公證談話筆錄之淺見

宮學(xué)穎

談話筆錄是公證員在辦理公證事項過程中運用最為廣泛的證據(jù)形式，也直接反映出一名公證員的基本功，邏輯是否清晰、詢問是否到位，一名公證員的法律素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力，有時候就在一份幾頁的筆錄中反映出來。盡管如此，在實踐中，我們往往會忽視公證談話筆錄的作用，在制作談話筆錄過程中對有些細節(jié)敷衍了事，使得整個公證卷宗出現(xiàn)瑕疵。

一、影響談話筆錄效果的因素

1.文字水平不高

談話筆錄中經(jīng)常出現(xiàn)錯別字、句法混亂、語序不當、詞語搭配不當、表意不明、標點符號運用不規(guī)范等錯誤。

2.表達能力欠缺

談話筆錄缺乏針對性，沒有起到證據(jù)或者證明的作用；邏輯性不強，問題間缺乏內(nèi)在聯(lián)系，整體混亂，缺乏連貫性。

3.程序存在問題導(dǎo)致筆錄的合法性、證明力受損

例如筆錄中記錄人、詢問人為一人，違反辦證程序；筆錄未經(jīng)核對，涂改、刪減的地方未蓋章或按指印確認；未認真履行告知義務(wù)等。

二、談話筆錄的制作要求

談話筆錄由首部、正文、尾部三部分組成。首部的內(nèi)容包括名稱；時間；地點；接談人、記錄人姓名；被接談人的姓名、性別、出生日期、住址、聯(lián)系方式等基本情況。正文的內(nèi)容包括申請辦理公證的證明對象、辦證目的及用途；被接談人對于所申辦公證事項及相關(guān)情況的陳述、公證的特殊要求；權(quán)利、義務(wù)和法律責任的告知；相關(guān)注意事項的提示，是談話筆錄的核心部分。尾部的內(nèi)容包括筆錄向被接談人宣讀或者其本人閱讀后，由被接談人簽名或者蓋章予以確認。高質(zhì)量的談話筆錄，可以稱作是一篇法律作品。因此我們在制作談話筆錄時，要掌握談話筆錄的制作要點，做到有的放矢。

1.談話筆錄的整體構(gòu)成要做到思路清晰、邏輯嚴密

制作談話筆錄之前，要認真閱讀案件的相關(guān)材料、對被接談人的訴求和基本情況有全面的了解，在心中形成談話題綱、在制作談話筆錄過程中層層遞進、環(huán)環(huán)相扣。

2.談話筆錄要規(guī)范，避免出現(xiàn)程序和形式上的錯誤

談話筆錄看著只是一種小文書，但一樣有規(guī)范可循。實踐中，有些細節(jié)往往被公證員忽略。例如被接談人簽字姓名與所提供的身份證明登記不符；法律規(guī)定應(yīng)該在筆錄上逐頁簽名、按手印，而不規(guī)范的筆錄中常常只是逐頁捺指印，但沒有簽名；接談人和記錄人應(yīng)當在筆錄上簽名，不規(guī)范的筆錄中常常不是忘記簽名或者由別人代簽等等。

3.談話筆錄的制作要認真、細致、多思考，要學(xué)會用筆錄來保護自己

執(zhí)業(yè)風(fēng)險的防范是公證員執(zhí)業(yè)過程中面臨的必然問題，制作完整規(guī)范的談話筆錄是防范職業(yè)風(fēng)險的有效途徑。公證員應(yīng)該了解“因執(zhí)業(yè)過程中的失誤可能面臨訴訟并為應(yīng)付此類潛在的訴訟長期保持警覺的狀態(tài)，做好充分準備”[1]，通過談話筆錄的內(nèi)容可以追尋公證員過錯的部分原因，有利于厘清公證員的責任。

三、制作談話筆錄應(yīng)注意的問題

可以說談話筆錄的質(zhì)量直接關(guān)系到公證卷宗的質(zhì)量，是決定優(yōu)秀卷宗成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要做好談話筆錄應(yīng)注意以下幾點：

（1）要避免把談話筆錄制作成誘導(dǎo)式或者提示性的筆錄。

（2）被接談人身份要清楚。制作筆錄時要問清被制作筆錄人的住址、聯(lián)系方式、居民身份證號碼等，也就是說筆頭上要填寫的地方，要盡量填寫完整。但是有一個問題是容易被忽視的，特別是證人，要問清與當事人的關(guān)系，如有無親屬關(guān)系、同事關(guān)系等，這里會牽涉到證詞的真實性、可靠性及證詞的證明力大小的問題。

（3）重點內(nèi)容、重要情節(jié)有必要重復(fù)。作談話筆錄時在大概情況寫好后，要再回過去，要對方對已講過的某些問題、某些情節(jié)再詳細講一遍，我們也再記一遍。如此一來可以突出反映出某一問題、某一情節(jié)的真實性、可靠性，提高談話筆錄的證明力。

（4）有些重要內(nèi)容和細節(jié)要記的窮盡。內(nèi)容記一半，記不全的毛病常有人犯。有的談話筆錄對有的事情重點和要點已經(jīng)提到了，你稍稍再追問一下記一下事情就清楚了，但是公證員就是沒有追問下去，沒有下文了。比如一個委托書公證，離異后取得房屋所有權(quán)的所有權(quán)人要處分名下房產(chǎn)，但是什么時候買的房產(chǎn)，是否屬于夫妻共同財產(chǎn)，離婚時是否分割該房屋就沒有去追問或者追問不窮盡，這樣的筆錄只能算是半成品。因此我們在詢問時，有的問題要展開來問，多問幾個為什么是這樣的？為什么不是這樣的？盡量做到問題問窮盡，記錄記窮盡。

（5）記錄要客觀。我們在制作談話筆錄時不能摻入接談人或者記錄人的主觀意識，要真實、客觀地反映當事人的所講的真實意識。我們要盡量做到原話原記，有的只有原話才能反映出當時的情況或者事情的本質(zhì)。特別是有些土話、方言，如果不照原話記很難反映出原意。如果改為通用的普通話，意義就差了很多。如果被接談人談話沒有邏輯性，經(jīng)常偏題，我們也不一定按照被接談人的原話記錄，只要把對方所講的內(nèi)容概括下來記錄也可以，但是前提是不偏離被接談人所講的原意。

（6）筆錄核對一定要細心認真，要逐字逐名的核對，要把筆錄中語句不通的、有錯別字地方，逐一找出加以糾正。最后要對方寫上：“上述筆錄我已看過（讀給我聽過），與我講的相符”并在每一頁簽名、按指印。對于不認字的被接談人，制作筆錄后要認真向其宣讀記錄的內(nèi)容，經(jīng)宣讀后，還需要詢問“你是否已經(jīng)聽明白向你所讀的內(nèi)容？”“我不認字，你讀的和我說的一樣”。

一份全面、準確的公證談話筆錄，不僅動態(tài)的反映了公證事項的有關(guān)情況，也可以為全面的了解公證事項提供有力并且難以偽造和推翻的證據(jù)依據(jù)。因此公證員在實際辦證過程中不斷探索、不斷改進，才能共同促進公證質(zhì)量的提高。

參考文獻：

[1]君合律師事務(wù)所，《律師之道》，北京大學(xué)出版社2011版，220頁.