通信中心檔案管理優(yōu)化策略

劉友文 張秀紅

摘 要：檔案管理工作一直是工作的重點與難點，具有保密性與服務性，在企業(yè)發(fā)展管理中占據了重要的位置，通過檔案管理，可以促進企業(yè)的發(fā)展，了解企業(yè)工作的重點，清楚企業(yè)的重大事件，了解企業(yè)的情況，做好檔案信息和管理工作，達到理想的檔案管理效果。但是，目前，通信中心檔案管理中還存在一些問題，需要對檔案管理工作進行優(yōu)化，才能保證檔案管理效果，提高檔案管理質量。

關鍵詞：通信中心；檔案管理；優(yōu)化；策略

前言

檔案是一種重要的記載憑證，對組織集團，企業(yè)，個人，社會都具有重要的意義，因而，檔案發(fā)揮了重要的作用，在社會快速發(fā)展的今天，檔案工作的開展實施顯得尤為重要，分析檔案管理中存在的問題，規(guī)范檔案管理內容，了解通信中心檔案優(yōu)化管理策略至關重要，直接關系到檔案管理優(yōu)化效果，直接影響到檔案的規(guī)范管理，有助于為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件，做好鋪墊，打下基礎，確保管理管理工作的順利實施。本文以此展開研究，探討了通信中心檔案管理優(yōu)化策略，提出了一些建設性意見與建議，希望可以提出一些有意義的觀點看法，可以保證檔案管理質量。

一、 檔案管理中存在的問題

在檔案管理過程中，檔案管理存在較多問題，影響了檔案管理工作的開展實施，不利于通信中心檔案管理工作的開展，基于此，分析檔案管理中存在的問題，進行詳細的分析闡述十分必要。檔案管理中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，管理混亂。我國經濟發(fā)展快速，但是，經濟發(fā)展起步晚，思想觀念較為落后，對檔案管理工作的重視程度不夠，未意識到檔案管理的重要性，習慣運用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理方法進行檔案管理，檔案管理效果不佳，管理混亂，管理能力不佳，容易導致出現(xiàn)檔案管理不善等問題，影響檔案管理質量，不利于檔案工作的開展實施。第二，檔案管理工作不符合時代發(fā)展要求。目前，我國的經濟體制不斷發(fā)展，市場競爭日益激烈，為適應時代要求，企業(yè)必須進行體制改革，以便促進企業(yè)工作的順利實施，達到優(yōu)化通信中心檔案管理的目的。但是，實際上，檔案管理工作并未符合時代發(fā)展要求，容易出現(xiàn)許多問題，如檔案的重視程度不夠，企業(yè)重心只是放在自身利益上，對企業(yè)工作的開展實施的重視度不夠，會有意無意的忽視文件管理過程，很有可能存在資料流失風險，造成大男的損壞與缺失。第三，人員水平較低。在檔案管理過程中，檔案管理質量與檔案管理人員的綜合素質存在密切的關系，檔案管理人員水平有限，素質不高是檔案管理效果不佳的主要誘因。實際上，檔案管理工作看似輕松，實際上專業(yè)性較強，是一項復雜的，嚴密的工作，在檔案管理人員水平較低的情況下，很難產保證當桿管理效果，不利于檔案管理工作的順利實施，影響了檔案管理質量。

二、 檔案規(guī)范管理的內容

為保證檔案管理內容的規(guī)范性，需要注重各個檔案管理階段的內容，才能保證檔案管理工作的順利實施，因此，規(guī)范檔案管理的內容，確保檔案管理工作順利實施十分必要，發(fā)揮著重要的作用。檔案規(guī)范管理的內容主要體現(xiàn)在以下幾個階段。第一，注重收集階段，搜集工作是檔案管理工作的初始點，作為檔案管理的第一步，檔案收集的準確性，直接關系到后續(xù)工作的開展，關系到檔案工作的整理與鑒定，關系到檔案管理工作的有效性，關系到檔案管理工作的規(guī)范性。第二，整理階段。將收集的材料進行整理，可以確保資料的完整性，對資料進行分類，整合，對檔案資料進行編制，確保檔案資料的清晰化，有序化，確保檔案內容的規(guī)范化，保證工作順利開展。第三，鑒定階段。在檔案管理過程中，為發(fā)揮檔案的價值，需要對檔案內容進行仔細的甄別，需要對沒有價值的內容進行剔除，對有效的內容進行整理，保證檔案的價值。第四，保證檔案質量，確保檔案管理的規(guī)范化與管理化。在檔案管理過程中，低效的管理會影響信息泄露，影響企業(yè)的發(fā)展，而高效的管理可以保證檔案管理工作的順利實施，規(guī)范檔案管理工作。

三、通信中心檔案優(yōu)化管理策略

（一）加大監(jiān)管力度

在通信中心檔案優(yōu)化管理過程中，做好監(jiān)管工作，加大監(jiān)管力度占據著重要的位置，通過有效監(jiān)管，可以保證檔案管理質量，確保檔案管理工作的順利實施。加大監(jiān)管力度需要注意以下兩方面內容，一方面，需要注重檔案的核查，加強監(jiān)管。在通信中心檔案優(yōu)化管理過程中，核查檔案，提高檔案管理的規(guī)范化，可以促進工作的順利實施，還可以建立督查小組，保證檔案管理的規(guī)范化，為檔案管理提供保障。另一方面，需要重視檔案管理的重要性，將責任落實到個人，確保檔案管理效果，在有效監(jiān)管的過程中，進行檔案管理的優(yōu)化，提高檔案管理質量。

（二） 健全制度

在檔案管理過程中，制度發(fā)揮著重要的作用，利用制度的約束性與規(guī)范性，可以確保檔案管理質量，提高檔案規(guī)范化水平，因而，健全制度時通信中心檔案優(yōu)化管理的關鍵，在檔案管理過程中發(fā)揮著不可替代的重要作用。健全制度需要從以下幾個方面著手，一方面，需要完善相關制度，以制度為依據，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，確保檔案管理工作的順利實施。同時，還可以對過時的制度進行清理，確保制度運行的有效性，達到理想的管理效果。另一方面，需要發(fā)揮檔案的重要作用，發(fā)揮檔案的效應，加強人員的培訓，提高管理人員的意識，確保檔案管理工作的順利實施。

（三） 強化管理人員素質

保證中心檔案優(yōu)化管理策略，提高管理效果，需要強化管理人員素質，確保檔案管理人員水平的提升，確保檔案管理效果。強化管理人員素質需要注意以下幾點，第一，完善檔案管理人員的教育體制，制定獎懲制度。在檔案管理過程中，為提高檔案管理質量，需要通過不定期培訓，秉承著按崗施教的原則，有效進行培訓，強化教育體制，利用獎懲制度對管理人員進行管理，規(guī)范管理人員的行為，提高管理人員工作的積極性與主動性。第二，加大培訓力度，重視培訓工作的開展，想要強化管理人員的素質，最有效的途徑就是開展培訓，通過培訓，可以為檔案管理人員呈現(xiàn)豐富的知識與內容，可以提升檔案管理人員的管理能力與水平，尤其是檔案管理工作的專業(yè)性，技術性較強，加強培訓，才能強化管理人員素質，才可以確保管理工作的順利實施，實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，確保檔案管理工作的有效性。

（四） 合理利用現(xiàn)代信息技術，配套現(xiàn)代化

隨著社會的進步，科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術應用范圍越來越廣，將現(xiàn)代信息技術應用于檔案管理之中，確保檔案管理效果才顯得尤為重要，因此，合理利用現(xiàn)代信息技術，確保配套現(xiàn)代化十分重要，也十分必要。合理利用現(xiàn)代信息技術，保證配套現(xiàn)代化需要注意以下兩方面內容。一方面，將現(xiàn)代管理技術運用于檔案管理之中，為檔案工作的開展提供便利，提高工作的準確率。另一方面，需要保證配套的現(xiàn)代化，建立檔案管理平臺，通過管理，共享，查詢，提高檔案管理配套設施的穩(wěn)定性，確保檔案管理工作的順利實施。

總結

綜上所述，研究通信中心檔案管理優(yōu)化策略具有重要的現(xiàn)實意義，不僅可以解決檔案管理中存在的問題，規(guī)范檔案管理內容，通過加大監(jiān)管力度，強化管理人員素質，健全制度優(yōu)化配套措施等手段，優(yōu)化檔案管理策略，保證檔案管理工作的開展實施，爭取達到理想的檔案管理效果。

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（作者單位：1.交通運輸部北海航海保障中心天津通信中心，天津 300456；2.交通運輸部北海航海保障中心天津航測科技中心，天津 300456）