畢衛(wèi)堃
【摘要】本文從網(wǎng)絡(luò)化辦公方式入手,簡(jiǎn)要的闡明了檔案在無(wú)紙化辦公后如何進(jìn)行歸檔。
【關(guān)鍵詞】企業(yè) 信息化 檔案
企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是記錄企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄,它和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它是企業(yè)信息資源網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要組成部分,對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要的見證與參考作用。
一、傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
(一)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的字跡日久易消淡
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中將會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。而在工作實(shí)踐中,有些新技術(shù)工具的應(yīng)用反使會(huì)計(jì)檔案的字跡變得不易保存,如用色帶打印的發(fā)票,發(fā)票聯(lián)上的數(shù)字有的在報(bào)銷時(shí)馬馬虎虎能識(shí)別,保存不到1年就已淡化得模糊不清。原始憑證字跡的消退給檔案查詢?cè)斐奢^大的障礙,當(dāng)此欠缺性被別有用心的人利用時(shí),將產(chǎn)生較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
(二)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱難度大
企業(yè)的發(fā)展規(guī)模在日益擴(kuò)大,各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的收支數(shù)量與金額也呈逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì),迎接各類專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)檢查時(shí),調(diào)閱、復(fù)印大量相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員較頭疼的工作之一。
(三)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管安全性欠佳
由企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的定義可知,會(huì)計(jì)檔案包括了各類原始憑證、賬薄、報(bào)表及其他專業(yè)資料。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí),通常財(cái)務(wù)部門與檔案部門是按冊(cè)移交,而每?jī)?cè)中的原始憑證從裝訂到移交及之后存檔的漫長(zhǎng)過程,由于人力、財(cái)力有限,往往難以有效監(jiān)管。當(dāng)某冊(cè)會(huì)計(jì)檔案中的某份原始憑證被抽離時(shí),則很難被發(fā)現(xiàn)。
二、會(huì)計(jì)信息化對(duì)會(huì)計(jì)檔案的創(chuàng)新
(一)會(huì)計(jì)檔案的載體多樣性
會(huì)計(jì)信息化將產(chǎn)生大量的電子文件。并以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。隨著會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展,企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的載體不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì),而新的技術(shù)手段的運(yùn)用,也豐富了會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式。
(二)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的多元化
由于會(huì)計(jì)信息化的推廣,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容也在延伸,除了記錄經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的憑證、賬薄等會(huì)計(jì)專業(yè)資料,還包括了會(huì)計(jì)軟件程序、會(huì)計(jì)軟件的工作日志、數(shù)據(jù)庫(kù)的初始資料、會(huì)計(jì)軟件的使用說明等計(jì)算機(jī)信息資料、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資料等。
(三)會(huì)計(jì)信息內(nèi)部控制的可靠性
會(huì)計(jì)信息化條件下,會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會(huì)計(jì)信息資料可以直接由網(wǎng)絡(luò)查詢,或通過拷貝光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性提出了更高的要求。會(huì)計(jì)檔案的管理人員不僅要保證紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的安全性,還要完備對(duì)磁性載體存儲(chǔ)的各類會(huì)計(jì)信息的內(nèi)部控制,完善對(duì)存檔會(huì)計(jì)信息資料的操作權(quán)限、相關(guān)人員的崗位職責(zé)等。
三、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)思路
近年來(lái),隨著企業(yè)的多元化發(fā)展,與社會(huì)方方面面的合作與交流日益增多,對(duì)企業(yè)的各類信息的需求將呈增長(zhǎng)趨勢(shì),其中企業(yè)的會(huì)計(jì)信息檔案對(duì)于各類決策者做出科學(xué)判斷尤顯重要。傳統(tǒng)的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作已不能滿足會(huì)計(jì)信息化所帶來(lái)的新問題,應(yīng)根據(jù)外界會(huì)計(jì)環(huán)境的變化,創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作。
(一)觀念創(chuàng)新是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的前提
會(huì)計(jì)信息化條件下,財(cái)務(wù)管理的理念由傳統(tǒng)的核算型模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)化,把會(huì)計(jì)人員從繁重的手工算賬、結(jié)賬的工作中釋放出來(lái),有更多的精力從事會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)等財(cái)務(wù)管理工作。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,也使會(huì)計(jì)信息從原先零星分散的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)的綜合信息,可隨時(shí)提供實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的全方位信息。
會(huì)計(jì)檔案是所有會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的源頭,只有創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案的管理理念,才能為會(huì)計(jì)信息的數(shù)據(jù)應(yīng)用提供更廣闊的時(shí)間與空間。首先,加強(qiáng)宣傳,只有領(lǐng)導(dǎo)重視,才能爭(zhēng)取到企業(yè)內(nèi)部各職能部門的支持,爭(zhēng)取到對(duì)檔案管理系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)投入。其次,要轉(zhuǎn)變觀念,多數(shù)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案崗位并不重視,認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理就是會(huì)計(jì)資料的整理與歸檔及配合查檔調(diào)閱工作,一般只是由會(huì)計(jì)人員兼任,主要滿足于應(yīng)付日常查檔工作。再次,會(huì)計(jì)檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新管理理念,提供優(yōu)質(zhì)、高效的會(huì)計(jì)信息,提升會(huì)計(jì)檔案管理的服務(wù)品質(zhì)。
(二)技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的實(shí)施手段
信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,使得企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容有所增加,不僅要收集傳統(tǒng)紙質(zhì)的原始憑證、賬薄、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,還要將會(huì)計(jì)電算化相關(guān)的磁質(zhì)備份數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)日志信息、會(huì)計(jì)軟件的相關(guān)信息等資料納入會(huì)計(jì)檔案工作的收集內(nèi)容,會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作量相應(yīng)也在增加。創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案的管理技術(shù),可減輕人員的工作強(qiáng)度,提供更高效便捷的信息查詢。首先,會(huì)計(jì)檔案從收集、整理到最后的歸檔、信息錄入檔案管理系統(tǒng),其內(nèi)容分類、數(shù)據(jù)編目等應(yīng)符合會(huì)計(jì)資料的歸檔與管理規(guī)范。其次,企業(yè)要充分利用現(xiàn)代高科技的技術(shù)工具提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率,對(duì)一些長(zhǎng)期債權(quán)債務(wù)、大型儀器設(shè)備、基建工程的相關(guān)原始憑證記錄建立影像資料,方便隨時(shí)調(diào)閱。再次,根據(jù)會(huì)計(jì)信息化的要求,對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件升級(jí),提高檔案信息的智能化處理能力。
(三)制度創(chuàng)新是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的保障
數(shù)據(jù)安全是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的首要前提。大量數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中,定期對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行硬盤與磁盤的雙重備份,仍存在一定的隱患,需從制度源頭進(jìn)行規(guī)范與約束。首先,要完善內(nèi)部控制制度,明確會(huì)計(jì)檔案管理崗位的職責(zé),降低人員因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案安全性的不利影響。其次,建立符合信息化管理要求的會(huì)計(jì)檔案保管制度。會(huì)計(jì)檔案的保管內(nèi)容,不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,還包括各類電子文件的歸檔,完善制度確保會(huì)計(jì)檔案的全面與完整。再次,對(duì)磁性載體上保存的文件進(jìn)行數(shù)據(jù)拷貝時(shí),未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。現(xiàn)在企業(yè)科研活動(dòng)中也有涉及機(jī)密的內(nèi)容,某些會(huì)計(jì)檔案也涉及保密,對(duì)此類會(huì)計(jì)檔案,要遵守國(guó)家或部門的有關(guān)保密規(guī)定,無(wú)論是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案還是電子文件都要有穩(wěn)妥的保密措施。