有關(guān)人事檔案的管理與其利用探索

李　華

中國石油長慶油田分公司礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部　陜西西安　710201

有關(guān)人事檔案的管理與其利用探索

李華

中國石油長慶油田分公司礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部陜西西安710201

作為提供人才信息的重要渠道，人事檔案管理工作具有非常重要的作用。通過人事檔案，能夠更加真實的了解個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎懲情況、他人評價等，對個人升遷以及考察等都具有非常重要的影響。

事業(yè)單位；人事檔案；管理；利用；問題；對策

一、前言

所謂人事檔案管理工作，實際上就是收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑒定檔案，為其提供系列性的活動。從目前發(fā)展來看，我國在人事檔案管理工作中，需要根據(jù)相關(guān)工作部門的政策要求，在認識檔案中記錄工作經(jīng)歷、思想品德情況、個人工作能力、個人今生情況等等，對人力資源的開發(fā)以及管理工作具有非常重要的作用。從近些年的發(fā)展來看，隨著我國不斷加大人事制度方面的改革，人才流動也愈加頻繁，但是事業(yè)單位在人事檔案管理工作中普遍存在著一些問題面臨非常大的挑戰(zhàn)。

二、人事檔案管理工作存在的問題

（一）從事人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不理想。我國目前人事檔案管理人員普遍存在著理論知識不足、文化知識不理想的問題。部分人事檔案管理工作人員仍然堅持傳統(tǒng)管理理念，與社會實際需求相脫節(jié)，缺乏創(chuàng)新性管理，實際的管理效果并不是非常理想。人事檔案的管理工作非?，嵥椴⑶疫B續(xù)性非常強，如果不能夠投入非常大的人力和精力，那么實際的管理效果并不會非常理想。由于體制改革的影響促使事業(yè)單位編制不斷減少，人事工作部門兼任了人事檔案管理工作，但是由于管理工作人員缺乏專業(yè)性，缺乏認識檔案收集的專業(yè)意識，使得一部分檔案并沒有及時歸檔，職業(yè)檔案存在著一定的缺失?？傊?，社會經(jīng)濟的日漸發(fā)展促使人員流動性日漸加強，因此，檔案管理工作人員也存在著較為頻繁的調(diào)換，人事檔案管理效率受到了阻礙，實際的管理效果并不是非常理想。

（二）人事檔案管理工作信息化不理想?？茖W(xué)技術(shù)日漸發(fā)展促使事業(yè)單位普遍采用信息化人事檔案管理系統(tǒng)，信息化水平不斷提升。從目前人事檔案管理工作來看，部分事業(yè)單位仍然沒有使用較為先進的管理手段，大部分單位仍然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理方式，手工操作式的人事檔案管理花費巨大的時間和精力，實際的檔案保管并不是非常理想，工作效率不高。在調(diào)取人事檔案的過程中，管理工作人員需要花費大量的時間和精力來進行審核以及調(diào)取，缺乏時效性并且人事檔案更新速度也并不是非常理想。

三、人事檔案管理和利用對策

（一）提升人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位在實際工作過程中，需要重視人才管理工作，加大人事檔案管理工作力度，認識到工作的業(yè)務(wù)性、政策性以及保密性等，提升實際的管理工作效率。國家人事管理制度日漸發(fā)展促使社會工作日漸深入，人事檔案管理工作部門迫切需要高素質(zhì)、復(fù)合型人才。在人才招聘過程中，需要挑選工作作風(fēng)更加正派并且具有工作責(zé)任心的工作人員，這樣才能夠真正做到嚴守秘密，工作更加誠懇。此外，認識檔案管理工作工作人員需要重視自我完善，不斷學(xué)習(xí)，提升自我。相關(guān)主管工作部門需要認識到人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的重要作用，定期性開展業(yè)務(wù)知識方面的培訓(xùn)工作，鼓勵工作人員更好、更加及時把握先進人事檔案管理知識以及人事檔案管理工作經(jīng)驗，使得人事檔案管理工作與社會發(fā)展需求相配合，提升事業(yè)單位人事檔案管理利用效率。

（二）重視人事檔案管理工作的信息化。經(jīng)濟社會的日漸發(fā)展促使科學(xué)技術(shù)的不斷進步，信息化則成為社會發(fā)展的重要發(fā)展趨勢，這也就為事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作成為了社會發(fā)展的趨勢要求，同時也是符合人事工作制度改革以及發(fā)展需求，對促進社會主義現(xiàn)代化發(fā)展具有非常重要的作用，因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要符合檔案信息發(fā)展需求。作為人才信息發(fā)展的重要資源庫，需要更加合理利用人事檔案信息庫，盡可能發(fā)揮信息化重要作用，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升人事檔案管理方面的實效性，促進人事檔案管理工作的現(xiàn)代化以及信息化?？傊瑸榱四軌蛱嵘聵I(yè)單位人事檔案管理工作效率，需要重視應(yīng)用信息化管理方式，堅持紙質(zhì)檔案管理工作與計算機無紙化人事檔案管理相結(jié)合的方式，提升人事檔案管理有效性。在人事檔案管理工作過程中，需要充分利用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理工作，借助網(wǎng)絡(luò)可以有效共享不屬于保險范圍的相關(guān)認識檔案信息，為社會提供更加高效、更加優(yōu)質(zhì)的人事服務(wù)，提升工作便捷性，同時提升人事檔案管理利用有效性。

（三）完善人事檔案管理工作效率。在人事檔案管理工作過程中，完善人事檔案管理工作制度非常的重要，符合管理工作部門。相關(guān)管理工作部門需要完善相關(guān)管理制度，明確人事檔案管理工作人員工作職責(zé)，同時還需要詳細規(guī)定檔案核對、檔案保管以及檔案查閱等，人事檔案管理工作人員需要明確自身肩負的重要責(zé)任，規(guī)范各項工作制度，定期性核對人事檔案，保證檔案號碼與檔案名冊保持一致性，進而及時的發(fā)現(xiàn)問題并且有效的解決問題。此外，在人事檔案管理工作過程中，需要嚴格的執(zhí)行相關(guān)保密制度，為檔案安全性以及準確性提供保障。此外，還需要針對檔案目錄、檔案樣式以及檔案規(guī)格等方面進行嚴格規(guī)定，提升人事檔案一致性，為人事檔案的流轉(zhuǎn)提供保障。需要不斷規(guī)范查檔工作，需要保障單位簽授同意書，并且填寫檔案借閱的審批表，嚴禁出現(xiàn)私自銷毀以及私自保存等問題，同時也嚴禁避免出現(xiàn)人事檔案轉(zhuǎn)遞的問題，也就是說，人事檔案必須通過機要渠道來進行傳遞，嚴禁出現(xiàn)郵寄或者是自帶，提升人事檔案管理規(guī)范性，構(gòu)建更加完善的認識檔案管理工作制度。

四、結(jié)語

人事檔案管理工作屬于科學(xué)性以及復(fù)雜性系統(tǒng)，面對愈加激烈的社會競爭，人事檔案管理工作人員需要認識到自身肩負的重要責(zé)任，把握發(fā)展機遇，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念以及管理方式，盡可能滿足社會發(fā)展實際需求。人事檔案管理工作人員需要不斷豐富自身，提升綜合素質(zhì)，實現(xiàn)檔案信息化管理，摸索出更加有效的管理方式，拓寬實際的工作領(lǐng)域。

［1］趙旭.關(guān)于當前我國認識檔案管理發(fā)展方向的探索［J］.商品與質(zhì)量：消費研究，2015（07）：275-275.

李華（1968.11-），女，籍貫：陜西乾縣，現(xiàn)職稱：助理工程師，學(xué)歷：大專，研究方向：檔案管理。