論信息時代學(xué)校檔案管理工作

孫玲玲（煙臺信息工程學(xué)校，山東萊州 261400）

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論信息時代學(xué)校檔案管理工作

孫玲玲
（煙臺信息工程學(xué)校，山東萊州 261400）

【摘要】隨著我國科技技術(shù)不斷的深入發(fā)展，我國進(jìn)入了知識信息的新時代。國家重視中職學(xué)校的發(fā)展，而學(xué)校的檔案管理工作是我國中職學(xué)校一個重要的工作內(nèi)容。是評估中職學(xué)校管理水平的一項內(nèi)容。重視中職學(xué)校檔案管理工作，信息時代飛速發(fā)展，檔案管理工作也順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，重視中職學(xué)校檔案管理工作，能夠更好的適應(yīng)新形勢發(fā)展需求與國際接軌的需求。能夠使我國躋身國際先進(jìn)教育水平。

【關(guān)鍵詞】信息時代 中職學(xué)校 檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用的，帶動了整個社會信息化的全面發(fā)展。達(dá)到普遍認(rèn)同的是檔案信息資源具巨大的信息量，信息時代已經(jīng)到來。檔案管理工作在高科技高信息的帶動發(fā)展是任重道遠(yuǎn)的。信息化發(fā)展也為檔案管理工作提供了堅實的后盾。開發(fā)和利用檔案信息資源和提高職業(yè)學(xué)校檔案管理水平，在現(xiàn)階段新趨勢下是職業(yè)學(xué)校快速發(fā)展的需要，中職業(yè)技術(shù)教育的發(fā)展，為學(xué)校管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)、新機(jī)遇。各種檔案實行的高度信息化，資源信息共分享和自身資源信息化共同發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的信息化管理，中職檔案管理工作有了更加廣泛的發(fā)展前景。

1 信息時代中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)況

1.1 中職學(xué)校檔案管理的存在的弊端

目前，在傳統(tǒng)教育管理方式和教育思想的影響下，傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案管理的方法需要適應(yīng)發(fā)展而進(jìn)行改革、改進(jìn)與提高。多數(shù)中職學(xué)校檔案管理理念中，檔案管理就是放在檔案架子上看管保管，計算機(jī)信息化管理就是一個的輔助管理工具，對中職學(xué)校的檔案管理的一個補(bǔ)充，認(rèn)為它是微不足道 。這種想法是落后的思想，肯定與當(dāng)前的科學(xué)管理理念是相悖的，已經(jīng)無法達(dá)到新形勢下高速、高效、高質(zhì)量、高信息化、高科學(xué)的管理層次的需要， 無形中嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案管理工作開展；傳統(tǒng)的管理理念和實際的現(xiàn)代化工作是不符合信息化時代的發(fā)展特點(diǎn)，從而也影響中職學(xué)校檔案管理的發(fā)展，影響中職學(xué)校在新形勢下競爭力。

1.2 中職學(xué)校檔案管理的工作人員對信息化發(fā)展缺乏認(rèn)可度

中職學(xué)校檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握熟練程度決定了學(xué)校檔案管理的水平和工作效率。當(dāng)前檔案管理人員應(yīng)該對檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有深入的了解，利用信息化現(xiàn)代管理技術(shù)提高工作效果，熟練掌握信息的輸出、整合、查詢、審核、并用等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。這樣能夠發(fā)揮信息化的檔案管理的廣泛應(yīng)用。

2 信息化下中職學(xué)校檔案管理的重要作用

信息化下中職學(xué)校檔案管理是以信息為支撐的。 需要及時更新了檔案管理的新概念， 改變傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案管理的過程，信息化下中職檔案管理關(guān)注檔案管理在知識性、信息性、科學(xué)性、現(xiàn)代化性，價值性等多層次的發(fā)展。檔案管理人員在工作中時刻關(guān)注到信息化技術(shù)的發(fā)展變化，自如運(yùn)用到中職學(xué)校檔案管理實踐中。信息化的檔案管理培養(yǎng)在實踐工作中獨(dú)立思考的能力。職業(yè)學(xué)校檔案管理要求管理工作要求全體師生注重的是全面發(fā)展和綜合能力的提高。在檔案管理工作實踐過程中不斷提高計算機(jī)的信息化能力，形成科學(xué)發(fā)展觀。信息化檔案管理管理理念培養(yǎng)中職業(yè)學(xué)校檔案管理人員的創(chuàng)新意識。信息化檔案管理以學(xué)校信息資源管理為中心，檔案管理人員在運(yùn)用信息化技術(shù)時，作為新的實踐方式推廣應(yīng)用。

3 實施信息化中職學(xué)校檔案管理措施

3.1 轉(zhuǎn)變信息化下中職學(xué)校檔案管理理念

當(dāng)務(wù)之急要打破傳統(tǒng)的檔案管理的模式，檔案管理就是為看管而保管的、更新檔案保管陳舊的思想。學(xué)校也要順應(yīng)時代發(fā)展需要，根據(jù)學(xué)校當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，在現(xiàn)有檔案設(shè)施的基礎(chǔ)上，淘汰更新。檔案管理利用信息積極主動地為學(xué)校發(fā)展提供便利條件，高品質(zhì)的信息服務(wù)。管理檔案的工作人員樹立信息層次的目標(biāo)意識，開發(fā)檔案信息資源，增進(jìn)檔案的服務(wù)意識。

3.2 注重中職學(xué)校檔案信息化管理水平

信息化的檔案管理廣泛應(yīng)用，要求檔案管理人員能夠日新月異，改變檔案管理傳統(tǒng)思維模式，創(chuàng)建以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，符合檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。既要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還需要熟練掌握計算機(jī)技術(shù)，同時擁有檔案管理的知識和技術(shù)。有效與相關(guān)部門進(jìn)行交流，積極主動地保護(hù)好檔案。做好接收、移交等工作并妥善保管好。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化格局、數(shù)據(jù)化的時代。檔案工作者必須提高現(xiàn)代化管理理念，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理。熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)，推動中職學(xué)校的發(fā)展，普及信息化的管理知識與技能。

3.3 加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化的規(guī)章制度

檔案管理工作是中職學(xué)校重要的工作內(nèi)容之一。也是學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。也是參與評估的一項內(nèi)容之一。建立檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)，完善檔案的分級管理，制定嚴(yán)格的責(zé)任負(fù)責(zé)制度，將責(zé)任方案落實到個人。規(guī)定一套行之有效的管理政策，講政策深入到每位職工的心理。對檔案工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。將檔案工作制定在學(xué)校的工作計劃和規(guī)劃中，并入管理制度。

3.4 處理信息化檔案管理的安全隱患問題

信息化檔案管理下，檔案的信息都存儲在計算機(jī)的磁盤中。要永久的，長期的存儲需要檔案管理人員認(rèn)真審核，核實做到準(zhǔn)確無誤，不能有半點(diǎn)遺漏。確保使用軟件的安全性、長效性、穩(wěn)定性、避免病毒入侵和感染。保證計算機(jī)正常使用并定期維護(hù)和檢修。檔案帶有大量的信息，要求檔案管理人員要在維護(hù)好軟件應(yīng)用的同時保護(hù)檔案的個人隱私，避免泄露。這項管理是重要的內(nèi)容之一，不容忽視。增強(qiáng)檔案人員的安全隱患意識。

3.5 做好信息化檔案管理人才的儲備工作

中職學(xué)校要有計劃的培養(yǎng)具有一定的檔案意識和檔案管理人員。定期學(xué)習(xí)和研究檔案的科學(xué)管理。通過學(xué)習(xí)交流、教育、培訓(xùn)、研究等方式來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，增加檔案管理人員的責(zé)任觀和使命感提高檔案管理的技術(shù)培訓(xùn)，掌握信息化檔案管理的新動態(tài)變化，緊跟隨時代的腳步，培養(yǎng)技術(shù)性、專業(yè)性、科學(xué)性、信息性等全面型的儲備人才。

3.6 完善信息化檔案管理工作條件

在信息技術(shù)改革的進(jìn)程中，我們不僅要重視檔案管理人員的運(yùn)作能力、取長補(bǔ)短，還要積極重視了檔案管理人員工作方法，培養(yǎng)檔案管理人員多樣化信息計算機(jī)管理，淘汰陳舊的工作設(shè)備，更新新時代信息化要求的新設(shè)施。設(shè)立檔案管理部門，對檔案實施分類管理，改變傳統(tǒng)枯燥、乏味、繁瑣的工作模式 ，營造一個輕松、便捷、富有人文、科學(xué)、信息的檔案管理的文化氛圍，發(fā)揚(yáng)與國際接軌的人文精神。

3.7 細(xì)化信息化的檔案管理的整合工作

在信息化的今天，檔案管理已經(jīng)成為中職學(xué)校管理的一門科學(xué)課程。學(xué)校的檔案管理工作也要求具有科學(xué)性、整合性、需要精工細(xì)作。信息的收集、整理、分類、建檔、立卷及歸檔等工作需要堅持計算機(jī)的信息化、科學(xué)化、人文化、服務(wù)化的現(xiàn)代科學(xué)管理理念。根據(jù)不同單位、不同領(lǐng)域、不同類型、不同年度等進(jìn)行分類，綜合管理。

3.8 擴(kuò)展信息化檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域

在高度信息化下的檔案管理形成巨大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理一方面發(fā)揮好信息檔案儲藏管理優(yōu)勢，發(fā)展新形勢下檔案管理特色、地域特色、時代特色的數(shù)據(jù)化管理，還要擴(kuò)展檔案管理文化服務(wù)優(yōu)勢。積極穩(wěn)妥的開發(fā)檔案管理的信息資源，利用檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)為各個工作領(lǐng)域提供便捷信息交流與服務(wù)。例如，及時通知服務(wù)、及時的信息資料庫更新服務(wù)、及時的信息咨詢服務(wù)等，擴(kuò)大多樣化的服務(wù)于公眾。

3.9 拓寬信息化檔案管理的信息閱讀空間

在信息化下的檔案管理進(jìn)程中，拓寬公眾的閱讀空間為廣大公眾所欣然接受。定期更新相關(guān)文獻(xiàn)資源、匯總各方面的知識信息、報道各領(lǐng)域的時事新聞、推薦有意義的文章賞析等等。提供廣闊的閱讀空間的同時保障閱讀者的權(quán)益。

3.10 打造信息化檔案管理的全面的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在信息化推動下，各個的高校檔案管理工作通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與社會團(tuán)體進(jìn)行交流與合作，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成為建立與開展，各個高校檔案管理工作的基礎(chǔ)模式，檔案管理來源于學(xué)校的文化資源，宣揚(yáng)學(xué)校的文化傳統(tǒng)，培養(yǎng)人文精神需要緊緊跟隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，服務(wù)于社會的文化需要。定期開展檔案管理舉辦相關(guān)信息資源的展示活動，利用網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺向公眾發(fā)布相關(guān)信息，讓更多公眾團(tuán)體在信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中提供可再生的資源。擴(kuò)展活動范圍，創(chuàng)造更廣泛的學(xué)習(xí)平臺。建造高信息、高質(zhì)量的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是時代發(fā)展的新要求。

4 中職學(xué)校檔案管理的重要意義

大力發(fā)展中職學(xué)校的信息化的檔案管理成為現(xiàn)在的學(xué)校檔案管理主要模式。有利于提高工作質(zhì)量與效率。有利于創(chuàng)新檔案管理工作，有利于學(xué)校檔案管理信息的利用率，有利于提高檔案管理工作的透明度，有利于檔案信息資源發(fā)揮最大化的效益，有利于資源信息的合理分配，有利于信息化可再生的資源的發(fā)展，有利于社會的進(jìn)步。

5 結(jié)語

中職學(xué)校的檔案管理在學(xué)校管理工作中占有重要的地位。用科學(xué)的理念意識把中職學(xué)校的檔案管理工作做到最好，有價值的檔案資料發(fā)揮其重要的作用，檔案信息化是信息化時代對檔案管理工作的一種挑戰(zhàn)。檔案管理和學(xué)校乃至社會帶來巨大的發(fā)展空間，我們要發(fā)揮信息化管理最大化的益處，加大檔案信息化管理的投入，迎合現(xiàn)代化的發(fā)展潮流，讓信息化檔案管理貢獻(xiàn)與廣大人民，貢獻(xiàn)與社會。

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作者簡介：孫玲玲（1974—），女，山東萊州人，大專，畢業(yè)于山東師范大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。