事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化管理

秦 臻

鄒城市就業(yè)服務(wù)局 山東濟(jì)寧 273500

事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化管理

秦 臻

鄒城市就業(yè)服務(wù)局 山東濟(jì)寧 273500

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，需要不斷地改革創(chuàng)新。如今已是信息化社會(huì)，數(shù)字化、信息化已經(jīng)是事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的必然要求。對(duì)此，本文分析了事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理存在的問(wèn)題，提出了推動(dòng)事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理的有效策略。

事業(yè)單位；文書(shū)檔案；信息化管理

在新的歷史條件下，文書(shū)檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要。文書(shū)檔案管理人員要更新觀念，采用有效措施，積極探索文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的模式。為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的健康發(fā)展，我們必須要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)事業(yè)單位文書(shū)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理重視程度不夠。文書(shū)檔案在很多事業(yè)單位中不受重視，很多領(lǐng)導(dǎo)都意識(shí)不到文書(shū)檔案的重要性，等用到文書(shū)檔案的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)，很多該歸檔的沒(méi)有歸檔，需要查找的文檔不齊全。還有很多人只重視人事檔案或者業(yè)務(wù)檔案，忽視了文書(shū)檔案的重要性。因?yàn)檫@項(xiàng)工作投入大，利用率卻不高，這直接影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案工作人員的工作積極性。除此之外，現(xiàn)在的檔案還存在著一定的安全隱患?，F(xiàn)如今雖然多數(shù)事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案管理信息化，但是卻忽視了檔案的安全問(wèn)題。檔案中涉及到了很多的個(gè)人私密信息，但是很多事業(yè)單位中對(duì)于查看檔案信息等環(huán)節(jié)并沒(méi)有嚴(yán)格的把關(guān)。這樣就會(huì)容易造成信息的泄漏。

（二）事業(yè)單位中的文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還有待提高。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化的普及，文書(shū)檔案管理工作的方式與內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化，但是在這個(gè)工作崗位上的工作人員還延續(xù)著以前落后的工作方式和方法，他們對(duì)待新的管理方式并不是很熟悉，沒(méi)有及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，很少參加檔案工作的繼續(xù)培訓(xùn)。甚至很多檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)檔案的分類、歸檔等工作也是一知半解。之所以會(huì)這樣，最重要的原因就是因?yàn)樗麄儗?duì)文書(shū)檔案管理重視程度不夠，對(duì)檔案信息化還并不是特別的了解，在缺乏理論知識(shí)做支撐的同時(shí)也缺乏一定的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)。理論知識(shí)與實(shí)操能力對(duì)于文書(shū)檔案管理人員來(lái)講同樣重要，缺一不可。文書(shū)檔案管理人員技術(shù)與知識(shí)的缺乏就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理信息化的進(jìn)程受阻?，F(xiàn)在多數(shù)事業(yè)單位中文書(shū)檔案管理信息化的進(jìn)程發(fā)展還比較緩慢，很大程度上都是與文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)有關(guān)的。

（三）檔案管理和實(shí)際業(yè)務(wù)工作脫節(jié)。文書(shū)檔案來(lái)源于各部門(mén)各科室形成的文書(shū)，檔案管理則是文書(shū)工作的繼續(xù)和延伸，兩者密不可分。但是在現(xiàn)實(shí)工作中，各部門(mén)和科室形成的文書(shū)工作人員沒(méi)有檔案管理意識(shí)，不注重檔案的歸檔和包村。檔案工作人員又不了解各部門(mén)和科室都形成了哪些文書(shū)，需要進(jìn)行檔案管理。這樣就導(dǎo)致了檔案管理和實(shí)際業(yè)務(wù)工作的脫節(jié)，造成很多文書(shū)檔案的流失。

二、推動(dòng)事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理的有效策略

（一）提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作而言，其對(duì)工作人員具有很高的要求：過(guò)硬的理論知識(shí)、扎實(shí)的專業(yè)技能、優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力等。為更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，事業(yè)單位可通過(guò)采取座談會(huì)、報(bào)告會(huì)、參觀學(xué)習(xí)、開(kāi)設(shè)計(jì)算機(jī)培訓(xùn)課程等方式以加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。此外，還需要固定專職人員，并且做好專職人員更替的銜接工作。如此，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作人員才能做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)提升其的工作質(zhì)量、效率、滿足社會(huì)發(fā)展需求等頗有益處。

（二）增強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作人員的信息化意識(shí)。當(dāng)前，社會(huì)、信息化技術(shù)等取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)、生活等產(chǎn)生了巨大的影響。以往的文書(shū)檔案管理模式已不符合時(shí)代發(fā)展的潮流，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的效率。信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變理念，并樹(shù)立正確的現(xiàn)代化意識(shí)，以各更好地開(kāi)展工作。在管理檔案時(shí)，工作人員須充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，打破、創(chuàng)新以往的資料保存方式，以促使文書(shū)檔案管理更具安全性、完整性、可靠性等，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。與此同時(shí)，檔案人員應(yīng)最大程度利用現(xiàn)存的文書(shū)檔案資料，以確保自身檔案管理思路適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，從而構(gòu)建出更多科學(xué)、高效的管理策略。

（三）制定事業(yè)單位文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。1、規(guī)范文書(shū)檔案資料的錄入。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的普遍應(yīng)用，工作中出現(xiàn)大量的電子文檔，這些文檔需要以一種規(guī)范的格式和編碼進(jìn)行保存和錄入。2、規(guī)范文書(shū)檔案資料的儲(chǔ)存。規(guī)范文書(shū)檔案資料的儲(chǔ)存是實(shí)現(xiàn)檔案管理全面信息化建設(shè)的必要條件。因此，文書(shū)檔案管理工作人員在儲(chǔ)存資料時(shí)應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范儲(chǔ)存方式，同時(shí)明晰儲(chǔ)存載體的容量、特點(diǎn)，進(jìn)而加強(qiáng)資料存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)性。3、規(guī)范文書(shū)檔案資料軟件的開(kāi)發(fā)技術(shù)。此種規(guī)范，有利于達(dá)成計(jì)算機(jī)管理規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)、提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用能力，以推動(dòng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）完善事業(yè)單位文書(shū)檔案管理。事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)文書(shū)檔案管理制度體系的重視、完善力度，以確保檔案管理工作平穩(wěn)、有序進(jìn)行。文書(shū)檔案的工作人員需要經(jīng)常主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門(mén)新開(kāi)展了哪些工作，形成哪些重要的文書(shū)信息。各部門(mén)、科室也需要及時(shí)將業(yè)務(wù)文書(shū)交給檔案工作人員進(jìn)行保存、歸檔。加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通和協(xié)作，保證檔案信息收集渠道的暢通。在收集、保管檔案資料時(shí)，管理制度體系對(duì)其具有很高的約束力，在順利開(kāi)展、發(fā)展文書(shū)檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重文書(shū)檔案管理工作的法治化，使其有法可依。

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化是其未來(lái)發(fā)展的大趨勢(shì)。因此，要加強(qiáng)檔案管理信息化在實(shí)際工作中的運(yùn)用，使事業(yè)單位內(nèi)部的文書(shū)檔案管理工作日趨規(guī)范、合理，從而建立一個(gè)健康的文書(shū)檔案管理體系，最終使事業(yè)單位的檔案資源得以最大限度地利用和保護(hù)。

[1]王華．對(duì)人事檔案信息化管理的探析[J]．中國(guó)管理信息化,2016(21)．

[2]梁靜．事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措分析[J]．黑龍江科技信息,2015(15)．