淺析已被依法辦理注銷與吊銷工商企業(yè)檔案資料的保管期限

胡順根

【摘 要】長期以來，已被依法注銷與吊銷的工商企業(yè)登記檔案資料的保管工作一直在困擾著工商行政管理機(jī)關(guān)的企業(yè)檔案管理部門。在日常工作中，面對(duì)這類沒有明確保管期限的工商企業(yè)檔案資料，是企業(yè)當(dāng)年注銷、吊銷后就可將其檔案資料進(jìn)行銷毀還是長期保存等，一直以來沒有明確的界定。為此，對(duì)工商企業(yè)檔案資料保管與利用工作崗位的現(xiàn)狀進(jìn)行研究十分必要。

【關(guān)鍵詞】依法注銷與吊銷 企業(yè)公司 檔案管理 期限

一、公司注銷和公司吊銷的特征、區(qū)別及法律后果

（一）公司注銷和公司吊銷的含義及區(qū)別

1.注銷是企業(yè)由于自身原因不能或者不愿經(jīng)營下去而主動(dòng)要求銷戶，不涉及違法現(xiàn)象。也就是說，當(dāng)一個(gè)公司宣告破產(chǎn)，或者被其他公司收購、公司章程規(guī)定營業(yè)期限屆滿、公司內(nèi)部分立解散，或者由于一些業(yè)務(wù)經(jīng)營方式不規(guī)范被依法責(zé)令關(guān)閉，這時(shí)公司可以向工商行政管理機(jī)關(guān)企業(yè)登記注冊部門進(jìn)行登記申請注銷。

2.吊銷一般是指被政府有關(guān)部門依法撤銷，是政府有關(guān)部門做出的一種行政處罰措施，主要針對(duì)被吊銷單位的違法經(jīng)營行為或者是營業(yè)執(zhí)照過期未審等情況。也就是說，當(dāng)企業(yè)在經(jīng)營過程中，出現(xiàn)了違法經(jīng)營行為，或者每年年檢時(shí)，該企業(yè)已經(jīng)連續(xù)幾年未到工商行政管理機(jī)關(guān)對(duì)營業(yè)執(zhí)照進(jìn)行有效的審驗(yàn)，此時(shí)，工商行政管理機(jī)關(guān)，可依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法人登記管理?xiàng)l例》《中華人民共和國公司登記管理?xiàng)l例》《中華人民共和國企業(yè)法人登記管理?xiàng)l例施行細(xì)則》及國家工商總局《企業(yè)年度檢驗(yàn)辦法》的規(guī)定，對(duì)企業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照依法進(jìn)行吊銷。

3.注銷和吊銷都是一種法律行為，都會(huì)產(chǎn)生經(jīng)營主體的經(jīng)營資格不復(fù)存在的法律后果，但二者的行為性質(zhì)及最終法律后果存在很大區(qū)別，既注銷企業(yè)則直接導(dǎo)致企業(yè)主體資格的消滅，注銷后企業(yè)終止民事權(quán)利能力，不能再從事任何民事活動(dòng)。

（二）公司注銷和公司吊銷的法律后果

1.注銷一般是經(jīng)營主體決定終止經(jīng)營向工商行政管理機(jī)關(guān)履行的登記程序，注銷是企業(yè)的主動(dòng)行為。在企業(yè)注銷的同時(shí)，隨著企業(yè)資產(chǎn)及債務(wù)清算等工作的完善，該企業(yè)就宣告消亡。也就是說企業(yè)的主體資格已被消滅，任何民事權(quán)利已終止。

2.吊銷則肯定是工商行政管理機(jī)關(guān)對(duì)嚴(yán)重違法的登記主體做出的行政處罰，吊銷則是被動(dòng)的。根據(jù)《中華人民共和國公司法》（以下簡稱《公司法》） 和《最高人民法院關(guān)于企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照被吊銷后，其民事訴訟地位如何確定的函》 的有關(guān)規(guī)定，企業(yè)法人被吊銷營業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)當(dāng)依法進(jìn)行清算，清算程序結(jié)束并辦理工商注銷登記后，該企業(yè)法人才歸于消滅。

因此，吊銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照并不能當(dāng)然地導(dǎo)致企業(yè)法人資格的消滅。在公司清算并注銷登記之前，公司的股東不能夠分配公司的財(cái)產(chǎn)，否則對(duì)公司財(cái)產(chǎn)造成的損害應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。所以，吊銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照這一行政處罰的實(shí)施并不影響企業(yè)按照正常的程序進(jìn)行清算、并申請注銷登記。

二、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的基本構(gòu)成及成分構(gòu)成

1.注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的基本構(gòu)成：一是國有公司，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位設(shè)立的下屬企業(yè)公司，大型省屬企業(yè)公司，集團(tuán)公司，發(fā)行股票的上市公司，股份制公司，有限公司及分公司，有限責(zé)任公司及分公司，以及能代表地方特色的老牌企業(yè)公司等。二是個(gè)體私營公司，有限公司與有限責(zé)任公司及分公司等。三是在江西設(shè)立的外資公司，外資合作公司，外資獨(dú)資公司，外資分公司，外資方駐中國江西代表處及辦事處等。

2.注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的成分構(gòu)成：一是公司設(shè)立時(shí)所有具有法律效應(yīng)的登記材料。其中包括：有公司法人簽署的設(shè)立登記表，法人及公司股東（以公司名義出資的股東營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）的身份證復(fù)印件，公司董事及監(jiān)事會(huì)成員身份證復(fù)印件，公司章程，出資證明，經(jīng)營地址，聯(lián)系方式等。二是公司變更、年檢、備案、質(zhì)押等一系列檔案材料。其中包括：章程修正、變更公司經(jīng)營地址及范圍，公司資金增加與減少，法人及董事、監(jiān)事等變動(dòng)，歷年年檢財(cái)務(wù)報(bào)表，公司某些事項(xiàng)的備案，以及公司以財(cái)產(chǎn)、股票等物質(zhì)押等等。

三、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的實(shí)際運(yùn)用

在企業(yè)檔案資料實(shí)際運(yùn)用工作中，盡管有的企業(yè)是公司自行自愿注銷的，但是，這些已經(jīng)依法注銷與吊銷的企業(yè)檔案資料，還是經(jīng)常被調(diào)閱使用，尤其是公、檢、法、紀(jì)檢、監(jiān)察機(jī)關(guān)及律師事務(wù)所等辦案使用頻率較高，還有企業(yè)公司自身事后也來翻舊賬等等。所以，管理好這些檔案資料也顯得尤為重要。對(duì)此，筆者就注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的實(shí)際運(yùn)用，略舉一例翔實(shí)案例。2012年期間，有位律師需要查詢某企業(yè)公司檔案資料。事由是該公司原股東與股東之間的股份、債務(wù)及財(cái)產(chǎn)處置等問題，一直糾纏不清，甚至鬧到要打官司，你說你的股份當(dāng)初是多少、多少，他說他的股份是多少、多少等等。還有的股東拿出了所謂當(dāng)年在工商登記時(shí)的材料來證明（經(jīng)對(duì)照檔案資料中的原始材料，純屬偽造）。經(jīng)過查閱檔案資料，該企業(yè)公司是1984年設(shè)立的，于1996年被依法吊銷。公司被吊銷后由于股東與股東之間的善后事務(wù)沒有及時(shí)處理，才導(dǎo)致了若干年后重提以前舊賬的現(xiàn)象。好在有工商企業(yè)檔案資料作證，最終，使他們弄清了股東與股東之間的具體股份，為他們正本清原提供了依據(jù)。

四、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的保管現(xiàn)狀

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)改革與發(fā)展的步伐不斷進(jìn)行和深入，越來越多的企業(yè)公司如雨后春筍般地涌入市場，給日益發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)不斷帶來新的活力。但是，既有“生”也會(huì)有“死”，企業(yè)公司也是如此。一方面新設(shè)立的企業(yè)和那些“活著的”企業(yè)公司在不斷增加變更、備案等檔案資料，另一方面注銷與被依法吊銷企業(yè)公司也在不斷增加。長期以來，無論是省級(jí)，還是其他市級(jí)和縣級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)，在管理這些企業(yè)檔案資料等工作中，都要花費(fèi)很大的人力、物力及財(cái)力成本，尤其是這些注銷與吊銷企業(yè)公司的檔案資料，銷毀又沒有相關(guān)的法律依據(jù)，不銷毀只見庫房內(nèi)存空間不斷膨脹和擠壓。這樣一來，不僅給庫房的儲(chǔ)存帶來巨大壓力，同時(shí)也給庫房的承重帶來危險(xiǎn)。所以，對(duì)這類企業(yè)檔案資料的保管，期望能有一個(gè)權(quán)威性的保管期限表來具體指導(dǎo)和實(shí)施。

五、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的保管期限

筆者根據(jù)這類企業(yè)檔案資料的特殊性，結(jié)合工作中的實(shí)際案例，認(rèn)為，對(duì)此類檔案資料的保管期限應(yīng)參照目前國家對(duì)文書檔案保管期限的方式來鑒定，即分為永久和定期兩種。

1.永久保存的范圍應(yīng)包括：一是所有注銷與吊銷企業(yè)設(shè)立登記時(shí)的檔案資料既開業(yè)時(shí)的翔實(shí)材料（不包括企業(yè)屬下的分公司、個(gè)人出資的私有公司、外資方駐江西代表處及辦事處等）。二是所有企業(yè)開業(yè)后的變更、備案、股權(quán)質(zhì)押等輔助性登記材料（不包括企業(yè)屬下的分公司、個(gè)人出資的私有公司等）。

2.定期保存的期限又可分為30年和10年。30年保存的，一是包括有限責(zé)任公司與股份有限公司等檔案資料；二是所有企業(yè)的年檢報(bào)告材料。三是所有外資方設(shè)立代表處及辦事處等檔案資料。10年保存的，一是由個(gè)人出資的個(gè)體私有企業(yè)的獨(dú)資公司等（對(duì)大型的曾經(jīng)很有名氣的除外）。二是所有公司屬下的分公司等。

在如何界定已被依法辦理注銷與吊銷工商企業(yè)檔案資料保管期限時(shí)，本人根據(jù)自己長期在工商行政管理機(jī)關(guān)企業(yè)檔案管理部門工作現(xiàn)狀及實(shí)際，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)參照目前國家對(duì)文書檔案保管期限等有關(guān)法律、法規(guī)和辦法來執(zhí)行，按照永久及定期來鑒定，定期又可分為30年和10年保管期限來劃定。（作者單位：江西省工商管理信息中心）