對高校檔案館資源利用工作的思考

文/中國海洋大學新聞中心 李連菊

對高校檔案館資源利用工作的思考

文/中國海洋大學新聞中心 李連菊

高校檔案館作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要成員，其對檔案資源開發(fā)與利用水平的高低，將直接影響我國檔案信息資源開發(fā)與利用的水平。本文簡要分析了高校檔案館資源的利用現(xiàn)狀，并提出相應的提高高校檔案館資源利用效率的幾項對策。

高校檔案館；資源；利用

當今世界是網(wǎng)絡化、信息化、知識化的時代，隨著社會的發(fā)展，信息在人類社會生活中發(fā)揮著越來越重要的作用，已成為物資、能源之后的“第三資源”，而社會對信息資源的需求也與日俱增。檔案作為歷史文化的積淀，文化載體的傳承，是一種具有特殊價值的信息資源，其重要性越來越受到人們的重視。其中，高校的檔案作為高校歷史文化的見證，同時也可以為歷史學家和社會學家的學術(shù)研究提供寶貴資料，對高校的未來發(fā)展具有一定的借鑒價值。誠然，檔案的價值是通過利用而實現(xiàn)的，檔案不被利用，就會失去價值，失去檔案保管的目的，因此如何實現(xiàn)檔案資源的充分利用是檔案工作永恒的主題。

一、開發(fā)利用高校檔案資源的重要性

高校檔案資源集中在檔案館。高校檔案館既是高校檔案管理的行政部門，又是永久保管和提供利用高校檔案的科學文化事業(yè)機構(gòu)，是擁有豐富學術(shù)信息資源的社會機構(gòu)之一，其館藏資源豐富，門類齊全。一般涵蓋黨群類檔案、行政類檔案、教學類檔案、科研類檔案、基本建設類檔案、儀器設備類檔案、出版物類檔案等，這些記載著高校發(fā)展歷史的檔案資源直接記錄著高校各學科的形成和發(fā)展，以及教學科研過程中的各種經(jīng)驗，不僅是高校各項工作的原始信息記錄，而且是高校發(fā)展中十分重要的關(guān)鍵信息資源。這些檔案信息資源的開發(fā)利用，是高校檔案館發(fā)揮作用的主要途徑，也是高校檔案館服務功能凸顯的必經(jīng)之路。因此開發(fā)利用高校檔案資源對提升高校檔案館信息服務有一定的理論和現(xiàn)實意義。

二、高校檔案館資源利用現(xiàn)狀分析

縱觀近些年來我國高校檔案管理工作的整體發(fā)展狀態(tài)，盡管各個檔案部門在開發(fā)利用檔案資源方面做了或多或少的努力，大部分高校檔案館的信息資源開發(fā)能力較弱，信息服務水平層次較低，利用工作局面至今仍不容樂觀。究其原因，筆者認為可以從以下兩個方面的因素進行分析：

（一）檔案用戶群體對檔案資源的了解度和需求低。檔案的利用價值是由主體的利用需求和檔案自身的價值決定的。高校檔案館作為各個高校不可或缺的重要機構(gòu)，其用戶群體主要為在校學生、教師、畢業(yè)學生、管理人員、科研人員、專兼職檔案員等。然而，由于長期以來對檔案資源利用工作重視度不夠，加之缺少大量必要的宣傳工作，檔案館的服務功能一直停留在“收收發(fā)發(fā)，黏黏貼貼”的階段，因此導致用戶群體對高校檔案館的了解程度并不理想。多年來，各高校檔案部門雖然在不斷努力完善檔案資源的信息化服務，檔案在用戶群體的知名度及不同用戶群體對檔案資源的需求仍然很低，檔案未能得到充分的利用，相當?shù)膶W校用戶群體遇到一些問題，本可以求助于檔案資源，然而卻想不到或不知道該如何去利用檔案資源。

（二）檔案館自身的原因。一方面，有許多高校檔案館目前仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，信息服務手段單一，影響和制約了檔案館利用服務工作的全面開展。大多數(shù)僅僅能夠提供查閱、摘抄等服務，并且多數(shù)還只能提供到館查詢，不能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案全文查詢、電腦查詢、網(wǎng)絡查詢、電話咨詢等等，使得在信息高速發(fā)展、用戶需求日益復雜的情況下，高校檔案館難以滿足學校各部門對檔案信息資源的需求。有些用戶對檔案服務有速度上的要求，然而到館查詢的查詢方式嚴重影響了現(xiàn)代辦公效率，長此以往，各部門到檔案館利用檔案的次數(shù)會逐漸減少，這樣高校檔案館的服務就失去了其意義。另一方面，高校檔案館工作人員的信息主動服務意識淡薄，嚴重影響了檔案的開發(fā)利用。信息在當今社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，人們希望快速、準確地獲得信息。但長期以來，我們高校檔案部門工作卻處于一個相對封閉的環(huán)境中，局限于學校這個狹小的天地中，遲遲沒在自己學校的網(wǎng)站上公布綜合檔案信息，致使有些檔案信息不能快速便捷地查詢。改革開放以來，檔案工作雖然逐步走向開放，檔案信息化開始起步，但是檔案工作者還沒有真正樹立為公眾服務的觀念，缺乏主動性,與其他部門相比明顯滯后，大多數(shù)學校的檔案部門仍處于“你交檔案我接收，你查檔案我提供”的被動局面，檔案利用率普遍低下。

三、提高高校檔案館資源利用效率的對策

（一）檔案工作者服務意識的轉(zhuǎn)變。盡管影響高校檔案利用效率的因素來自多方面，其中高校檔案工作者服務意識的轉(zhuǎn)變則是解決其他問題的基礎。如今，在高校檔案館資源建設與整合模式愈加完善的情況下，高校檔案工作者的觀念有必要發(fā)生轉(zhuǎn)變，要改變過去以館藏數(shù)量、種類、館舍大小等衡量服務能力的思想觀念，而要樹立以人為本、尊重人、服務人的思維觀念，樹立信息化意識、主動服務的意識，將重點由“資源建設”轉(zhuǎn)到“資源利用”上。只有高校檔案工作者轉(zhuǎn)變管理觀念、服務理念，樹立主動服務的意識，才能真正為拓展高校檔案館服務功能提供技術(shù)上的保證。才能保障高校檔案館各項服務的順利實施，才能實現(xiàn)高校檔案資源“服務高校和社會”的理念。只有認真學習和了解當前和以后一段時間內(nèi)工作規(guī)劃、季度規(guī)劃和年度規(guī)劃，根據(jù)檔案館不同階段的工作要求和工作重點，結(jié)合學校教學的實際情況積極主動地去開展工作，提供高效的信息化服務。

（二）加大檔案館的宣傳力度。隨著社會信息的高度透明化，加大對檔案、檔案館的宣傳力度已經(jīng)成為其必然。高校檔案館要加強《檔案法》的宣傳力度，增強各用戶群體對檔案的利用意識，提高領(lǐng)導對檔案和檔案工作重要性的認識。在校內(nèi)及社會中樹立高校檔案館公共服務的新面貌，進而更進一步了解、認識和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。高校各級領(lǐng)導要重視檔案工作，要以對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的態(tài)度，加強高校檔案管理的使命感、責任感和緊迫感，把檔案管理工作納入高?？傮w規(guī)劃，納入各級領(lǐng)導的議事日程，從人力、物力、財力上確保高校檔案管理服務工作得到保障。加大對檔案、檔案工作的宣傳力度，可以為高校檔案館的功能服務提供強有力的外部保障和支撐。

（三）加快檔案館的數(shù)字化進程。檔案館的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化已經(jīng)成為信息時代發(fā)展的一大趨勢。高校檔案館要想為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務，就應該盡快增加設備投入，加快檔案信息化、數(shù)字化管理進程，以滿足各類用戶的需求。

隨著高等教育與信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如今各大高校都將現(xiàn)代信息技術(shù)運用在高校檔案工作領(lǐng)域，檔案信息服務網(wǎng)站即是一個重要體現(xiàn)。高校檔案館可以利用網(wǎng)站建設來提高其服務效率?？梢栽跈n案館網(wǎng)站上介紹檔案館工作法規(guī)、檔案館介紹、館藏檔案數(shù)量以及服務方式、收費標準等，為利用者更好地了解高校檔案館的服務模式提供更好的平臺。并且要如期更新網(wǎng)頁上的內(nèi)容，充實檔案內(nèi)容，健全檔案類型，不斷豐富完善檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，提供更廣范圍的檢索內(nèi)容，同時注重增加檢索方式的多樣化和現(xiàn)代化，使用戶能更快速便捷地查找到所需檔案信息資源。

（四）開展個性化特色服務。個性化信息服務是指能夠滿足用戶的個體信息需求的一種服務，即用戶可以按照自己的目的和需求，在某一特定的網(wǎng)上功能和服務方式中，自己設定網(wǎng)上信息的來源方式、表現(xiàn)形式、特定網(wǎng)上功能及其他的網(wǎng)上服務方式等或通過對用戶個性、使用習慣的分析而主動地向用戶提供其可能需要的信息服務。

高校檔案館可以利用自身館藏的優(yōu)勢充分開發(fā)利用所需檔案資料為廣大師生提供特色服務,通過分析調(diào)研不同用戶群體的對檔案資源的不同需求，按用戶接收信息的匹配法則，根據(jù)需求分層次、分階段地整理、加工、編寫系統(tǒng)的檔案材料，向用戶提供有效的信息服務。如利用館藏的原始檔案信息，每年編寫學校年鑒，為本校管理者、師生提供參考作用；利用館藏的科研檔案，將學校各個部門、各個專業(yè)的教師科研成果匯編成系統(tǒng)的編研成果，為教師、學生和研究人員提供查考作用；利用館藏的校史檔案、歷史名人手稿、筆記材料等編寫校史宣傳資料，為學校建設愛國主義和素質(zhì)教育基地做好準備工作，也在不同程度上對學校進行了宣傳。同時，高校檔案館還可以跟學校及社會其他機構(gòu)部門合作，開展一系列主題活動，充分開發(fā)利用檔案資源。

四、結(jié)語

實現(xiàn)檔案資源的充分利用是檔案工作永恒的主題，依靠高等院校強大的技術(shù)支持，以高校數(shù)字化檔案館建設為依托，通過高校檔案管理工作者的不懈努力，采用“人文”的服務新理念與多樣化的服務模式，利用豐富的高校檔案信息資源，開展面向用戶需求和個性化的網(wǎng)絡服務，相信檔案資源的利用工作必將取得新的突破，進而為高等教育的發(fā)展貢獻力量，從而提高檔案部門的社會地位。

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