關(guān)于衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/山東省巨野縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 陳素英

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關(guān)于衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/山東省巨野縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 陳素英

【摘要】衛(wèi)生計(jì)生檔案管理屬于衛(wèi)生計(jì)生局各項(xiàng)工作中的重要內(nèi)容，同時(shí)也屬于國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。是否可以有效開(kāi)展好衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作，不但關(guān)系到衛(wèi)生計(jì)生局各項(xiàng)工作的有序?qū)嵤瑫r(shí)還直接影響著人民群眾的社會(huì)權(quán)益與切身利益。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，提出了有效加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生計(jì)生局；檔案管理；對(duì)策措施

衛(wèi)生計(jì)生檔案屬于國(guó)家檔案的重要內(nèi)容，但因?yàn)榭陀^條件、思想認(rèn)識(shí)、人力以及經(jīng)費(fèi)等方面的因素影響，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作依舊存在一些薄弱環(huán)節(jié)。為了促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生工作的順利開(kāi)展，充分挖掘出檔案資源的實(shí)際價(jià)值，更好地為衛(wèi)生計(jì)生工作服務(wù)，我們應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作。

一、衛(wèi)生計(jì)生檔案管理存在的問(wèn)題

首先，檔案材料收集不完整。因?yàn)樵跈n案管理的過(guò)程中往往存在各個(gè)科室部門(mén)各自為陣的問(wèn)題，造成衛(wèi)生計(jì)生檔案在收集與整理時(shí)無(wú)法完整充分地收集到材料，一部分有價(jià)值的檔案材料容易被遺漏，導(dǎo)致衛(wèi)生計(jì)生工作無(wú)法順利開(kāi)展。如此不僅會(huì)對(duì)檔案材料的完整性造成影響，同時(shí)還會(huì)影響到檔案材料的開(kāi)發(fā)利用。其次，檔案管理人員綜合能力有待提升。一方面是部分檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，不具備檔案管理和檔案開(kāi)發(fā)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，另一方面是檔案人員自身思想認(rèn)識(shí)不到位，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中不注重自身能力的培養(yǎng)，缺乏基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案信息化認(rèn)識(shí)，無(wú)法科學(xué)規(guī)范地對(duì)檔案材料進(jìn)行收集整理。最后，檔案材料的實(shí)際利用價(jià)值不高，衛(wèi)生計(jì)生工作的特點(diǎn)決定其檔案材料種類(lèi)繁多、數(shù)量較大、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，很容易在日常的管理過(guò)程中出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，檔案的收集整理工作不到位，影響了日后的開(kāi)發(fā)利用。

二、衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的對(duì)策措施

（一）加強(qiáng)衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理。衛(wèi)生計(jì)生執(zhí)法檔案管理要求準(zhǔn)確、完整，所有適用于衛(wèi)生執(zhí)法工作的檔案材料都必須要經(jīng)過(guò)檔案信息資源的篩選整理，進(jìn)而加工之后發(fā)揮出價(jià)值。我們要重視執(zhí)法檔案的完整性和正確性，力求分類(lèi)明確、歸檔規(guī)范、組卷合理。針對(duì)年代較為久遠(yuǎn)的檔案材料，部分存在缺卷或者紙張老化、書(shū)寫(xiě)材料不符合規(guī)范要求、檔案損壞或字跡模糊的問(wèn)題，必須要第一時(shí)間進(jìn)行搶救，部分具有價(jià)值的執(zhí)法檔案材料要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化，同時(shí)做好保存工作。此外，部分衛(wèi)生執(zhí)法檔案材料在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都能夠發(fā)揮出重要價(jià)值，所以在進(jìn)行歸檔整理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持廣泛利用和長(zhǎng)久保存相結(jié)合的原則，實(shí)現(xiàn)檔案利用和保護(hù)工作相互促進(jìn)，從而符合衛(wèi)生計(jì)生執(zhí)法工作的實(shí)際需要。

（二）不斷完善相關(guān)管理制度。唯有完善的管理制度才能夠保證檔案管理工作的有序開(kāi)展，結(jié)合筆者多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包含下面幾部分內(nèi)容：對(duì)檔案管理人員實(shí)施月度、季度、年度考評(píng)機(jī)制，計(jì)生檔案的收集、整理以及保存工作必須規(guī)范有序，嚴(yán)格按照上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的要求和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施操作；建立定期談話制度，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，從而取得工作主動(dòng)權(quán)；建立衛(wèi)生計(jì)生項(xiàng)目登記制度，為各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生辦公室和醫(yī)療保健相關(guān)機(jī)構(gòu)制作檢查登記表，收集完整的一手資料；推行檔案收集整理時(shí)限機(jī)制，要求檔案管理人員在每天下班之前應(yīng)當(dāng)對(duì)各個(gè)科室、部門(mén)的資料進(jìn)行匯總，每月對(duì)檔案收集整理和歸檔情況進(jìn)行匯報(bào)等。

（三）實(shí)施檔案科學(xué)化管理。衛(wèi)生計(jì)生檔案管理人員必須定期對(duì)收集的檔案實(shí)施科學(xué)規(guī)范的歸檔整理。為確保檔案管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案類(lèi)目規(guī)范設(shè)置的要求，我們應(yīng)當(dāng)努力做好下面幾方面的工作：第一是科學(xué)設(shè)置檔案類(lèi)目；第二是推行定期整理歸檔機(jī)制；第三是貫徹落實(shí)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作檢查制度；第四是檔案人員要樹(shù)立依法治檔意識(shí)，落實(shí)檔案歸檔利用相關(guān)規(guī)范，保證檔案材料的準(zhǔn)確性與完善性；第五是開(kāi)展好年度檔案收集整理工作。綜上所述，如果衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作混亂，必然會(huì)導(dǎo)致衛(wèi)生計(jì)生各項(xiàng)工作受到影響。推行科學(xué)化規(guī)范化的管理方式，可以保證各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后能夠第一時(shí)間排查解決，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的制度化、規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。21世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的信息化建設(shè)也逐漸推進(jìn)，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能。所以我們應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)支持檔案管理人員積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期開(kāi)展培訓(xùn)講座會(huì)議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時(shí)幫助他們樹(shù)立現(xiàn)代化、信息化的檔案管理理念。在組織進(jìn)行培訓(xùn)教育的過(guò)程中必須要選擇多樣化的培訓(xùn)方式，構(gòu)建立體化的培訓(xùn)模式，力求培訓(xùn)工作的針對(duì)性與時(shí)效性。此外，還應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化衛(wèi)生計(jì)生檔案工作者的圖書(shū)館學(xué)與情報(bào)學(xué)等關(guān)聯(lián)學(xué)科知識(shí)，讓他們能夠主動(dòng)地投入到檔案管理研究工作中來(lái)，清楚地認(rèn)識(shí)和了解檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著近年來(lái)我國(guó)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，對(duì)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題。而檔案管理模式的創(chuàng)新與改革在于認(rèn)清當(dāng)前衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作存在的問(wèn)題，采取有針對(duì)性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，滿足衛(wèi)生計(jì)生工作的實(shí)際需要。我們要認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作的創(chuàng)新是一項(xiàng)長(zhǎng)期性系統(tǒng)性的工程，檔案管理改革還有很長(zhǎng)的路要走，只有不斷努力才能夠發(fā)揮出檔案材料的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)。

【參考文獻(xiàn)】

［1］李月嬌.淺談如何發(fā)揮計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理的服務(wù)職能［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：89-90.

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