探討信息時代高校辦公室管理工作

文/南京農(nóng)業(yè)大學(xué) 吳玥

探討信息時代高校辦公室管理工作

文/南京農(nóng)業(yè)大學(xué) 吳玥

在當(dāng)前新的發(fā)展形勢下，信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用，對于高校辦公室管理工作提出了更高的要求，需要得到相關(guān)管理人員的重視。本文對當(dāng)前高校辦公室管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了提高辦公室管理水平的有效措施。

信息時代；高校；辦公室管理

最近幾年，伴隨著高等教育的迅速發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，面臨著新的發(fā)展形勢。而高校辦公室作為其自身對內(nèi)對外交流的重要平臺，在學(xué)校管理中發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要作用，因此，做好高校辦公室管理工作，適應(yīng)信息時代的要求，對于高校的穩(wěn)定發(fā)展而言是非常重要的。

一、高校辦公室管理工作中存在的問題

（一）服務(wù)意識缺乏?，F(xiàn)階段，許多高校辦公室管理人員對于自身的工作缺乏足夠的認(rèn)識，管理觀念滯后，服務(wù)意識欠缺，工作的積極性不高，加上辦公室管理工作的繁瑣性，使得工作人員缺乏對于工作的熱情，不求上進(jìn)，影響了辦公室管理的效果。

（二）綜合素質(zhì)偏低。從目前的發(fā)展情況看，許多高校辦公室工作人員忙于對日常工作的處理，沒有足夠的時間去對專業(yè)管理知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，而且許多辦公室工作人員都是由學(xué)生擔(dān)任的，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，綜合素質(zhì)偏低，影響了辦公室工作效率的提高。

（三）管理制度陳舊。高校辦公室管理制度普遍存在著一些缺陷和漏洞，缺乏可行性與合理性，與實際工作需求存在脫節(jié)的情況，無法滿足信息時代高校辦公室管理的實際需求。同時，在制度上缺乏對于工作人員的約束和激勵性措施，存在著權(quán)責(zé)不清、獎懲不明的問題，使得工作人員往往是被動地接受上級領(lǐng)導(dǎo)的安排，無法形成切實可行的工作機(jī)制。

二、高校辦公室管理工作的有效措施

（一）樹立正確觀念。在當(dāng)前新的發(fā)展形勢下，高校辦公室管理人員應(yīng)該從實際出發(fā)，樹立起與時俱進(jìn)的管理理念，認(rèn)識到辦公室管理工作與高校發(fā)展的相互管理，在管理中不斷強化自身的服務(wù)意識。一方面，辦公室管理人員應(yīng)該加強自我素質(zhì)的提升，主動去學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理方法，立足高校發(fā)展的實際需求，確保管理方法的合理性和可行性；另一方面，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，在辦公室管理工作中應(yīng)該做到積極主動，熱情周到。同時，應(yīng)該進(jìn)一步強化服務(wù)意識，針對學(xué)生、教師以及教學(xué)活動等提供相應(yīng)的服務(wù)，充分了解教師與學(xué)生的各種需求，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提高。

（二）提高人員素質(zhì)。辦公室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著管理工作的效率，因此，高校必須重視起來，加快辦公室管理隊伍的建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)能力。在思想層面上，應(yīng)該引導(dǎo)辦公室管理人員樹立起堅定的政治信念，提高道德修養(yǎng)，在辦公室管理中以高度的政治責(zé)任感和使命感為依托，確保各項工作的順利開展；在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，應(yīng)該強化對于辦公室管理人員的選拔工作，通過相應(yīng)的教育和培訓(xùn)，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)水平，結(jié)合實踐管理，使得其能夠快速積累豐富的管理經(jīng)驗，將理論知識與實際操作相互融合，提高業(yè)務(wù)處理效率；在職業(yè)道德方面，應(yīng)該確保辦公室管理人員具備良好的職業(yè)道德，在工作中恪盡職守，為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。應(yīng)該將工作與生活區(qū)分開來，對于工作中遇到的問題，采取切實有效的措施進(jìn)行解決，以職業(yè)道德對自身的行為進(jìn)行約束，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提高。

（三）完善管理制度。一個相對健全完善的管理制度，是提高辦公室管理服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范辦公室管理行為的重要基礎(chǔ)，在信息時代，高校辦公室管理工作要想適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，就必須對管理制度進(jìn)行完善。在當(dāng)前的時代背景下，高校辦公室管理中許多陳舊的規(guī)章制度已經(jīng)逐漸無法適應(yīng)管理的實際需求，對此，應(yīng)該及時進(jìn)行刪除和更改，提升制度的實效性和可靠性。對于制度中存在的缺陷和漏洞，可以通過修訂或者重新制定的方式進(jìn)行完善，確保管理制度能夠覆蓋辦公室管理工作的所有內(nèi)容和環(huán)節(jié)，為辦公室管理人員各項工作的順利開展提供良好的支持和保障。

（四）創(chuàng)新管理方法。信息時代，各種新的理論知識不斷涌現(xiàn)，推動了信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，也給管理科學(xué)和管理技術(shù)帶來新的變革。面對信息時代信息量巨大、內(nèi)容繁雜、傳播速度快的特點，辦公室管理人員應(yīng)該及時更新觀念，轉(zhuǎn)變認(rèn)識，注重對自身專業(yè)能力和創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。應(yīng)該加強調(diào)查和研究工作，從學(xué)校發(fā)展的實際出發(fā)，盡可能地多思考，對管理工作的規(guī)律和經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)。對于新形勢下出現(xiàn)的新問題，應(yīng)該做出準(zhǔn)確可靠的判斷，增強管理工作的預(yù)見性、實效性和能動性。一方面，應(yīng)該加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，促進(jìn)工作質(zhì)量和工作效率的提高；另一方面，應(yīng)該加強信息化技術(shù)的應(yīng)用，建立良好的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)事務(wù)處理的信息化以及指揮調(diào)控的現(xiàn)代化，推動辦公室管理的自動化與智能化。

三、 結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前的信息時代，高校面臨著全新的發(fā)展形勢，其辦公室管理工作也出現(xiàn)了許多新的問題。為了適應(yīng)日趨嚴(yán)峻的競爭，高校應(yīng)該高度重視辦公室管理工作，加快管理人員隊伍建設(shè)，引導(dǎo)管理人員解放思想，更新觀念，大膽創(chuàng)新，強化辦公室的服務(wù)功能，逐步推動辦公室管理工作的現(xiàn)代化和信息化。

[1]楊明.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].中國管理信息化,2014,17(4):136-137.

[2]劉賢桂.新形勢下高校辦公室管理工作改革的探討[J].文史博覽(理論),2008(1):76-77.