探析檔案管理模式在大數(shù)據(jù)時代的變化之路

于興華

[摘要]隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，我國已經(jīng)進入到了大數(shù)據(jù)時代，并為我國檔案管理工作帶來了很大的機遇與挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響非常顯著，文章綜合采用了文獻法、分析法，從資源、對象、手段、人員等角度出發(fā)，對檔案管理變化之路進行了探析，并提出了幾個創(chuàng)新路徑，能夠為我國檔案管理在大數(shù)據(jù)時代背景下取得可持續(xù)發(fā)展提供一些新的思路。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；大數(shù)據(jù)；模式創(chuàng)新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.129

自全球知名公司麥肯錫提出“大數(shù)據(jù)時代”這個概念以來，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用開始日趨完善。由于大數(shù)據(jù)能夠為各個領(lǐng)域提供科學、多樣的信息資源，因此迅速獲得了社會各界的認可，并在金融、通信、軍事等多個領(lǐng)域得到了充分的應(yīng)用。作為一項傳統(tǒng)性的服務(wù)工作，檔案管理是一個部門甚至一個單位正常運轉(zhuǎn)的重要保障，具有至關(guān)重要的地位。隨著我國信息化建設(shè)步伐的不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理迫切需要針對性的改革和創(chuàng)新?；诖?，如何使檔案管理能夠順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代變化，實現(xiàn)管理效率的穩(wěn)步提升，是擺在我國各級檔案管理部門面前的一個重要課題。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理變化趨勢

1.1 數(shù)據(jù)資源更加豐富化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，我國各項數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)出了越來越豐富的大趨勢，并已經(jīng)成為檔案管理工作面臨著重大發(fā)展機遇。一方面，檔案管理中的數(shù)據(jù)資源數(shù)量開始大量提升。以一個市級檔案館為例，在大時代背景下，其每年的檔案數(shù)量在以10%以上的速度增加。[1]另一方面，檔案管理中的數(shù)據(jù)資源形式也逐漸多樣化。從原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)版，逐漸擴展到了紙質(zhì)、聲音、圖像、實物等多種檔案存儲模式，并共享合作，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資源的內(nèi)部整合。從這個意義上說，數(shù)據(jù)資源更加豐富化，是基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的一個重大變化趨勢，也是今后需要重點改進的領(lǐng)域之一。

1.2 服務(wù)對象更加多元化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)背后反映出的經(jīng)濟形勢、社會發(fā)展變遷趨勢是非常明顯的，對于我國社會主義市場經(jīng)濟下的各個企業(yè)助益均非常之大。特別是一些非公有制的中小企業(yè)，如果能夠借由檔案管理工作來實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)的處理，在激烈的市場競爭中就會搶占先機、獲得一席之地。因此，服務(wù)對象的多元化也逐漸成為我國檔案管理工作的重要趨勢之一。舉例來說，檔案管理服務(wù)的人群可能從原來的黨政機關(guān)、教師等職業(yè)人員拓展到工人、企業(yè)家、自由職業(yè)者等多種人群，充分體現(xiàn)出惠及千家萬戶的重要優(yōu)勢。[2]但是，我們還應(yīng)該看到，雖然檔案管理對象日趨多元化的趨勢不可更改，但是也為檔案管理工作的服務(wù)水平、安全保障提出了更高的要求，迫切需要進一步提升綜合管理水平。

1.3 技術(shù)手段更加科學化

在檔案管理工作中，技術(shù)手段正在發(fā)生著突飛猛進的變化與革新，并為檔案管理工作奠定了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，人工手寫和單一計算機輸入的技術(shù)非常普通，但是這種簡單的管理模式遠遠不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對檔案信息處理的要求。因此，迫切需要對傳統(tǒng)高的信息管理技術(shù)進行革新，這也是當前大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來的重要挑戰(zhàn)。實際上，目前相當一部分的檔案管理部門已經(jīng)在著手云計算的研究和引用，信息管理技術(shù)的水平正在不斷提升。毫不夸張地說，技術(shù)水平的提升，是大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的一個重要發(fā)展趨勢，且是未來需要突破的重點區(qū)域。

1.4 管理人員更加專業(yè)化

在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作，管理人員作為重要的執(zhí)行者，其專業(yè)化發(fā)展趨勢也是非常明顯。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理人員只需要熟悉現(xiàn)有的流程，就可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的整理，也能夠基本勝任服務(wù)對象的需求。但是，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理提出的要求是非常嚴格的，其龐大的數(shù)據(jù)資源需要更為專業(yè)化的管理技術(shù)，更需要大量掌握專業(yè)技能的人才。同時，新形勢下檔案管理需要服務(wù)的對象是多元化的，更是對管理人員綜合素質(zhì)提升、專業(yè)化建設(shè)提出了更高的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)化，也是大時代背景下檔案管理工作的重要趨勢之一。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理模式創(chuàng)新路徑

2.1 依托智能工具，完善資源收集方式

在檔案管理工作中，資源的收集是各項工作的基礎(chǔ)，是充分發(fā)揮出檔案重要性的基本保障。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，各項資源開始呈井噴式的出現(xiàn)，為資源收集工作帶來了重大挑戰(zhàn)?；诖?，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，需要對資源方式進行進一步創(chuàng)新，并逐步加快對智能工具的利用和使用。一方面，要在繼續(xù)完善紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，進一步創(chuàng)新電子檔案構(gòu)建模式，依托計算機技術(shù)、云技術(shù)等方式，將相關(guān)的信息儲存在電腦、光盤、磁盤中，使得檔案查詢更為便利、高效。另一方面，要加強對網(wǎng)絡(luò)信息資源的監(jiān)控和收集。在目前信息大爆炸的背景下，網(wǎng)絡(luò)是我國大多數(shù)居民獲得信息、分享信息的重要途徑，因此檔案管理部門要依托智能工具，對網(wǎng)絡(luò)資源進行整理和處理，并輔以專業(yè)化的數(shù)據(jù)分析，為廣大的服務(wù)對象提供更為科學的信息資源。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)理念，提升檔案服務(wù)水平

從本質(zhì)上說，檔案管理工作并沒有產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，但是它通過為社會各界提供必要的信息數(shù)據(jù)來創(chuàng)造出了很多隱形的經(jīng)濟效益和社會效益。從這個層面來看，檔案管理工作實際上就是一項服務(wù)，因此就要從服務(wù)理念上入手，進一步提升檔案管理服務(wù)水平。[3]首先，要大力開展綜合服務(wù)。檔案管理工作既要高度重視紙質(zhì)檔案的存儲、管理和使用，還要加強對電子檔案和數(shù)據(jù)信息的整合，為廣大的查詢者提供便捷的查閱服務(wù)。其次，要大力開展區(qū)別化服務(wù)。鑒于檔案的服務(wù)對象日益多元化，對不同的人群就要積極探索區(qū)別化服務(wù)。例如，對方便上網(wǎng)的年輕人，可以多鼓勵其查找電子信息資源，為行動不便的老年人提供單獨的閱覽室，等等。最后，還要適當提供上門服務(wù)。對于一些不便到現(xiàn)場進行查詢的特殊人群，如果確有必要性，可以在嚴格審批的前提下適當開展上門服務(wù)。

2.3 加快技術(shù)創(chuàng)新，保障檔案數(shù)據(jù)安全

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息流通的速度也在飛速增加，在為我們提供便捷服務(wù)的同時也帶來了信息安全問題。如果檔案信息數(shù)據(jù)安全性不夠，很多涉密檔案信息就會外流，將對我國經(jīng)濟、社會、安全等多個方面均可能造成不良影響。因此，在今后的檔案管理創(chuàng)新工作中，要高度重視技術(shù)創(chuàng)新，為檔案管理工作營造良好的發(fā)展環(huán)境。一方面，要多引進國內(nèi)外優(yōu)秀的防火墻技術(shù)，對一些惡意破壞檔案系統(tǒng)的行為從技術(shù)層面進行嚴格的管控。另一方面，要多培養(yǎng)一些專業(yè)的數(shù)據(jù)安全、計算機安全人才?？梢远鄰膶I(yè)對口的應(yīng)屆畢業(yè)生中擇優(yōu)進行錄取，并重點培養(yǎng)，以此來逐步壯大我國檔案管理信息安全人才隊伍。

2.4 強化進取意識，增強管理人員素質(zhì)

在管理人員層面，要進一步增強其進取意識，要讓廣大的檔案管理人員認識到自身為人民服務(wù)的重要使命，并使其能夠順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對自身的要求，不斷提升自身綜合素質(zhì)。一方面，要加強對檔案管理人員的培訓。在實際工作中，可以通過采取常規(guī)培訓與階段性培訓相結(jié)合的方式，對檔案管理人員急需提升的技能進行針對性培訓，使其專業(yè)技能得到進一步提升。另一方面，要強化對檔案管理人員的使命感、榮譽感教育。可以通過開展主題活動、樹立模范典型等方式，引導廣大的檔案管理人員實現(xiàn)自身的價值，并積極鼓勵其積極投身到當前的“兩學一做”等活動中來，使得為人民服務(wù)的水平進一步提升。

3 結(jié) 論

總之，大數(shù)據(jù)時代仿佛一柄雙刃劍，既為我國檔案管理工作帶來很多變革與挑戰(zhàn)，也為其創(chuàng)新帶來重大的發(fā)展機遇。目前，基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理已經(jīng)呈現(xiàn)出資源豐富化、對象多元化、技術(shù)科學化、人員專業(yè)化等趨勢，并已經(jīng)對我國經(jīng)濟、社會、文化等多個領(lǐng)域產(chǎn)生了深遠影響。因此，我國今后要將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時代背景緊密結(jié)合起來，從資源收集、服務(wù)方式、安全保障、人員水平等多個角度出發(fā)，共同推進我國檔案管理工作，為我國實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的“中國夢”貢獻出一份應(yīng)有之力。

參考文獻：

[1]劉陽.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭：湘潭大學，2015.

[2]吳明忠.關(guān)于大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的研究[C].中國航空學會管理科學分會2015年學術(shù)交流會論文集，2015.

[3]許文君.大數(shù)據(jù)時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報：社會科學版，2015（4）.