水利工程檔案管理存在的問題與對策

柳寧

（江蘇省水利廳檔案室，江蘇 南京，21002910029）

水利工程檔案管理存在的問題與對策

柳寧

（江蘇省水利廳檔案室，江蘇 南京，21002910029）

江蘇省淮河入海水道淮安水利樞紐

水利檔案是在水利工程施工建設過程中所形成的具有一定價值的文字圖片、報表文件、聲像數(shù)據(jù)等客觀記錄，同時也是水利工程進行勘測設計、施工監(jiān)管、竣工驗收以及后期維護等工作中的主要依據(jù)［1］?，F(xiàn)階段，我國水利工程檔案在管理工作上逐漸規(guī)范化，并且在檔案管理方式上也在不斷更新，使水利工程檔案管理效率有了質的提升。但同時，在水利工程檔案管理中還存在著未建立完善的檔案管理制度、檔案管理制度落實程度不夠、對檔案的收集及歸檔未按時、未健全檔案管理的信息化、投入不足以及管理人員素質較低等問題，因而提升水利工程檔案的管理水平對加快水利工程建設來說具有重要意義。

一、水利工程檔案的重要意義和特殊性

（一）水利工程檔案的重要意義

水利工程檔案管理作為水利工程建設中的關鍵工作，可以有效確保水利建設工程的高效性和高質量，并且通過擴大水利檔案工作領域，更好地為工程建設及社會發(fā)展提供服務。提升水利工程檔案管理工作的質量水平，既是當前水利工程建設工作所必不可少的環(huán)節(jié)，同時也是各級政府以及水利部門的基本要求。

首先，在水利工程計劃擬定、工程進程總結、水利設計等環(huán)節(jié)中，水利工程檔案能夠為其提供基礎依據(jù)，并且在防汛搶險的關鍵時刻，決策人能夠通過查閱以往檔案資料全面掌握該地域雨水情況及水利工程實況，進而作出正確決策。其次，水利工程檔案還能夠為水利工程科學研究及改造擴建等提供精確數(shù)據(jù)和歷史資料，避免工程設計與施工的盲目性，減少水利建設施工成本，實現(xiàn)經濟效益的最大化。并且，水利工程檔案在工程建設中還可以為工程質量評估、事故責任追究提供憑據(jù)。

（二）水利工程檔案的特殊性

1.復雜性。由于水利工程在建設中涉及的領域十分廣泛，主要涉及工業(yè)、建筑業(yè)、農業(yè)及運輸?shù)雀鱾€不同方面，并且水利工程還對電力、機械等產業(yè)造成一定影響，這些復雜的客觀因素也就導致了水利工程檔案的多樣性和復雜性，使水利檔案形成了以水利為核心，涵蓋多領域的發(fā)展方式。

2.不確定性。由于水利工程在實際施工中容易受自然環(huán)境、社會環(huán)境以及人力資源等多方面因素影響，因而其施工周期也常常產生變動。建設施工場地、工程效益、資金投入以及地質條件等各方面因素的變化，都會對水利工程整個施工進程產生影響，造成工程項目施工時間無法確定，這也就間接決定了水利檔案的不確定性。

3.周期差異性。一般情況下，一些鄉(xiāng)村河道、小型河堤及閘站、小型水電站等，在施工建設中能夠對其產生影響的因素不多，其施工周期也相對較短。而一些大型庫壩施工和河道工程建設中，由于涉及的環(huán)節(jié)相對于小型水利工程來說較為復雜多樣，施工周期則較長。因而，水利工程檔案也受水利施工進程的影響，呈現(xiàn)出周期差異性的特點。

二、水利工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

與其他行業(yè)相比，水利工程開展檔案管理的時間相對較短，自20世紀80年代末，水利工程才開始借助各種行政或經濟方式正式展開檔案管理［2］。因而，雖說國家及政府相關部門針對水利工程檔案管理制定了不少法律法規(guī)及管理制度，但相對其他行業(yè)來說，其在法規(guī)制度建設上還明顯跟不上發(fā)展進度，并且也只是針對一些國家重點項目實施相關檔案管理制度。到目前為止，我國在基層水利工程檔案管理上仍舊未建立一套全面性、系統(tǒng)性、操作性的檔案管理制度，造成相關檔案管理人員在實際管理工作中缺乏相應的制度約束，致使檔案管理工作執(zhí)法力度不夠，無法有效對管理工作進行約束。

（二）檔案管理制度未能有效落實

省水利廳檔案人員在啟東指導水利普查檔案工作

現(xiàn)階段水利工程建設中，雖說國家及檔案監(jiān)管部門針對一些重點建設項目制定了相應的規(guī)章制度，一些基層水利工程也照此實行了一些檔案管理措施，也在其中投入了人力和物力，但在實際檔案管理中這些制度通常流于形式，并未真正落到實處。當前，我國大多數(shù)水利工程檔案管理的工作都側重于滿足水利建設施工的實際需求，而在對檔案進行管理過程中，由于水利建設施工時間較長、檔案資料銜接不到位，致使檔案管理工作深入程度不能符合相關制度的具體要求，制度落實程度不夠。另外，由于監(jiān)督制度的欠缺，導致相關部門對水利工程檔案的管理工作沒有明確的考核制度，無法有效落實檔案管理制度。

（三）檔案收集歸檔未按時開展

在小型水利工程建設中，由于通常施工周期較短、項目建設迫切，其相關檔案資料數(shù)量不大且繁瑣程度較低，不易引起檔案管理人員的重視，造成檔案收集不全。而在大型水利工程建設中，由于檔案牽連面較廣、涉及領域多，文件資料繁多復雜，檔案管理人員容易因疏忽而造成檔案資料收集不齊全。另外，現(xiàn)階段我國大部分水利工程建設單位都是將工程建設檔案擱置在工程完工后再著手收集、整理和歸檔，檔案資料收集不及時容易造成資源信息的遺漏，導致檔案原件少、原件缺失等現(xiàn)象的發(fā)生。我國相關政策明確規(guī)定，歸檔時間需在工程完工后3個月之內完成［3］。但在實際管理工作中，許多水利建設工程并未嚴格依照規(guī)定執(zhí)行，大多數(shù)施工單位在檔案移交上都是勉強達到要求。

（四）檔案信息化建設滯后

水利工程建設規(guī)模、性質和地域上的不同，其檔案資料的復雜程度也相應不同，企事業(yè)單位常用的檔案管理軟件在水利檔案管理中往往不適用，也很難開發(fā)出一套能夠適用于所有大大小小的水利工程建設的相關管理軟件，而且開發(fā)適用于不同需求的管理軟件也需要耗費大量的資金成本?，F(xiàn)階段大多數(shù)水利工程施工單位，在檔案管理上僅僅是內部使用一些小規(guī)模的管理軟件，對外仍然采用紙質文檔，一些建設單位所謂的推進檔案信息化建設，也僅僅是將紙質文檔掃描轉變?yōu)殡娮游臋n。

（五）在人才隊伍建設上投入不夠

水利工程檔案具有較強的系統(tǒng)性，倘若施工單位對檔案管理工作投入資金不足，將會造成檔案管理基礎設施和人員素質無法滿足檔案管理工作與時俱進的需求。檔案管理人員綜合素質參差不齊，許多檔案管理人員并未經受過專業(yè)的培訓，人員管理能力和素質水平的欠缺，嚴重影響了水利工程檔案工作的質量和效率。

三、提升水利工程檔案管理水平的對策

（一）完善檔案管理制度

各級政府、水利部門以及相關部門要積極推動，及早建立一套完善的水利工程檔案管理法規(guī)制度，健全水利工程檔案管理的工作體系。另外，水利工程建設單位要積極主動地適應相關規(guī)定和政策，在其內部建立健全水利工程檔案管理具體制度，堅持依法管檔，在最大程度上確保檔案管理工作的高質高效。

南水北調東線大汕子水利樞紐工程

（二）明確檔案管理工作職責，實施責任化管理

首先，要明確水利工程檔案管理工作的主管者和領導者，實現(xiàn)檔案管理工作領導責任制，落實水利工程檔案管理的相關項目法人責任制、招標投標制、工程監(jiān)理制及合同制［4］。將管理工作歸入到施工建設的整體項目中，確保每一項管理都能找到相關的負責人，明確每個管理人員的責任。其次，每個建設項目都要配備專門的檔案管理人員，讓每個建設項目在管理上都能落實到具體檔案人員，實現(xiàn)層層有人管理、層層有人負責，同時管理領導層還應加強對檔案管理人員的督促。最后，水利工程檔案管理人員還要在第一時間將相關的工程檔案資料進行整理歸檔，尤其是一些新型技術類檔案資料。水利檔案資料的收集整理要同時納入水利工程監(jiān)理內，將竣工后水利檔案的相關交接工作納入工程監(jiān)理的合同管理，最大程度上確保檔案資料的萬無一失。唯有上級領導加大重視、落實責任，下層檔案管理人員認真負責，水利工程檔案管理工作才能真正實現(xiàn)責任化管理。

（三）強化規(guī)范化管理，實施分類收集

許多水利工程建設項目工程巨大，繁瑣復雜，且常常出現(xiàn)跨年度建設的現(xiàn)象。由于工程建設周期較長，在施工期間往往會出現(xiàn)較大的人員波動，導致工程檔案資料管理混亂。因此，為了實現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，在進行管理時應對其進行分類收集，具體可分為以下幾類：1.施工前期檔案資料，主要包括項目建議書、工程建設可行性報告等；2.相關設計檔案資料，包括工程整體設計、具體設計圖紙等；3.施工過程檔案資料，包括施工方案、施工日志及相關項目報告等；4.施工后期和竣工后檔案資料，包括項目總結報告、質量檢測報告、驗收報告等。對水利工程檔案管理進行分類管理，能夠實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化，使文件材料歸檔更加及時、更加明細、更加完整，不僅可以提高管理工作效率和質量，還能夠為日后的檔案運用提供便捷。

（四）推進檔案信息化建設，實現(xiàn)科學化管理

當前信息化已經滲入社會各行各業(yè)，水利工程檔案的信息化管理已經成為當前管理發(fā)展的必然趨勢［5］。水利工程檔案資料規(guī)模較大，以往的紙質文檔不僅占據(jù)了較大的儲存空間，還極易受環(huán)境影響導致?lián)p壞，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。水利工程檔案管理的信息化建設能夠有效解決上述問題。借助信息化管理手段、電子化管理模式以及高效率儲存方法，可以有效提升檔案資料的完整性和安全性，減少管理成本，促進水利工程檔案管理工作的信息化與科學化。

（五）提升隊伍素質，實現(xiàn)高效管理

水利工程的檔案管理工作是水利工程管理的重要基礎，而加強檔案人才隊伍建設則是夯實這一基礎的關鍵。因此要重視加強對管理人員的培訓，既要提升管理人員的專業(yè)技能，還要全力培養(yǎng)其責任心和服務意識，同時還需緊跟時代步伐，充分利用現(xiàn)代管理手段，全方位提升管理工作質量，為推動我國水利工程建設事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展作出應有貢獻。

［1］劉偉.論如何加強水利工程檔案管理［J］.科技資訊，2015（16）：115-116.

［2］羅偉玲.水利工程檔案管理工作的優(yōu)化措施［J］.經營管理者，2015（20）：267.

［3］陳群.對于水利工程檔案管理工作的幾點認識［J］.中國管理信息化，2014（13）：101-102.

［4］王曉娟，孫樹清，王煥芳.水利工程檔案管理問題及解決措施探討［J］.科技資訊，2015（17）：109-110.

［5］宋丹.水利工程檔案管理信息化建設思考［J］.信息系統(tǒng)工程，2015（05）：44.