論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

劉淑杰

摘 要：檔案作為一種文化，在社會(huì)的發(fā)展中是十分重要的，如果沒有檔案，那么國家的發(fā)展就會(huì)受到限制，也無法讓人們了解人類發(fā)展的歷史，這對國家的建設(shè)有著不力的影響。在事業(yè)單位的發(fā)展中也不例外，事業(yè)單位的檔案管理也是非常重要的，現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位的發(fā)展中重要的組成部分，要將現(xiàn)代化的元素應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理低效率的情況，讓現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展添磚加瓦。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，事業(yè)單位的建設(shè)也在不斷的進(jìn)步，事業(yè)單位在認(rèn)識管理方面有著很大的提高，尤其是在檔案管理這一方面，檔案管理已經(jīng)不在是傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理方式，打破了傳統(tǒng)，將信息技術(shù)應(yīng)用到了事業(yè)單位檔案管理中，在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用電腦進(jìn)行文件的傳輸，進(jìn)行無紙化的辦公，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將圖像文字在計(jì)算機(jī)行顯現(xiàn)出來，這樣加快了事業(yè)單位檔案管理的腳步，讓事業(yè)單位的發(fā)展向前邁進(jìn)了一大步。

1 在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化方式的意義

檔案管理中使用現(xiàn)代化方式是檔案管理發(fā)展中邁出了一大步，這是由于，我國事業(yè)單位檔案管理使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，這樣嚴(yán)重的阻礙了檔案管理發(fā)展的腳步，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足人民的基本需要，現(xiàn)在的檔案內(nèi)容更加多變和復(fù)雜，如果不對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行變革，那么事業(yè)單位檔案的發(fā)展就會(huì)停滯不前，對事業(yè)單位的未來的發(fā)展也是極其不利的，這樣就導(dǎo)致了事業(yè)單位需要引進(jìn)現(xiàn)代化的管理方式，尤其是在管理設(shè)備上，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備，是無法進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理的。傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備沒有響應(yīng)的硬件設(shè)備作為檔案管理的支撐，也沒有檔案管理軟件作為事業(yè)單位檔案管理的軟設(shè)備，因此，需要對傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行變革，取其精華去其糟粕，將現(xiàn)代化方式引入到檔案管理中，這樣就可以加快事業(yè)單位檔案管理的腳步。

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員的不斷的增加，有很多的資料需要檔案管理人員整理，如果使用了現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案的管理，那么在檔案管理的過程中，就不會(huì)出現(xiàn)缺頁漏液的現(xiàn)象，加快了工作的效率，讓管理工作變得井井有條，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以利用計(jì)算機(jī)對事業(yè)檔案進(jìn)行真理，在很大的程度上可以增加工作的效率，讓檔案管理部門增加了工作的效率，在這樣的環(huán)境下，就可以促進(jìn)檔案工作的順利開展。實(shí)用現(xiàn)代化方式，可以加快信息的傳遞，讓相關(guān)的檔案信息可以及時(shí)的傳遞到各個(gè)部門，為事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2 現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

2.1 可以在檔案的檢索和目錄的管理中使用

檔案的檢索和目錄的管理這兩個(gè)方面在事業(yè)單位檔案管理中是十分重要的，是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，在檢索和目錄管理中，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對相關(guān)的目錄進(jìn)行系統(tǒng)的生成，不在使用手寫的方式。檔案管理在使用的過程中，要使用專門的軟件進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，事業(yè)單位的檔案管理需要通過標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄，僅僅需要將相關(guān)的信息記錄到檔案管理中，計(jì)算機(jī)就可以自動(dòng)的進(jìn)行識別，輸入之后就可以進(jìn)行顯示。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以最大限度的提高使用的效率，在信息的檢索方面也是十分有利的，幾秒鐘就可以將需要的檔案信息檢索出來，這樣就減少了事業(yè)單位檔案管理的工作，縮短了時(shí)間，利用現(xiàn)代化方式，可以充分的發(fā)揮事業(yè)單位工作人員的效率，可以使用自己的方式進(jìn)行專題的研究，增加檔案管理的深度和廣度，對檔案管理工作是十分有利的。

2.2 在庫房管理中使用計(jì)算機(jī)

造庫房管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣就可以將庫房的管理高效化，進(jìn)行系統(tǒng)的采集和整理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位工作人員也需要摸索出防護(hù)一套屬于自身發(fā)展的新的檔案管理方式，對庫房管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，讓先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫房檔案管理中被廣泛的應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)的理念，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)可以更好的應(yīng)用到庫房管理中。采用計(jì)算機(jī)能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控等功效，能夠?qū)照{(diào)設(shè)備、干燥、加濕等予以控制，從而控制庫房濕度、溫度、防盜報(bào)警以及火警報(bào)災(zāi)等，這些智能化的技術(shù)，是對檔案庫房進(jìn)行管理的現(xiàn)代化手段的體現(xiàn)。

2.3 輔助檔案業(yè)務(wù)工作

檔案業(yè)務(wù)工作包括對檔案進(jìn)行收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)分析、銷毀等環(huán)節(jié)。在檔案業(yè)務(wù)整個(gè)流程中，除了管理事務(wù)比較繁重之外，還會(huì)產(chǎn)生很多檔案信息，此時(shí)，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當(dāng)前，應(yīng)用的比較廣泛的是采用檔案管理相應(yīng)的軟件對檔案借閱以及歸還進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，使檔案工作者能夠及時(shí)對檔案存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)信息進(jìn)行把握。

2.4 建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今時(shí)代是計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用普及的時(shí)代，計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用必然促使很多傳統(tǒng)方式的變革。檔案管理也不例外，檔案管理只有突破傳統(tǒng)，與時(shí)俱進(jìn)，才能夠滿足人們想需求。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，建立自己區(qū)域的局域網(wǎng)，以及檔案管理相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅有利于對資源及時(shí)共享，對計(jì)算機(jī)軟、硬件進(jìn)行共享，還能夠讓檔案室和相關(guān)科室之間搭建一座信息方面的橋梁，逐漸讓檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。及時(shí)對網(wǎng)絡(luò)檔案實(shí)時(shí)的信息活動(dòng)予以管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最優(yōu)配置。

3 檔案管理中現(xiàn)代化方式中應(yīng)該注意的事項(xiàng)

雖然利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理能夠在很大程度上節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率以及準(zhǔn)確率，但是同時(shí)，計(jì)算機(jī)管理中也存在著以下問題：首先，文檔分離問題。在我國，文檔工作在其通過文檔口時(shí)，將文件的前面兩個(gè)階段視作文件，而只將后面兩個(gè)階段視作檔案，而且管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這樣使文檔運(yùn)動(dòng)各個(gè)階段相互獨(dú)立，致使文檔分離。其次，網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級，對檔案信息實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)，其可靠性以及安全性問題越來越受到關(guān)注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，如果只對電子文檔相應(yīng)的邏輯歸檔進(jìn)行了設(shè)計(jì)，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)一旦遭到破壞，檔案也會(huì)消失，設(shè)備利用率較低，復(fù)合型人才較為缺乏。檔案室對計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，功能單一，大部分僅僅用于文件打字或者檔案著錄，對財(cái)力、物力和人力無疑是一種浪費(fèi)。為此，應(yīng)當(dāng)對文檔進(jìn)行一體化，切實(shí)解決文檔分離方面的問題。

4 結(jié)論

加大研究力度，對檔案信息在上網(wǎng)之前進(jìn)行加密控制，對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行及時(shí)測評等，開發(fā)有力的安全軟件等，保證檔案資料安全。對檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)知識的培訓(xùn)，引進(jìn)復(fù)合型人才，提高工作效率，更好的駕馭現(xiàn)代化方式中的檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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