論人民檢察院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題與解決措施

喻士榮 欒 斌

漣水縣人民檢察院

論人民檢察院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題與解決措施

喻士榮 欒 斌

漣水縣人民檢察院

在信息化時(shí)代背景下，對(duì)社會(huì)各行各業(yè)的信息化建設(shè)有較高要求，只有加快信息化建設(shè)步伐，才能使行業(yè)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。人民檢察院是我國(guó)重要的法律監(jiān)督機(jī)關(guān)，為維護(hù)社會(huì)公平與伸張正義發(fā)揮著重要作用。在人民檢察院工作實(shí)踐中，產(chǎn)生的檔案信息較多，為信息管理者增加工作難度。加快檔案信息化建設(shè)尤為重要。但是，在信息化建設(shè)中，存在一定的問(wèn)題，阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。對(duì)此，本文主要分析其問(wèn)題和提出解決問(wèn)題的措施。

人民檢察院；檔案信息化建設(shè)；問(wèn)題；解決措施

一、前言

隨著人民檢察院的快速發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越發(fā)揮著重要作用。新時(shí)期，加快檔案信息化建設(shè)，是人民檢察院發(fā)展的必然趨勢(shì)，有助于提高檔案管理效率。然而，在人民檢察院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，存在著一定的問(wèn)題，直接阻礙檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。因此，有關(guān)人員應(yīng)針對(duì)人民檢察院檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題而加強(qiáng)研究，并提出解決問(wèn)題的有效措施，以推進(jìn)人民檢察院檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理效率和彰顯檔案信息價(jià)值。

二、人民檢察院檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題

（一）檔案管理不善

人民檢察院在檔案信息化建設(shè)中，存在著檔案管理不善的問(wèn)題，在一定程度上阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。首先，檢察院檔案資源呈現(xiàn)分散管理趨勢(shì)。在檢察院辦公自動(dòng)化發(fā)展中，電子公文逐漸增多，但主要集中在各部門辦公軟件系統(tǒng)中，導(dǎo)致工作者未能及時(shí)將其融入檔案管理系統(tǒng)中。長(zhǎng)期以往，檔案資源越來(lái)越分散，為檔案管理工作增加難度。其次，電子檔案文件雖然具有一定的優(yōu)勢(shì)，但由于電子文件具有容易拷貝、篡改等特征，使人民檢察院部分檔案管理者產(chǎn)生不信任心理，仍然對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件有著較多的使用。基于此，阻礙檢察院的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）檔案管理的基礎(chǔ)工作不到位

人民檢察院在檔案信息化建設(shè)中，其基礎(chǔ)工作相對(duì)不到位。首先，檔案信息系統(tǒng)是檔案信息化實(shí)現(xiàn)的有力保障，但諸多地區(qū)人民檢察院的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)水平相對(duì)較低，難以充分發(fā)揮檔案管理作用。其次，檢察院方面未能針對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理制定完善的制度，導(dǎo)致制度保障缺失。如，在檔案信息化建設(shè)初期，檢察院方面必須將傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，但在工作實(shí)踐中，相關(guān)人員未能對(duì)卷宗加以有效整理而錄入，導(dǎo)致信息錄入混亂問(wèn)題較為嚴(yán)重。甚至錄入信息后，未能將檔案重新裝訂和妥善保管，造成紙質(zhì)檔案缺失，可能為后期檔案管理工作增加難度。

（三）未能實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值

人民檢察院檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中，主要以歸檔制度而開(kāi)展工作，重視對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的采集和收納，而對(duì)其利用率十分低，導(dǎo)致檔案信息的價(jià)值未能深刻體現(xiàn)。首先，檢察院方面重視對(duì)檔案管理部門的組織和管理，未能督促管理者對(duì)檔案信息價(jià)值的開(kāi)發(fā)。其次，檢察院檔案管理工作人員雖然能夠明確檔案信息化的服務(wù)功能，但未能深入挖掘深層次的信息內(nèi)容，降低其信息服務(wù)能力。由此可見(jiàn)，人民檢察院檔案信息化建設(shè)中，未能將檔案信息的價(jià)值有效發(fā)揮，與檔案信息化建設(shè)的初衷背道而馳。

三、人民檢察院檔案信息化建設(shè)的有效措施

（一）設(shè)立專門的檔案管理部門

對(duì)于人民檢察院而言，檔案信息占據(jù)重要地位，因而必須加強(qiáng)檔案信息的管理。加快檔案信息化建設(shè)步伐是人民檢察院發(fā)展的必然趨勢(shì)，加大檔案管理力度尤為重要。對(duì)此，人民檢察院可設(shè)立專門的檔案管理部門，全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。首先，在人民檢察院人才隊(duì)伍中抽調(diào)骨干人員而組建專門的檔案管理小組，使其領(lǐng)導(dǎo)檔案管理部門工作人員而開(kāi)展工作，將檔案管理工作提升至發(fā)展戰(zhàn)略的高度。其次，對(duì)檔案管理部門給予大力支持，包括資金、技術(shù)、人員、時(shí)間、組織等方面的保障，為提高檔案管理效率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)條件。最后，針對(duì)檔案管理部門工作人員而制定一系列規(guī)范性制度，對(duì)工作人員的思想行為方式加以正確規(guī)范和引導(dǎo)。

（二）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于人民檢察院檔案信息化建設(shè)是需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工程，所以在其信息化建設(shè)中，應(yīng)為其提供充足的基礎(chǔ)設(shè)施保障，而加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提條件。信息系統(tǒng)、數(shù)字化設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的重要要素，能夠滿足人民檢察院內(nèi)部檔案信息傳輸、共享、交換等需求，對(duì)提高檔案管理效率有利。在完善基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)程中，可從兩方面著手：首先，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是基礎(chǔ)保障，通過(guò)完善系統(tǒng)，能夠使人民檢察院檔案管理部門工作人員更好開(kāi)展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)整體效益的最大化。其次，為檔案管理部門工作人員提供必要的數(shù)字化設(shè)備支持，以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）優(yōu)化檔案信息化處理流程

新時(shí)期，人民檢察院雖然處于不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中，但其信息化建設(shè)水平仍然相對(duì)較低，不能適應(yīng)人民檢察院未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。尤其在檔案信息化建設(shè)初期，相關(guān)人員處理檢察檔案時(shí)存在諸多不足，阻礙信息化建設(shè)。對(duì)此，相關(guān)人員有必要對(duì)檔案信息化處理流程加以優(yōu)化，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。首先，在錄入檔案信息之前，相關(guān)人員應(yīng)保持謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度，進(jìn)行拿取檔案、分類歸納檔案、拆除檔案裝訂等操作，對(duì)系列檔案信息加以妥善處理。其次，在錄入檔案信息時(shí)，人民檢察院工作者可根據(jù)一份案卷檔案信息量而選擇錄入方式，或獨(dú)立存儲(chǔ)，或放置于某一圖像文件中。最后，將紙質(zhì)檔案重新裝訂，并妥善保存；將電子版檔案信息進(jìn)行有效歸檔、查驗(yàn)、注冊(cè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)工作的最優(yōu)化。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

人民檢察院加快檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)重視人才的重要性，并針對(duì)工作人員而加強(qiáng)必要的培訓(xùn)活動(dòng)。首先，加強(qiáng)思想培訓(xùn)，使檔案管理工作者對(duì)檔案信息化給予高度認(rèn)同和重視。與此同時(shí)，將檔案工作人員結(jié)構(gòu)加以合理調(diào)整，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)。其次，采取分層次培養(yǎng)的方式而開(kāi)展培訓(xùn)工作，使培訓(xùn)工作更具針對(duì)性，可對(duì)不同對(duì)象加以必要的培訓(xùn)。例如，在檔案信息安全管理中，應(yīng)對(duì)工作者加強(qiáng)信息安全培訓(xùn)，使其能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)采取有效的殺毒措施、防火墻配置等，確保電子案卷檔案的安全性。最后，對(duì)檔案管理工作者加強(qiáng)技能培訓(xùn)，使工作人員能夠?qū)π录夹g(shù)、新設(shè)備有著全面的了解和掌握，對(duì)推進(jìn)人民檢察院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程發(fā)揮著重要作用。

四、結(jié)論

就人民檢察院的檔案信息化建設(shè)工作而言，是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程，其涉及內(nèi)容相對(duì)較多，如信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、信息資源有序整理、信息資源開(kāi)發(fā)和利用等，對(duì)相關(guān)工作人員提出較高的要求。在人民檢察院檔案信息化實(shí)踐中，存在諸多問(wèn)題，如檔案管理不善、基礎(chǔ)工作不到位、未能體現(xiàn)檔案信息價(jià)值等，不僅阻礙人民檢察院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，而且對(duì)其發(fā)展不利。對(duì)此，設(shè)立專屬部門、加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、優(yōu)化檔案信息化處理流程、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等措施能夠有效解決上述問(wèn)題，推進(jìn)人民檢察院的持續(xù)發(fā)展。

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