管理的重要職責(zé)。不壞、不散、不亂、不丟是通信檔案保管工作的具體任務(wù)。這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，需要通信檔案保管人員保持時(shí)刻警惕，持之以恒的精神，以防檔案的損壞，確保通信檔案的安全。通信檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，更是光榮的，做好此項(xiàng)工作為通信檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)培養(yǎng)和提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。知密早、知密多、知密深是絕密通信檔案管理人員的特點(diǎn)，他們具有特殊的身份和地位，因此他們肩負(fù)著比一般工作人員對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密更為重大的責(zé)任。因此，通信檔案管理人員的素質(zhì)的高低直接決定了通信檔案保密工作的好與壞。絕密通信檔案管理人員不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，極強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心，還必須有高度的保密意識(shí)。為防止秘密泄露，經(jīng)手的事情必須件件有頭有尾，手續(xù)清楚，把保守國(guó)家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（三）絕密通信檔案的日常管理應(yīng)有條不紊。絕密通信檔案的日常管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，包括檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密通信檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救，確保絕密檔案安全。

五、結(jié)束語(yǔ)

通信檔案是我國(guó)通信建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物，是我們?cè)趶氖赂黜?xiàng)通信建設(shè)中的原始記錄。通信檔案以其原始記錄性、真實(shí)性，使其具有重要的憑證作用和史料價(jià)值。通信企業(yè)有機(jī)結(jié)合通信檔案的保密與利用工作，會(huì)積極促進(jìn)我們從事下一步通信發(fā)展和基礎(chǔ)建設(shè)。