以督辦工作為抓手 提升高校管理執(zhí)行力

文/中國石油大學(xué)（北京）黨政辦公室 陳崇河 許博

以督辦工作為抓手 提升高校管理執(zhí)行力

文/中國石油大學(xué)（北京）黨政辦公室 陳崇河 許博

管理執(zhí)行力對于學(xué)校落實辦學(xué)目標(biāo)至關(guān)重要，以督辦工作為抓手，全面提升高校管理水平和管理質(zhì)量是辦公室工作的重要職能。本文指出了新時期加強督辦工作的重要意義，分析了開展督辦工作易產(chǎn)生的誤區(qū)，闡述了高校加強督辦工作的一些途徑。

高校；管理執(zhí)行力；督辦；決策

管理執(zhí)行力的高低，直接反映出高校的管理水平、服務(wù)水準(zhǔn)，集中體現(xiàn)了一所高校的內(nèi)在涵養(yǎng)和對外形象。作為學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，以督辦工作為抓手，全面提升高校管理水平和管理質(zhì)量已經(jīng)成為辦公室工作的重要職能。

一、新時期加強督辦工作的重要意義

隨著高等教育規(guī)模日益擴大，高校管理部門成為集綜合服務(wù)、管理協(xié)調(diào)于一體的機構(gòu)，綜合性強、節(jié)奏快、事務(wù)繁雜，因此，管理部門的高執(zhí)行力成為保障學(xué)校建立和保持競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵所在。管理學(xué)認(rèn)為，事業(yè)的成功三分靠戰(zhàn)略部署，七分靠貫徹執(zhí)行。

執(zhí)行力顯現(xiàn)著一個團(tuán)隊從決策形成到任務(wù)完成的速度及質(zhì)量，展現(xiàn)出管理團(tuán)隊的戰(zhàn)斗力、競爭力和凝聚力。對于執(zhí)行力差的團(tuán)隊而言，再好的決策也會成為水月鏡花。

當(dāng)前，深化高等教育綜合改革已經(jīng)進(jìn)入深水區(qū)，且對高校提升辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益提出了更高、更明確的要求。切實提升管理的執(zhí)行力，充分發(fā)揮執(zhí)行力的效能，才能有效提高管理水平。

可以說，高校管理執(zhí)行力已成為高校的核心競爭力，其核心作用就是要實現(xiàn)學(xué)校的長遠(yuǎn)目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃。 督辦工作是通過對學(xué)校重大事項、重要工作及重要文件強化過程監(jiān)控、反饋辦理結(jié)果，以提高辦事效率和改進(jìn)工作作風(fēng)，保障各部門提升管理執(zhí)行力的重要手段。

對于高校而言，進(jìn)一步加強督辦工作，還因為管理執(zhí)行力還存在諸多問題，不利于高等教育的可持續(xù)發(fā)展。如：黨委常委會、校長辦公會議定事項有結(jié)論，卻無牽頭部門去落實；工作要點文件過于宏觀，往往導(dǎo)致有計劃無進(jìn)展；個別工作部門間互相推諉扯皮，執(zhí)行速度緩慢；執(zhí)行工作時理解度不夠?qū)е聢?zhí)行力度欠缺；文件下發(fā)后，傳達(dá)解釋機制不暢通，政策沒有貫徹執(zhí)行好；對于執(zhí)行效能缺乏相應(yīng)的懲處機制和激勵機制等等。針對以上問題，辦公室很有必要對高校管理執(zhí)行力情況進(jìn)行過程監(jiān)管、結(jié)果反饋，找到解決執(zhí)行力問題的癥結(jié)所在，為高等教育綜合改革的順利推進(jìn)及學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

二、督辦工作的三個誤區(qū)

（一）觀念誤區(qū)。首先，校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到督辦工作的重要性，對維護(hù)決策權(quán)威性率先垂范，對需要督辦的重要事項做到主動批示、敢于問責(zé)；要清晰傳達(dá)決策意圖和決策精神，便于辦公室人員抓住關(guān)鍵。其次，辦公室督辦工作人員要擺正位置。督辦工作本身具有政策性、權(quán)威性，按照會議決議或者領(lǐng)導(dǎo)批示開展工作，這是崗位職責(zé)所在，不是拿著“尚方寶劍”的“欽差大臣”，因此督辦工作人員一定要以服務(wù)大局、溝通單位與領(lǐng)導(dǎo)為出發(fā)點，特別是對于承辦單位遇到的困難要及時向上反饋信息，幫助協(xié)調(diào)辦理，促進(jìn)事項保質(zhì)保量完成。再次，承辦單位也要轉(zhuǎn)變觀念，不能將督辦工作視作辦公室在“找茬”，在“揭短”，在做好自身工作的同時，要將積極配合督辦、反饋辦理結(jié)果看作是為自身工作擴大影響力和受眾面的行為，當(dāng)作溝通協(xié)調(diào)工作的重要渠道。

（二）決策信息要素不全。督辦工作決不是從要抓落實的時候開始，事實上，信息要素完成的決策信息是開展督辦工作的先決條件。現(xiàn)實中遇到的決策信息要素不全主要體現(xiàn)在：

一是缺少牽頭部門。牽涉多個部門共同完成的工作在決策時就應(yīng)該明確一個部門作為牽頭部門，如果此信息不全，督辦工作人員也不能向多部門同時發(fā)出督辦通知單，否則經(jīng)過多頭報送的信息容易彼此矛盾，從而難以抓住重點，而應(yīng)該請示領(lǐng)導(dǎo)明確牽頭部門后再督辦。

二是缺少成文的會議紀(jì)要。重要會議上議定的事項不可或缺會議紀(jì)要，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會議紀(jì)要作為督辦依據(jù)，否則容易造成理解偏差，影響督辦效果。

三是缺少任務(wù)完成期限。形成的決策信息常會有“盡快完成”“立即整改”“著手準(zhǔn)備”等字眼，不利于把握督辦工作開展的時間節(jié)點，此類情況一定要結(jié)合現(xiàn)實考慮，以確切的日期來明確完成時限，杜絕界限模糊的情況。

（三）督辦形式單一。當(dāng)前，督辦工作主要還是依靠發(fā)放“督辦工作通知單”的形式開展，周期較長，且不能直觀反映事態(tài)發(fā)展的來龍去脈，不利于迅速查找問題癥結(jié)。單一的督辦工作方式與整個社會信息化浪潮的背景不相協(xié)調(diào)?？梢越梃b已經(jīng)在大型公司中被廣泛運用的網(wǎng)絡(luò)督辦管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)設(shè)置實現(xiàn)決策決議、重點工作、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作要點、任務(wù)、公文及其他督辦事項的分解下達(dá)、協(xié)作溝通、執(zhí)行反饋、督辦跟蹤、辦結(jié)確認(rèn)等督辦業(yè)務(wù)周期閉環(huán)管理，全程記錄過程，不斷提升督辦業(yè)務(wù)效能。

三、加強高校督辦工作的途徑

（一）建立健全督辦工作機制。督辦工作過程復(fù)雜、牽涉面廣，必須要有完備的工作制度規(guī)范督辦行為。

一是明確職責(zé)、完善程序。我校在2012年發(fā)布《中國石油大學(xué)（北京）督辦實施工作辦法》。以文件的形式對督辦工作的開展進(jìn)行了全面規(guī)范。明確了黨委辦公室、校長辦公室是負(fù)責(zé)學(xué)校督辦工作的職能部門，督辦工作主要內(nèi)容是重要文件、重點工作、重要批示及重要會議決議；督辦工作的程序按立項、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔六個環(huán)節(jié)進(jìn)行，形成程序閉環(huán)；設(shè)置督辦工作審批單，在審批單上明確時間節(jié)點和辦理要求；編制了督辦工作流程圖，使各個督辦事項有章可循。

二是把握重點，源頭督辦。我校的年度工作要點出臺，先由各個部門提交年度計劃，經(jīng)黨委常委會討論審議后以文件形式下發(fā)，并附各部門任務(wù)分解表，年初還要召開二級干部會布置學(xué)校重點工作；工作要點經(jīng)過由下而上、再由上而下的總結(jié)、分析，執(zhí)行時明確牽頭部門及任務(wù)完成時限；我校黨委常委會、校長辦公會定期每次會后都編發(fā)會議紀(jì)要，督辦工作人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的紀(jì)要定期梳理各項議定事項的任務(wù)完成情況，編發(fā)《督辦工作簡報》，在一定范圍內(nèi)公開，起到了良好的督促作用。

三是注重溝通、加強協(xié)調(diào)。辦公室要做到與各任務(wù)承辦單位進(jìn)行經(jīng)常性溝通，事前有提醒，將清晰的決策內(nèi)容告知承辦單位；事中有溝通，及時掌握各項工作進(jìn)度；事后有檢查，促進(jìn)工作任務(wù)保質(zhì)保量完成。切忌以偏概全、蓋棺定論。

（二）構(gòu)建完善的督辦工作隊伍。高校督辦工作涉及學(xué)校各部門及各層面的領(lǐng)導(dǎo)干部，工作內(nèi)容涉及學(xué)校辦學(xué)事業(yè)的各個方面，從宏觀政策到微觀落實，任務(wù)貫穿于決策、落實、反饋、歸檔的全過程，僅靠辦公室個別工作人員的力量是不夠的，要從上而下建立起一支包含各個單位、各個層面的督辦工作隊伍。就我校而言，學(xué)校辦公室主任是督辦工作管理責(zé)任人；各承辦單位主要領(lǐng)導(dǎo)為督辦事項具體落實第一責(zé)任人。學(xué)校各主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作分工督促承辦單位落實。校領(lǐng)導(dǎo)積極參與督辦工作，為督辦工作的順利開展創(chuàng)造了有利條件。校領(lǐng)導(dǎo)中，有的就年度工作要點落實情況召開專門督辦協(xié)調(diào)會，逐項聽取落實要點的情況匯報；有的對專項工作主動作出批示，要求反饋辦理結(jié)果；各類文件批示規(guī)范，明確了牽頭部門和完成日期。學(xué)校除了設(shè)立專門的督辦機構(gòu)外，校屬各部門、單位的負(fù)責(zé)人均為督辦工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)各類決策在本單位內(nèi)部貫徹落實。學(xué)院（部）辦公室主任要兼任本單位督辦工作聯(lián)系人員，負(fù)責(zé)辦理結(jié)果反饋 ,形成上下協(xié)調(diào)、左右聯(lián)系的督辦工作隊伍體系。對列入督辦的事項，做到事事有結(jié)果, 件件有回音 。

（三）強化督辦結(jié)果的運用。督辦要實現(xiàn)良好的效果，達(dá)到“言必信、行必果”，進(jìn)一步形成全校教職員工齊心協(xié)力貫徹落實學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)的氛圍，就必須有配套的獎懲制度。將各單位按決策要求完成任務(wù)的情況與單位業(yè)績考核、領(lǐng)導(dǎo)干部述職結(jié)合起來，對于承辦單位對所本職或牽頭、協(xié)辦的工作拒不執(zhí)行、打折扣執(zhí)行、執(zhí)行不力而給學(xué)校造成損失或不良影響的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任；對于承擔(dān)了大量重要工作、且保質(zhì)保量完成目標(biāo)任務(wù)的，在干部考核或干部提拔任命中應(yīng)給予業(yè)績考量。

此外，辦公室還要做到加強調(diào)研，通過綜合督辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題，有選擇地深入開展調(diào)研國內(nèi)外高?；蛲惛咝５淖龇?，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實準(zhǔn)確、有價值的信息，真正發(fā)揮辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手的作用。

我校黨政辦公室以不定期編發(fā)《校領(lǐng)導(dǎo)參閱》的形式開展此類工作，通過對某一方面問題的橫向?qū)Ρ?、縱向?qū)Ρ龋欣谡业礁倪M(jìn)相關(guān)工作的方式方法。

[1] 許博，陳崇河. 高校管理執(zhí)行力提升策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（20）.

[2]周梅芳.淺談影響高校行政管理執(zhí)行力的因素與對策[J].教育教學(xué)論壇，2013（5）：29.