淺談高校檔案資源的開發(fā)和利用

文/四川醫(yī)科大學(xué)檔案館 陳敏

淺談高校檔案資源的開發(fā)和利用

文/四川醫(yī)科大學(xué)檔案館 陳敏

本文針對目前高校檔案資源的開發(fā)和利用存在的問題進(jìn)行討論，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的改進(jìn)對策。

高校檔案資源；重要意義；開發(fā)；利用；對策

新形勢下，伴隨著社會的迅速發(fā)展，檔案資源在各個行業(yè)之中的利用價值不斷得到提升，高等教育領(lǐng)域也不例外，高校在長期辦學(xué)實踐中形成了大量的檔案資源，不僅僅是高校日常管理工作的真實記錄，而且具有十分重要的開發(fā)利用價值，只有對其進(jìn)行科學(xué)合理地開發(fā)，才可以充分發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用，從而為高校發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)和可靠的參考。伴隨著高等教育改革的深入發(fā)展和辦學(xué)水平的不斷提高，高校檔案資源載體和內(nèi)容越來越豐富導(dǎo)致開發(fā)和管理難度不斷增加。為此，本文將針對目前高校檔案資源的開發(fā)和利用存在的問題進(jìn)行討論，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的改進(jìn)對策。

一、高校檔案資源的內(nèi)涵解讀

高校檔案資源主要指得是高等教育機構(gòu)在長期的辦學(xué)實踐中產(chǎn)生和積累的具有一定使用價值和參考價值、并且經(jīng)過立卷歸檔集中進(jìn)行儲存和管理的各種形式的文件材料，是學(xué)校在不同歷史發(fā)展時期教學(xué)科研以及日常管理的真實體現(xiàn)，也是學(xué)校長期發(fā)展的重要的客觀依據(jù)。高校檔案資源不僅是學(xué)校寶貴的精神財富，而且具有文化教育功能，對高等教育事業(yè)以及學(xué)校本身的可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用。

新形勢下高校檔案資源的開發(fā)利用就是檔案管理部門根據(jù)現(xiàn)實需求，通過相關(guān)技術(shù)手段對檔案自身所屬的內(nèi)涵進(jìn)行科學(xué)研究，探索并總結(jié)檔案反映的內(nèi)在相關(guān)科學(xué)規(guī)律，并且對相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而為學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃提供科學(xué)的參考意見。

二、開發(fā)和利用高校檔案資源的重要意義

(一)有利于發(fā)揮高校檔案的自身功能。在社會改革不斷深入發(fā)展和高校之間競爭日益激烈的現(xiàn)實情況下，作為高校日常管理工作重要組成部分的檔案管理工作也必須主動打破傳統(tǒng)管理理念，緊跟社會發(fā)展潮流，以只爭朝夕的精神和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對高校檔案資源進(jìn)行深度地開發(fā)和利用，從而更好地發(fā)揮其自身應(yīng)有的促進(jìn)作用。

(二)有利于提高學(xué)校決策科學(xué)化水平。高校檔案館（室）在長期發(fā)展中形成和積累了大量的關(guān)于學(xué)校建設(shè)發(fā)展、科學(xué)研究、教育改革以及發(fā)展規(guī)劃等方面的檔案資料，尤其是一些經(jīng)過系統(tǒng)科學(xué)整理而形成的重要資料和數(shù)據(jù)，更是可以作為高校制定科學(xué)決策和發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)和借鑒。因此，相關(guān)高校的檔案管理機構(gòu)必須從學(xué)校改革發(fā)展的實際情況出發(fā)，從滿足學(xué)?？茖W(xué)管理和科學(xué)決策的需要出發(fā)，加強高校檔案資源的開發(fā)和利用，從而有利于提高學(xué)校決策的科學(xué)化水平。

(三)有利于實現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。應(yīng)該說，高校檔案工作作為高校工作的一項基本建設(shè)，其是一項打基礎(chǔ)利長遠(yuǎn)的工作，高校加強檔案管理工作是“功在當(dāng)代、利在千秋”。而且，一所高校的檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，往往在一定程度上體現(xiàn)著自身的科學(xué)管理水平和未來發(fā)展?jié)摿?。高校檔案信息資源客觀真實地記錄了學(xué)校發(fā)展的整個過程，而在現(xiàn)實中，高校改革發(fā)展中必須以科學(xué)決策和管理為前提，而這必然要求有管理規(guī)范、服務(wù)高效的檔案管理作為支撐。因此，切實抓好和加強高校檔案資源的開發(fā)和利用，可以為學(xué)校決策提供更多有價值的信息，從而有利于實現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

三、新時期高校檔案資源開發(fā)利用的有效對策

(一)提高對高校檔案資源開發(fā)利用的認(rèn)識。伴隨著高校改革的深入發(fā)展和知識更新的不斷加快，高校日常工作對檔案信息的依靠和利用需求不斷提高，這都要求我們必須改變傳統(tǒng)檔案管理觀念，提高對高校檔案資源開發(fā)利用的認(rèn)識。首先，高校師生必須正確認(rèn)識新形勢下開發(fā)和利用高校檔案資源對學(xué)校發(fā)展的重要作用，樹立起現(xiàn)代檔案管理觀念，并將其真正作為高校日常工作的重要部分和戰(zhàn)略發(fā)展資源。其次，應(yīng)該加強檔案管理工作的獎懲激勵措施。高校應(yīng)將學(xué)校檔案管理工作納入到學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)之中，明確相關(guān)工作人員的工作職責(zé)并且定期對其進(jìn)行考核，從而充分調(diào)動高校檔案工作管理人員的工作積極性。

(二)建立建全高校檔案開發(fā)利用管理機制。檔案作為學(xué)校的重要財富，只有建立建全高校檔案開發(fā)利用管理機制，才可以確保高校檔案資源的真實性和完整性。首先，高校檔案管理部門必須堅持集中統(tǒng)一的管理原則，對那些具有一定保存價值的原始檔案資源應(yīng)該由專門單位對其進(jìn)行集中收集和統(tǒng)一管理。其次，應(yīng)建立建全相關(guān)規(guī)章制度。

應(yīng)該說，完善的管理規(guī)章制度是做好高校檔案管理工作的重要基礎(chǔ)和前提保證，因此新形勢下要做好高校檔案管理開發(fā)利用工作就應(yīng)該構(gòu)建一套科學(xué)合理且具有較強操作性的檔案規(guī)章管理制度，并且在日常管理工作中克服隨意性，堅持按相關(guān)規(guī)章制度辦事，才可以將服務(wù)落實到實處。最后，必須將高校檔案開發(fā)利用工作主動納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中去，從而使其免受因工作人員調(diào)整而受到的影響。

(三)重視并加強高校檔案管理人才隊伍建設(shè)。信息化時代背景下開發(fā)和利用，需要一大批掌握先進(jìn)檔案管理技術(shù)和管理理念的優(yōu)秀人才，因此，重視并加強高校檔案管理人才隊伍建設(shè)，是開展高校檔案開發(fā)和利用工作的重要保證。首先，必須加強高校檔案管理工作人員的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，有效提高高校檔案管理工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，并使之高效地服務(wù)于檔案資源開發(fā)利用工作。其次，相關(guān)單位應(yīng)制定合理的人才政策，加大優(yōu)秀人才引進(jìn)力度，使越來越多的檔案人才補充到高校檔案管理隊伍中來，從而提高高校檔案管理人才隊伍整體水平。最后，應(yīng)重視并加強高校檔案管理隊伍的穩(wěn)定工作，改革用人機制，完善競爭機制，給每一位檔案人員以平等競爭和自我價值實現(xiàn)的公平環(huán)境 。

(四)加強不同機構(gòu)橫向交流和縱向協(xié)作。面對名種新變化和新要求，高校檔案管理單位必須及時更新觀念，應(yīng)加強不同機構(gòu)橫向交流和縱向協(xié)作。一方面，加強同學(xué)校內(nèi)部不同機構(gòu)之間的聯(lián)系和溝通，充分發(fā)揮高校檔案資源在對于學(xué)校教學(xué)科研日常管理工作中的促進(jìn)作用。另一方面，由于每一個高校在檔案管理工作方面都有自身的特色和亮點，各個高校檔案部門之間應(yīng)加強交流與合作，相互吸取工作經(jīng)驗從而取長補短以彌補自身的不足，不斷提高本單位的檔案管理工作水平，共同實現(xiàn)高校檔案資源為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)。

(五)應(yīng)做好高校檔案資源的宣傳和服務(wù)。新形勢下開發(fā)和利用高校檔案資源根本目的在于更好地為高校師生和相關(guān)社會人員服務(wù)，因此做好高校檔案資源的宣傳和服務(wù)是高校檔案資源開發(fā)過程中的一項非常重要的工作。如果高校檔案資源的利用價值沒有充分發(fā)揮出來的話，即使檔案資源開發(fā)水平再高，也難以體現(xiàn)出其應(yīng)有的價值作用，這也是高校檔案工作者所不愿看到的情況。一方面，高校檔案館(室)必須加大人力物力財力投入，優(yōu)化檔案服務(wù)條件，提高檔案公共服務(wù)的水平，從而擴大高校檔案館的影響力和吸引力。另一方面，應(yīng)開展多渠道、多形式的宣傳活動?？梢酝ㄟ^舉辦系列檔案展覽、陳列、講座，向高校師生宣傳檔案工作, 讓更多的人深入了解檔案、重視檔案工作, 進(jìn)而提高全社會的檔案意識。

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