試論對檔案管理模式改革的若干建議

文/廣東省肇慶市端州區(qū)教育局 薛君妍

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試論對檔案管理模式改革的若干建議

文/廣東省肇慶市端州區(qū)教育局 薛君妍

【摘要】檔案工作是一種基本服務，檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關鍵在于新工作局面的開創(chuàng)。而作為社會事業(yè)的重要組成部分之一，檔案管理需堅持改革與創(chuàng)新，從思路、制度、服務等方面改革檔案管理模式。下面針對檔案管理模式改革提出若干建議，以促進提高檔案管理水平。

【關鍵詞】檔案管理模式；改革；建議

如今，大多數檔案管理機構或部門紛紛遵循統(tǒng)一領導、分級管理的基本原則，通過集中管理模式開展一系列檔案管理工作。盡管該檔案管理模式具備強制性的推動力，可促進檔案管理人員貫徹、執(zhí)行各項指令，但管理鏈條過長，各個層級之間的溝通不暢，檔案管理面臨的工作思路滯后、制度弱化、忽視信息化建設、人員業(yè)務技能水平偏低等問題越來越突出，急需采取行之有效的措施改革檔案管理模式。

一、建立彈性工作思路，提升檔案管理效率

盡管集中式管理模式是檔案管理的主要方式，且該模式能推動檔案管理部門合理安排、部署，但管理交叉、權力過于集中、相互推諉扯皮等現(xiàn)象嚴重阻礙檔案管理效率，這與現(xiàn)行檔案管理模式陳舊、檔案管理不被重視等有莫大的關聯(lián)。為此，檔案管理機構及人員應勇于打破固封的管理格局，科學清理各級檔案管理部門之間的權力界限，盡早建立彈性的檔案管理工作思路，并適當下放檔案管理的整理、接轉、保存等權力，從而使檔案管理人員充分發(fā)揮職能作用，為改革檔案管理模式、提升檔案管理效率奠定堅實基礎。

二、通過職能強化制度，加快管理體制改革

檔案信息資源的整合與統(tǒng)一集中管理是檔案部門履行職責的基礎所在，所以檔案部門應強化職能，進一步建立健全檔案管理制度，將檔案的收集制度、移交制度、動態(tài)管理制度等均納入檔案管理環(huán)節(jié)，以便將檔案管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。當前，檔案管理處于社會轉型與經濟體制轉軌的關鍵時期，以往傳統(tǒng)的職能定位、管理體制以及方式等很難與市場經濟發(fā)展需求相適應，這是改革檔案管理模式的障礙。為此，檔案管理體制也需嚴格遵循改革思路，基于遵守國家檔案法律法規(guī)的前提自覺、自主地落實檔案管理工作，而不能一味依賴國家行政管理機關的強制治理手段。同時，檔案行政管理機關也需加快改革步伐，主要通過法律手段宏觀監(jiān)控各級檔案管理行為，并為檔案管理工作的開展提供更多業(yè)務指導與標準，推動檔案管理部門改革管理模式，優(yōu)化檔案管理工作。

三、不斷加強信息建設，建立檔案管理系統(tǒng)

當今社會，信息化是一大趨勢，它使檔案管理模式改革有了新要求，即盡可能通過當代新的科技成果及管理手段實現(xiàn)信息化檔案管理，與此同時，在加強檔案信息化建設的同時應嚴格依據國家的信息化管理標準，按照自身發(fā)展特點及實際情況制定內部標準體系，通過專用的網絡向大眾傳播檔案中豐富的信息數字資源。隨著檔案材料越來越多，整理檔案的難度越來越大，有必要建立相應的檔案管理系統(tǒng)，而信息技術的發(fā)展也為優(yōu)化檔案管理方式、改革檔案管理模式提供了強有力的技術支撐。在實踐中，檔案管理人員應充分利用網絡技術、管理系統(tǒng)等軟件采集信息、整合資源，集成檔案管理的流程，通過科學使用信息技術實現(xiàn)網絡管理平臺上檔案征集、整理、歸檔、保存等工作環(huán)節(jié)的有序集成。應用信息化技術還能永久保存重要的檔案資料，大大延長完好保管檔案的年限?；诰W絡的互聯(lián)互通，檔案管理還能打破地域限制，合理共享檔案資料，并依托檔案信息化管理強大的服務平臺，減少檔案人員配備，節(jié)約人力成本。但檔案信息化建設尚處于起步階段，重視度不夠、經費不足、人才匱乏等問題接踵而來，需要檔案管理堅持引用信息化技術，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，以推進檔案管理模式的深化改革。

四、檔案管理人員注重練就高水平業(yè)務技能

經濟與社會的快速發(fā)展給檔案管理人員提出了新的、更高的要求，且檔案管理質量的優(yōu)劣與檔案工作人員素質水平的高低有直接關聯(lián)。因此，新時期的檔案管理人員務必要堅持與時俱進，努力解放思想、提高自身素質水平，訓練自身形成良好的職業(yè)道德、較強的思想政治素質、強烈的責任感等，以更好地適應檔案事業(yè)在新時期的新要求。當然，檔案管理不僅是一項管理服務性工作，還是一項業(yè)務性工作，要求檔案人員不僅業(yè)務功底要扎實，還需具備較強的服務意識與管理能力。如檔案人員應充分掌握計算機知識，以有效管理和控制檔案信息的數字化、電子化；迅速地、有效地收集信息，并完整保護信息，及時為使用者提供準確的檔案信息，幫助他們用最短的時間找尋自己需要的信息，從而提高檔案信息使用率。因此，新時期的每一名檔案管理人員都應堅持完善服務手段，在學習檔案管理業(yè)務知識的同時學習先進的新技術，注重編制檢索工具，完善檔案信息檢索系統(tǒng)，提高檔案的利用率，致力于在業(yè)務創(chuàng)新方面取得更大的突破，為深化檔案管理模式改革提供可靠的人才保障。

五、結語

隨著科學技術的快速發(fā)展，經濟全球化步伐不斷加快，改革檔案管理模式在成為時代使命的同時也獲得了有利的條件，檔案管理工作者不能因問題或困難就停滯不前，而應在實踐中不斷改革工作思路、創(chuàng)造工作動力、謀求發(fā)展空間，為檔案管理模式改革提供強大的支撐與助力，促進檔案事業(yè)協(xié)調發(fā)展。

【參考文獻】

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