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    淺議電子檔案的管理

    2016-11-26 16:13:19滕州市人力資源服務中心尹波
    辦公室業(yè)務 2016年20期
    關鍵詞:檔案管理利用信息

    文/滕州市人力資源服務中心 尹波

    淺議電子檔案的管理

    文/滕州市人力資源服務中心尹波

    本文論述了電子檔案在檔案管理中的優(yōu)點,以及做好電子檔案管理工作的主要措施。。

    電子檔案管理;優(yōu)點;措施

    隨著現(xiàn)代化信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛運用,在各種社會實踐活動中也產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物,已成為檔案必不可少的重要組成部分。要做好電子檔案管理工作,就必須正確積極地認識電子檔案的特點,并根據(jù)其特點制定相應的管理措施。同時還要符合本單位的客觀實際,加強科學管理,確保電子檔案在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

    一、電子檔案在檔案管理中的優(yōu)點

    (一)電子檔案使檔案管理更便捷,利于提高工作效率。首先,電子檔案采用計算機網(wǎng)絡管理后,文檔用計算機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺,文檔也不易形成存積。免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了檔案人員的勞動強度,提高了歸檔質量和檢索速度。其次,電子檔案形成的信息可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)異地的遠程利用,為需求者提供便捷的檔案信息服務,這樣大大提高了檔案管理的工作效率。

    (二)有效地提高了檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用,是為使用者提供便捷高效的服務。加強電子檔案管理,資源信息實現(xiàn)電子化,檔案人員也縮短了二次信息加工的時間,有利于提高檔案管理的服務質量和利用效率。電子檔案的特點是實物資料的信息化,大量的原始檔案資料可以集中在計算機存儲介質中,通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播,這可以使得使用者在查閱時實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。

    (三)有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步,越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求,他們不但要看原始的文字資料,更要看原始的圖像、視頻等資料,而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性,逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。

    二、做好電子檔案管理工作的主要措施

    (一)完善檔案管理制度,建立統(tǒng)一的管理體制。要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責,確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行。要制定科學、合理、統(tǒng)一的管理標準,建立檔案利用審批制度,相關人員需要查閱和利用檔案時,必須獲得檔案主管領導的審批,還要建立檔案利用管理制度,檔案收儲部門可利用網(wǎng)絡技術來進行檔案收集管理活動,使檔案收集更為及時,保證電子檔案的及時更新,更好地滿足電子檔案利用者的需求,并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補,整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式,實現(xiàn)電子檔案需求利用質的飛躍。

    (二)加強電子檔案存儲設備以及網(wǎng)絡的安全性。首先,要保障存儲設備的安全,專機專用,定時進行軟硬件更新升級,定期對設備進行管理維護,保證存儲設備的良好狀態(tài);定期對存檔文件更新備份,防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網(wǎng)絡防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規(guī)定讀寫權限,加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,預防電子文件被非法訪問和隨意刪改。應不斷改進現(xiàn)代化管理手段,提升電子檔案的安全保護水平。

    (三)規(guī)范檔案利用方式,避免不可挽回的損失。電子檔案的利用不能無原則,應該根據(jù)利用者的情況而定,并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下,對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案,不宜用拷貝的方式提供使用,對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡方式提供利用時,有密級的信息內(nèi)容應進行加密處理,并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改,避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

    (四)建立“雙套制”模式,確保重要信息完整。所謂“雙套制”,指得就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn),要求檔案人員要緊跟時代步伐,掌握現(xiàn)代信息技術,熟練運用電腦及現(xiàn)代通信技術,否則就無法介入文檔的形成和保管。另外,“雙套制”所面臨的問題,主要是哪些檔案應該實行“雙套制”,哪些不應該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法,有選擇性地實行“雙套制”管理,才不會造成人、財、物力的浪費,并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

    (五)加強工作人員管理,提高電子檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化,導致了利用工作的復雜化。因此,必須加強對檔案管理工作人員的管理,從思想上認識到檔案管理工作的重要性。一方面,要優(yōu)化專業(yè)結構,多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員,加大對檔案人員的專業(yè)培訓,特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓,建立一批新時代的檔案管理人員隊伍。另一方面,從技術上確保檔案管理工作的安全性,達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護??傊?,必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心,使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度,這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

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