試析高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)

丁靜

摘 要： 高校作為人才培養(yǎng)重要場(chǎng)所，檔案管理質(zhì)量高低直接影響到日常教育活動(dòng)的開(kāi)展，關(guān)乎人才培養(yǎng)計(jì)劃和高效發(fā)展歷史等眾多內(nèi)容。高校檔案管理工作作為日常管理工作中重要組成部分，新時(shí)期伴隨著高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，如何能夠?yàn)闄n案管理質(zhì)量提供保障，建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系是尤為必要的。這就需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合實(shí)際工作需要，有針對(duì)性進(jìn)行創(chuàng)新和完善。由此，本文主要就高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)展開(kāi)分析，結(jié)合實(shí)際情況，提出合理的改善措施。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 質(zhì)量保障體系

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）10-0028-01

高校檔案記載著高校的發(fā)展歷史、教學(xué)活動(dòng)、人才培養(yǎng)計(jì)劃以及科研成果，由于自身工作的特殊性，這些檔案內(nèi)容具有十分重要的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值，無(wú)論是對(duì)高校，還是社會(huì)發(fā)展都具有重要的促進(jìn)作用。檔案質(zhì)量管理工作開(kāi)展中，主要是指檔案管理人員運(yùn)用科學(xué)手段和專(zhuān)業(yè)技術(shù)，形成完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作質(zhì)量。檔案質(zhì)量管理工作核心內(nèi)容主要是在檔案管理工作基礎(chǔ)上，進(jìn)一步為高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。由此看來(lái)，加強(qiáng)高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開(kāi)展具有一定參考價(jià)值。

一、高校檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀

檔案工作作為高校日常管理工作中重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到高校日常教育事務(wù)的開(kāi)展，而構(gòu)建完善的檔案質(zhì)量管理體系涉及內(nèi)容較廣，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要工人員綜合能力、服務(wù)意識(shí)、制度完善和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個(gè)方面提供保障。但是就當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其中仍然存在一系列問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.檔案管理工作認(rèn)知存在局限

就檔案管理工作認(rèn)知角度來(lái)看，存在十分明顯的局限性。多數(shù)人對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知停留在資料整理，是一項(xiàng)十分枯燥、乏味的工作，沒(méi)有什么發(fā)展前途，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員對(duì)工作的敷衍了事，責(zé)任意識(shí)欠缺，難以全身心投入工作中，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量。

2.檔案管理工作不規(guī)范

檔案管理工作開(kāi)展中，無(wú)論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于高校對(duì)于檔案管理工作重視程度不高，實(shí)際工作開(kāi)展中未能更加規(guī)范的開(kāi)展，檔案的分類(lèi)存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過(guò)程中，受到領(lǐng)導(dǎo)干部的影響尤為嚴(yán)重，很多領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)一句話(huà)就會(huì)影響到檔案管理工作正常開(kāi)展，無(wú)法遵循檔案借閱流程進(jìn)行[1]。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

就檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需求，迫切的需要對(duì)管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)用更多現(xiàn)代化管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。諸如，在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備和溫度調(diào)控設(shè)備的應(yīng)用，均是當(dāng)前檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必備品。但是由于高校長(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作有序開(kāi)展。

4.檔案管理獎(jiǎng)懲體系不完善

檔案管理工作開(kāi)展中，如何能夠?yàn)楣芾砉ぷ髻|(zhì)量提供更堅(jiān)實(shí)的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機(jī)制，促使管理人員能夠有序開(kāi)展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。對(duì)于表現(xiàn)良好的檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，工作敷衍了事的人員則給予嚴(yán)厲懲罰，以此來(lái)調(diào)動(dòng)員工工作積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對(duì)策

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，營(yíng)造良好的工作氛圍

高校檔案質(zhì)量管理工作開(kāi)展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法，充分發(fā)揮檔案管理的作用，有針對(duì)性的建立一套完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實(shí)到實(shí)處，提升管理質(zhì)量?；诖?，首先，應(yīng)該號(hào)召檔案管理部門(mén)所有領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員的積極參與，實(shí)現(xiàn)全方位的配合，根據(jù)相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，提升檔案管理質(zhì)量[3]。其次，對(duì)檔案管理全方位監(jiān)控。高校建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，加強(qiáng)工作監(jiān)督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類(lèi)以及使用等全過(guò)程，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問(wèn)題，及時(shí)有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實(shí)到實(shí)處。最后，應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)手段。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)方法，有針對(duì)性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。

2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)

為了確保高效檔案管理工作能夠有序開(kāi)張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，促使高校檔案合理利用、規(guī)范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、利用等過(guò)程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提升檔案管理工作質(zhì)量[4]。完善檔案管理部門(mén)的崗位職責(zé)，根據(jù)工作計(jì)劃有針對(duì)性開(kāi)展檔案管理工作，更加細(xì)致、全面。此外，還應(yīng)該強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理意識(shí)，確保檔案資料完整、清晰、無(wú)缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，提升檔案管理效率。

3.強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，工作十分枯燥、單調(diào)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)高低，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量影響十分深遠(yuǎn)。這就需要結(jié)合高校實(shí)際情況，有針對(duì)性的優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，定期組織培訓(xùn)和考核，強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，全身心投入工作中，提升工作質(zhì)量。

結(jié)論

綜上所述，高校檔案管理工作質(zhì)量高低直接關(guān)乎到教育工作的正常開(kāi)展，其中所記載的科研成果和人才培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)容十分重要，這就需要建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保工作能夠落實(shí)到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)

[1]張晏如.談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].北京檔案，2011（1）：37-38.

[2]楊毅.試論高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建[J].卷宗，2015，12（11）：530.

[3]郭登權(quán).高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建路徑思考[J].遼寧廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2016，20（1）：52-53.

[4]胡水旺.淺析高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，11（8）：104-105.