人事檔案的特點及其重要性

文/中國林業(yè)科學研究院熱帶林業(yè)研究所 王敏 楊湘玲

人事檔案的特點及其重要性

文/中國林業(yè)科學研究院熱帶林業(yè)研究所 王敏 楊湘玲

人事檔案是人生的記錄儀，他記載了個人的主要經歷，政治思想的進步、品德作風等個人情況，在一個人的職業(yè)生涯中起著憑證、依據(jù)的重要作用，不可替代。人事檔案作為組織人事工作的重要組成部分，是干部選拔任用工作的重要基礎，人才的合理配置關系到國家的影響力和社會財富的創(chuàng)造力。

人事檔案； 特點； 重要性

人事檔案是單位人事管理等有關部門按照黨的政策，本著實事求是的原則，將個人工作中形成的記載個人經歷的履歷表、登記表；代表個人政治思想、品德作風方面變化的入黨入團志愿書、申請書、自傳、獎懲材料；代表個人業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇的學歷、學位證書、職稱（職務）評審表、考核表、工資審批表等內容的文件材料收集起來，經過仔細檢查，認真鑒別、詳細核對形成的一個個人案卷，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。經過嚴格審查的檔案材料具備真實性和完整性，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，由單位人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

一、人事檔案具有的特點

（一）全面性。人事檔案的全面性在于它記錄了職工個人德、能、勤、績、智、體全方位的情況。反映職工個人經歷方面，有個人履歷表、自傳。反映職工業(yè)務技能方面，有歷年的鑒定(考評)表、學歷、學位申報表，專業(yè)技術評聘表、任免表。反映個人的政治歷史情況，有入黨入團志愿書、申請書，獎勵、處分等通知。而職工個人的轉正定級表、工資審批表則反映了個人經濟狀況，還有反映個人身體狀況的體檢表等等方面的有關材料。它是一個人在漫長的職場生涯中成長、進步的歷史，就像個人經歷的巨幅畫卷，全面展示了個人家庭、社會關系，職場經歷、專業(yè)素質和個人身體的狀態(tài)，是個人信息的儲存室，全面準確地反映了職工個人的全貌。

（二）實際性。人事檔案區(qū)別于其它檔案的一個重要標志是他的實際性。人事檔案是為現(xiàn)實工作服務的，檔隨人走，當今社會，人才流動頻繁，無論干部職工到何處任職，其檔案都必須跟著轉遞到新的單位，為新單位人事(勞動)部門正確使用人才發(fā)揮實際性作用。同時人事檔案所記載的內容也作為該職工升職、任免、合理確定其薪金等過程的一個重要參考依據(jù)。人事檔案實際性的特點要求收集的檔案資料必須真實可靠，杜絕弄虛作假。

（三）真實性。真實性是人事檔案實際性的基礎和前提。人事檔案與個人的前途和利益息息相關，必須做到整體內容完整齊全，對應歸入干部人事檔案的材料要及時收集、及時歸檔，認真甄別、去偽存真。維護干部人事檔案的真實性，是一項非常重要的工作，關系到人才的合理利用、社會分配的公允。作為人事檔案管理人員，必須具備高度的工作責任心和歷史使命感，在干部人事檔案材料的收集過程中做到“五不收”，成套材料不齊全的不收、手續(xù)不完備的不收、書寫不符合要求的不收、材料不真實的不收、有涂改問題的材料不收。個體材料客觀真實的檔案，才是可信的，可以為用人部門提供準確的服務。

（四）波動性與延續(xù)性。人事檔案與其他檔案相比，最顯著的特點在于它的波動性與延續(xù)性。人事檔案是一個人的活動過程的記錄，隨著個人生活、學習、工作經歷的進程不斷地增加和補充，而且相當頻繁。職場生涯都有一個長達幾十年的連續(xù)過程，在這個過程中，會不間斷地形成一些個人職務（職稱）晉升、所犯錯誤的處罰、年度考核考評、政治思想表現(xiàn)等方面的最新材料，這些材料會源源不斷地注入到個人檔案中，人事檔案也就彰顯了其波動性。人事檔案必須及時收集最新的檔案材料，確保其內容的完整和常新，才能發(fā)揮人事檔案的實際作用。人事檔案要求打孔裝訂，就是為了方便按照檔案分類隨時補充新材料。

（五）流動性。1.伴隨我國人事制度的改革，人才“從一而終”的局面被打破，職場流動性非常大，按照人事檔案“檔隨人走”的管理原則，檔案的流動性也就隨之加大。干部人事檔案管理部門，應與干部人事部門建立必要的聯(lián)系制度，隨時掌握干部職務或工作單位的變化情況，確保干部人事檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞。2.因干部職務變動而產生干部管理權限變動，個人檔案案卷會流向更高的管理部門；職工工作調動，按“檔隨人走”的原則，應及時將其人事檔案轉至其新的主管單位，相應的管理部門；職工離退休后，檔案的保管部門發(fā)生變動以及職工辭世引起的檔案流動，檔案在轉移過程要嚴格按照《干部人事檔案轉遞制度》進行操作。避免產生檔案遺失、損毀等情況。

（六）機密性。1.人事檔案的內容涉及到職工本人的自然情況，包括身體健康狀況、因犯錯誤被處分的經過、家庭隱私等等，有些涉及到工作中的重大歷史事件，個人工作上的失誤情況等，因此干部人事檔案是個人的機密也是國家的機密。2.人事檔案管理人員必須嚴格遵守黨和國家的保密制度，不準向無關人員談論檔案內容，不準在電話、網絡上提及干部人事檔案的內容，不準攜帶干部人事檔案材料進入公共場所，不準個人私自保存他人的檔案材料。3.查閱、借閱、轉遞干部檔案一定要按規(guī)定辦理審批和登記手續(xù)，并要按保密規(guī)定做好保密工作，嚴格按照查閱檔注意事項辦事。

二、人事檔案的重要性

人事檔案所具備的特點決定了人事檔案無論對個人和單位均具有重要的意義。單位在接收新人入職時可以通過人事檔案對新人的主要經歷、學歷、業(yè)務水平、政治面貌、品德作風等個人情況作一個大致的了解。人事檔案甚至成為一個人職場機遇的起點，決定了新人是否能被應聘單位錄用。入職后，人事檔案作為一種憑證，又是聘用單位人事組織部門正確合理使用人才，決定人員定崗、定編的重要依據(jù)。

作為個人信息的“記錄儀”，人事檔案是組織上歷史地、全面地考察和了解干部，公正地選賢任能的“信息源”。

干部任免調配、考核考察、巡視監(jiān)督、人才隊伍培養(yǎng)等方面均需要參考本人的人事檔案。人事檔案作為組織人事工作的重要組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位，是干部選拔任用工作的重要基礎，必須加強領導，認真審核。對干部檔案要逐頁逐項地核對材料內容和有關信息，保證材料完整、齊全、真實，保證信息準確無誤。收集人事檔案材料，要嚴格遵守《干部人事檔案材料收集制度》，收錄的人事檔案的材料必須是辦理完畢的正式材料，必須完整。歸檔材料要本著實事求是的原則，認真地鑒別，重點收集能反映干部思想政治、品德作風方面，學業(yè)水平、業(yè)務能力和工作實績方面的材料。收集的材料必須文字清楚、對象明朗，完整、齊全和真實，具有保存的價值。有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期，經組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入人事檔案。

過去，在那個特定的年代，重視檔案記載而輕現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案中記載的家庭出身、一些現(xiàn)今看來微不足道的作風問題等都會讓人背上歷史包袱，影響個人的成長進步，讓不少人對人事檔案聞風喪膽，人事檔案的價值作用被過分地夸大和扭曲。隨著社會的發(fā)展，個人檔案中從前的一些帶有時代、政治色彩的功能逐漸弱化。在信息化社會，人才信息是重要的社會資源，作為人才信息的人事檔案具有更為廣闊的利用空間。如何利用和收集好檔案信息，是檔案管理人員和人事組織部門的一項重要任務，具有現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義，人才的合理配置關系到國家的影響力和社會財富的創(chuàng)造力。單位人力資源的合理配置、人才的培養(yǎng)和國家社會保障體系的日趨普及、完善，需要檔案工作者把握形勢，認清人事檔案工作的價值，努力工作，為我國現(xiàn)代化進程的需要提供更加真實可靠、優(yōu)質的服務。