淺談醫(yī)院基本建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展

宓丹

【摘要】 檔案在各行各業(yè)的管理工作中都是一種不可或缺的信息資源，更是單位或團(tuán)體組織日常運(yùn)行中所看不見的無形財(cái)富。檔案能夠在領(lǐng)導(dǎo)或組織團(tuán)隊(duì)需要做出重要決定和決策時予以其相關(guān)的參考依據(jù)和歷史統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，同時也能夠給新進(jìn)科研工作提供重要數(shù)據(jù)和借鑒，為單位和組織的各項(xiàng)工作計(jì)劃和發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)和信息支持，而且還能夠很大程度上給組織提供有效的利益依據(jù)，甚至在整個社會中起到完善、優(yōu)質(zhì)、全方位服務(wù)的關(guān)鍵作用。因此，檔案管理工作在醫(yī)院中的表現(xiàn)是整個醫(yī)院管理水平的一個明確映像。醫(yī)院基本建設(shè)檔案是指醫(yī)院對各種基本建設(shè)工程的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、規(guī)劃、施工以及完工后使用、維護(hù)和檢修工作的直接記錄，其中包括院內(nèi)建筑物、構(gòu)筑物的建設(shè)和地上、地下各種管線的走行安置等，其是對醫(yī)院基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的明確反映，是醫(yī)院建設(shè)和管理工作中舉足輕重的組成元素。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院； 基本建設(shè)檔案； 管理

中圖分類號 R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6805（2016）24-0163-02

doi：10.14033/j.cnki.cfmr.2016.24.093

目前，我國社會經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，人們生活水平不斷提高，城市基本建設(shè)一直在突飛猛進(jìn)地進(jìn)行中，在這種大環(huán)境的影響下，醫(yī)療衛(wèi)生和公共設(shè)施建設(shè)也在社會要求中取得較理想的成績[1-2]。以往各年齡人群對醫(yī)院的概念一直僅僅是純粹的治病救人，從不會將之與各項(xiàng)基本建設(shè)相聯(lián)系，而近年來，隨著思想的不斷更新變化，越來越多的患者要求可以在醫(yī)院治療的同時獲得更全方位、完善的預(yù)防、康復(fù)、護(hù)理和指導(dǎo)等服務(wù)[3-4]。近幾年來，各地醫(yī)院紛紛加入新時期改革階段，醫(yī)療服務(wù)理念逐漸發(fā)生較大轉(zhuǎn)變，并不斷開展新政策和建設(shè)措施，與此同時，改變從前的墨守成規(guī)，不斷擴(kuò)大規(guī)模建設(shè)，對醫(yī)院建筑和各種醫(yī)療、公共設(shè)施有了更高的要求，這就要求醫(yī)院基本建設(shè)檔案管理必須跟上進(jìn)度，不斷完善，系統(tǒng)化?；窘ㄔO(shè)檔案主要指醫(yī)院各項(xiàng)工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中由規(guī)劃到施工、竣工過程中直接形成的，具有明確保存價值的聲像、圖像、圖紙文字等各類載體性文件材料[5-6]。因此，醫(yī)院基本建設(shè)檔案管理是其管理水平的整體體現(xiàn)，但其中無法避免的出現(xiàn)很多不足之處需要不斷完善，不可避免地存在各種問題，本文就醫(yī)院基本建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展進(jìn)行論述。

1 醫(yī)院基本建設(shè)檔案的現(xiàn)狀

近年來，雖然各大中小城市的各級醫(yī)院都在不斷開展基本建設(shè)檔案管理工作，但大部分醫(yī)院的檔案管理工作依然較不成熟，存在很多不足之處。首先，檔案收集不齊全。由于醫(yī)院檔案管理工作人員大多沒有受到過專業(yè)培訓(xùn)，都是由本院行政人員抽調(diào)，因此非常缺乏專業(yè)性，經(jīng)常丟失或遺漏收集各類研究報(bào)告和文件，比如前期審核、規(guī)劃報(bào)告、許可文件、各類必須評價類文件等，一旦丟失則導(dǎo)致工程進(jìn)行中或后期需要文件數(shù)據(jù)時無法提供而耽誤工作的順利進(jìn)行，或者一些合法性文件只保存了復(fù)印件，原件丟失等嚴(yán)重錯誤等。其次，檔案內(nèi)容不屬實(shí)，偏差較大?；窘ㄔO(shè)檔案不可以不屬實(shí)記錄，必須根據(jù)真實(shí)情況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，內(nèi)容真實(shí)、價格準(zhǔn)確。但多年來一直存在的問題就是在施工過程中很多不規(guī)范現(xiàn)象的出現(xiàn)，比如，需雙方正規(guī)簽字存檔的合約缺少簽字和公章，對合約條款內(nèi)容進(jìn)行隨意更改，工程竣工圖上對于會審和討論中變更內(nèi)容沒有進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，使準(zhǔn)確性顯著下降等。另外，還存在圖紙質(zhì)量偏差較大，竣工圖使用舊圖進(jìn)行編制，歸檔質(zhì)量低，對整個基本建設(shè)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成非常大的不利影響[7-8]。第三，檔案書寫規(guī)范性和完整性較差。工作人員對檔案管理不熟悉，不了解其重要性，當(dāng)一項(xiàng)工程中包含較多單位和組織時，由于各單位管理不同，嚴(yán)重影響記錄過程的完整性和真實(shí)性。第四，收集檔案不及時或檔案丟失。收集檔案過程中缺少相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，相關(guān)資料大多保存在各參與單位行政人員手中，十分容易導(dǎo)致材料缺失，對檔案的收集和規(guī)范化管理帶來較大影響。

2 醫(yī)院基本建設(shè)檔案的發(fā)展前景

2.1 充分認(rèn)識檔案管理的重要性，規(guī)范建檔

只有領(lǐng)導(dǎo)予以基本建設(shè)檔案工作足夠的重視，才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行和不斷完善，在工作中不斷提出要求，將之納入日常管理工作行列，制定相關(guān)工作人員考核制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，保證前期、進(jìn)展和后期檔案管理的完整、真實(shí)性，對敷衍、態(tài)度不認(rèn)真或工作中出現(xiàn)錯誤的人員追究責(zé)任并予以一定處罰措施，加大管理和監(jiān)督力度，派遣工作人員定期外出培訓(xùn)，更新管理知識，培養(yǎng)檔案管理人員積極工作意識，保證工作中認(rèn)真、負(fù)責(zé)，確?；n案管理的質(zhì)量，認(rèn)識并了解該項(xiàng)工作的重要性。嚴(yán)格遵守執(zhí)行每一項(xiàng)工程的流程，有效進(jìn)行控制、監(jiān)督和檢查，同時，醫(yī)院要根據(jù)本院自身現(xiàn)狀制定符合醫(yī)院發(fā)展方針的檔案管理制度規(guī)章、崗位職責(zé)等明細(xì)條例[9-10]。

2.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的管理水平

科學(xué)管理是醫(yī)院基本建設(shè)檔案的基礎(chǔ)，對所有工程的開始規(guī)劃、實(shí)際進(jìn)行和后期的維修、改造和擴(kuò)建具有十分關(guān)鍵的作用，必不可少，也為以后各種工程和項(xiàng)目提供歷史經(jīng)驗(yàn)，隨時查閱相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。制定完整的歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)，工作中，要求相關(guān)人員必須具備責(zé)任心和事業(yè)心，從始至終對某一項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)材料的形成、收集、積累和歸檔工作。定期組織工作人員反復(fù)學(xué)習(xí)國家檔案局、國家計(jì)委制定的相關(guān)法律法規(guī)，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式開展業(yè)務(wù)交流，提高基建檔案管理質(zhì)量[9-16]。

2.3 及時同步管理，檔案收集完整

基本建設(shè)檔案工作必須要和工程項(xiàng)目建設(shè)同步，從始至終的每一個環(huán)節(jié)都需要予以同步跟蹤記錄和收集，才能確保信息和材料收集的完整、系統(tǒng)性，保證做到檔案收集和管理與工程進(jìn)度保持統(tǒng)一性。保證工作中不敷衍了事，若材料收集不完整或不準(zhǔn)確等情況發(fā)生，必須進(jìn)行嚴(yán)格的查缺補(bǔ)漏，對圖像或影像等材料需配備專門的設(shè)施保存，確?；n案資料真實(shí)可靠[17-20]。

綜上所述，醫(yī)院基本建設(shè)檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中尤為重要的組成部分，對醫(yī)院的整體發(fā)展方向和規(guī)劃具有十分重要的作用。近年來，現(xiàn)代化技術(shù)在各個領(lǐng)域突飛猛進(jìn)，人們對醫(yī)院工作有了越來越高的要求，為了適應(yīng)這種不斷增高的需要，就必須從根本上加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)，其中最重要的就是基本建設(shè)檔案的管理，落實(shí)行之有效的措施，確?；窘ㄔO(shè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為醫(yī)院以后的發(fā)展提供完整可靠的檔案資料。

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（收稿日期：2016-04-25）