試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

孫 偉

黑龍江省冶金設(shè)計規(guī)劃院 黑龍江哈爾濱 150040

試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

孫 偉

黑龍江省冶金設(shè)計規(guī)劃院 黑龍江哈爾濱 150040

檔案管理基礎(chǔ)工作具有較強的系統(tǒng)性，而且當前檔案數(shù)量、種類及內(nèi)容不斷增加，這對檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更高的要求，使其在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮著非常重要的作用。文中分析了檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用，并進一步對加強檔案管理基礎(chǔ)工作的措施進行了具體的闡述。

檔案管理基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理；作用；措施

檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)需要抓好基礎(chǔ)工作，只有扎實做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才能為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。這就需要檔案管理人員要認識到基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用，并能夠針對日常工作中存在的不足采取有效的措施予以加強，有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

通過扎實做好檔案管理基礎(chǔ)工作，能夠有效的提高檔案管理效率，并進一步提升檔案管理水平。檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞會對現(xiàn)代檔案管理的標準化和規(guī)范化的實現(xiàn)帶來直接的影響，因此要抓好檔案管理基礎(chǔ)工作，確?，F(xiàn)代檔案管理水平的提升。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標準化

目前部分單位對檔案管理工作重視度不夠，檔案管理工作標準化水平不高，檔案管理工作中存在許多不規(guī)范的地方。通過加強檔案管理基礎(chǔ)工作，可以對檔案標題進行分類管理，對檔案頁碼及信息進行歸類及管理，對檔案進行重新組合，有效的提高檔案管理工作效率，而且檔案查找及完整性也會有較大程度的提升，有效的提高現(xiàn)代檔案管理規(guī)范化和標準化的水平。

（二）檔案檢索的準確性

檔案信息輸入及對檔案進行歸類是檔案管理基礎(chǔ)工作中非常重要的一項內(nèi)容，能夠為查找檔案及管理檔案提供更便利的條件。特別是在當前信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案信息直接輸入到信息庫中，使檔案檢索和使用變得更為方便。但檔案檢索準確性的提高，還需要正確對檔案進行分類，確保輸入信息的準確性，避免任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。

（三）檔案的利用率

在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可以根據(jù)檔案的輕重緩急來對其進行分類，優(yōu)先加工一些重要檔案信息，及時將有價值的檔案挑選出來，確保檔案利用率的提高。另外，在檔案信息輸入信息庫后，進一步完善檔案檢索，有效的提高檢索的效率，確保準確、快速的查找到所需要的檔案信息。

二、加強檔案管理基礎(chǔ)工作的措施

（一)全面普查案卷

案卷普查是檔案管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，同時也是檔案管理標準化和規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。部分檔案部門好多年都不對檔案進行清查，再加之檔案保管期限劃分時欠缺準確性，這就導致檔案存在重份及無查考價值的情況。因此通過全面普查案卷，能夠及時將無用檔案進行剔除，為提高計算機管理檔案的效率奠定良好的基礎(chǔ)。

（二)重新組合案卷

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三)規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

（四)建立檔案管理計算機信息系統(tǒng)，合理使用電子檔案

在檔案信息化建設(shè)過程中，需要構(gòu)建檔案管理計算機信息系統(tǒng)，這樣能夠進一步對文件檔案管理流程進行規(guī)范，使其能夠更好的適應現(xiàn)代化檔案管理要求。同時在對檔案信息化系統(tǒng)軟件設(shè)計時可以文件處理流程作為重要依據(jù)，并對檔案管理制度進行完善，有效的保證檔案信息的安全。

隨著檔案信息化的發(fā)展，電子檔案開始廣泛使用，電子檔案給我們帶來較大的便利，但在使用過程中要對檔案安全問題給予充分重視。當前電子檔案涉及范圍十分廣泛，而且檔案數(shù)量也呈急劇增加的態(tài)勢，這就需要做好計算機病毒及黑客攻擊等防范工作，有效的保證電子檔案的安全性。電子檔案使用過程中的真實性也需要我們的關(guān)注。電子檔案在生成至歸檔過程中，會有許多草稿性質(zhì)的電子文件處于自生自滅的狀況，而且部分電子檔案和對應的紙質(zhì)檔案之間沒有形成統(tǒng)一的管理方法，再加之電子檔案儲存載體等原因，都會對檔案的完整性和可靠性帶來影響，并進而影響檔案的真實性。另外就是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中廣泛應用，在檔案管理工作中，在重視檔案硬件和軟件的建設(shè)，并充分的利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進一步完善相關(guān)檔案管理制度，加強對檔案管理人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)，有效提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，確保檔案管理層次和效率的提升，從而使檔案信息能夠更好地服務(wù)于社會。

[1]胡紅,朱春瑜.談檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化[J].鎮(zhèn)江高專學報,2012-07-15.