淺談如何做好檔案管理工作

郜大鵬

大慶市紅崗區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

淺談如何做好檔案管理工作

郜大鵬

大慶市紅崗區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

檔案是個(gè)人或組織在社會(huì)活動(dòng)中的記錄，有聲音、文字、影響等形式，具有文化性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，可以將歷史的真實(shí)面貌完整且真實(shí)的進(jìn)行再次展現(xiàn)，檔案管理是檔案館對檔案信息和一些實(shí)體的檔案進(jìn)行管理，以及對需要檔案的人員提供服務(wù)等工作的總稱，是國家檔案事業(yè)的最基本的組成部分，本文針對檔案的管理工作的作用以及我國目前檔案出現(xiàn)的現(xiàn)狀，還有解決方法做出了闡述，希望對檔案管理工作者有幫助。

檔案；檔案管理；解決方法

檔案管理就其本質(zhì)以及作用來說是管理性、服務(wù)性工作，在中國古代的封建社會(huì)中，檔案主要為統(tǒng)治階級服務(wù)，記載了階級內(nèi)部的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面，而在如今社會(huì)中檔案是為全體人們服務(wù)的，檔案記錄著人的發(fā)展和生活的各個(gè)方面，對人有很重要的影響，人在就業(yè)以及入黨等現(xiàn)實(shí)活動(dòng)中，如果檔案中有不良記載，就會(huì)對社會(huì)生活產(chǎn)生不良影響。檔案連接著過去、現(xiàn)在和未來，有很重要的意義，因此檔案館要做好檔案管理工作。

一、檔案的作用

檔案記錄了人類社會(huì)生活的方方面面，在許多方面都有著有很重要的作用，一方面檔案有很重要的歷史功能，檔案記載了人類社會(huì)的發(fā)展歷史以及發(fā)展進(jìn)程，對于人類社會(huì)各方面的歷史研究有很大的作用，如黨的建設(shè)發(fā)展歷程、中國酒文化的發(fā)展等等方面的研究都需要進(jìn)行檔案查詢，否則就會(huì)出現(xiàn)失真的情況；一方面檔案有很重要的經(jīng)濟(jì)功能，檔案被譽(yù)為“鐵皮柜中解放出來的生產(chǎn)力”檔案記載了一個(gè)社會(huì)或一個(gè)國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，產(chǎn)業(yè)的興衰、產(chǎn)業(yè)的歷史發(fā)展沿革等方面，對企業(yè)來說，檔案可以幫助企業(yè)樹立一個(gè)良好的信譽(yù)形象，還可以幫助企業(yè)獲取到許多經(jīng)濟(jì)信息，是一種無法看見的財(cái)產(chǎn)；一方面檔案有很重要的文化功能，中國有五千年的歷史文化，文化是國家發(fā)展的軟實(shí)力，而中華民族的歷史文化在先輩的手中經(jīng)過檔案形式的記載傳承下來，沒有檔案中華文化就不能長久的流傳下來，如甲骨文的發(fā)掘出現(xiàn)讓人們能夠?qū)ι坛幕姓鎸?shí)的了解，嚴(yán)重影響文化的傳承和發(fā)展；一方面檔案可以對人們進(jìn)行真實(shí)的宣傳教育，如日軍侵華遺址的發(fā)現(xiàn)，可以對學(xué)生的愛國宣傳教育進(jìn)行直觀的教育，而不是只從課本中枯燥的吸收，特別是一些帶有影像、聲音的檔案能夠更加直觀的影響學(xué)生的想法。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏管理人才

檔案專業(yè)人才缺乏、管理意識(shí)不高。大多數(shù)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案管理人員是兼職性質(zhì)的，這些兼職檔案員在單位身兼數(shù)職，事務(wù)太多，變動(dòng)性大，有時(shí)候?qū)n案工作交接不及時(shí)、不到位，這些兼職檔案員缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)能力水平不高，導(dǎo)致資料收集不齊全不完整，劃分保管期限混亂，技術(shù)不到位，所整理的檔案不符合要求，更不要說專門檔案歸檔了，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作正常開展。

（二）管理制度不完善

檔案管理的制度不夠健全。目前好多單位出現(xiàn)對檔案的收集、整理、保管、外借、保密的等方面的制度不夠健全情況。雖建立了一些管理制度，但管理不夠規(guī)范，執(zhí)行力度不夠，致使檔案管理的相關(guān)人員的責(zé)任心不夠強(qiáng)，在工作中比較懈怠，對于文件和資料的整理不夠及時(shí)，有些檔案的收集不夠齊全，有的出現(xiàn)過檔案丟失的情況，這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

（三）檔案信息化不足

檔案管理信息化不足。檔案管理信息化不足的根源是未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，致使無法提高檔案管理工作的效率。

三、檔案管理工作措施

（一）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，改善保管條件和管理手段檔案是各單位日積月累長期形成的寶貴財(cái)富，妥善地保管好檔案對我們 的事業(yè)發(fā)展尤為重要。檔案資料具有原始性、真實(shí)性和可利用性。檔案的這些特性，對檔案的規(guī)范化管理提出了很高的要求，因此要在加強(qiáng)硬件建設(shè)，改善檔案保管條件和管理手段方面下功夫。要根據(jù)檔案保管的要求， 建設(shè)檔案庫房， 同時(shí)盡力改善檔案保管條件，庫房面積不僅要滿足存放要求，而且要通風(fēng)良好，同時(shí)購置檔案工件所需的檔案柜、密級架，檔案盒等設(shè)施，還要購買切刀、打孔機(jī)、剪刀、錐子等物品，做到組卷編目規(guī)范，排架合理整齊，基本檔案收集整理規(guī)范。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化和檔案管理現(xiàn)代化的需要，及時(shí)配備計(jì)算機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)微機(jī)檢索，對原有管理軟件進(jìn)行升級，提高檔案管理的科技含量，改善檔案管理手段，提高檔案管理水平，為檔案的利用提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)落實(shí)檔案庫房安全防范措施，保持檔案室的清潔衛(wèi)生，做好防火、防潮等方面的工作，及時(shí)更換滅火器材，添置防蟲、防霉藥劑，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施，定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。只有設(shè)施齊全，才能適應(yīng)檔案安全保管的需要，正確做好檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活中的各個(gè)方面，人們越來越傾向于在網(wǎng)上尋找需要的信息，變是不變的唯一真理，因此檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流進(jìn)行變革發(fā)展，應(yīng)用現(xiàn)代化的先進(jìn)信息技術(shù)，對檔案管理工作進(jìn)行變革，實(shí)行檔案電子信息化，同時(shí)為了保證檔案電子信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，要對檔案工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)和思想教育，加強(qiáng)檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)。這樣的做法能讓普通大眾可以隨時(shí)隨地對有需求的檔案進(jìn)行快速查詢，節(jié)省了大量的時(shí)間。

四、結(jié)語

檔案管理工作是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，對普通民眾以及國家來說，必須要做好檔案管理工作，這樣才能把檔案的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、歷史、文化等作用充分發(fā)揮，對國家和個(gè)人來說有重要的意義，本篇文章中的關(guān)于檔案管理工作的措施，希望能夠?yàn)闄n案管理工作作出貢獻(xiàn)。

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