檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

文/臨沂市沂水中心醫(yī)院　劉俊潔

檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

文/臨沂市沂水中心醫(yī)院劉俊潔

隨著我國信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作無論是工作方式上還是在工作思路上都發(fā)生了比較大的變化。為了進(jìn)一步完善醫(yī)院的檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，本文對(duì)檔案管理模式改革的相關(guān)應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的探討。

醫(yī)院檔案；管理模式；改革；應(yīng)用

檔案管理是我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作的重要內(nèi)容，直接影響著醫(yī)療質(zhì)量與效率。而當(dāng)前我國醫(yī)院的檔案管理工作在內(nèi)容、手段以及制度等方面都存在著一定不足，使得檔案管理工作無法充分滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的信息需求。高質(zhì)量的醫(yī)院檔案管理工作可以對(duì)醫(yī)院未來的工作起到重要的指引作用，是提升醫(yī)院公信力，促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展的有效途徑。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案管理工作在內(nèi)容上包含從事信息、基建信息以及醫(yī)院自身的發(fā)展資料等，是用于保存與檢索醫(yī)院信息的重要工作。另外，醫(yī)院檔案在醫(yī)院工作效率提升以及醫(yī)院發(fā)展指導(dǎo)等方面都有著十分重要的作用，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行深入的挖掘與分析可以有效提高醫(yī)院信息利用效率。醫(yī)院檔案是事件當(dāng)事人親手記錄的，特殊情況下還包含當(dāng)事人的形象、聲音等多媒體信息，附有當(dāng)事人的印信和簽字，可以作為反映歷史真相的真憑實(shí)據(jù)。另外，參考作用也是醫(yī)院檔案的重要作用之一，它真實(shí)地反映了人類社會(huì)實(shí)踐的深度和廣度，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)提高衛(wèi)生工作的質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范。醫(yī)院檔案在形式上有著比較嚴(yán)格的規(guī)范性要求，當(dāng)前我國許多企事業(yè)單位仍然存在較多的醫(yī)院檔案管理不規(guī)范的問題，尤其是案卷標(biāo)題和檔號(hào)方面的不規(guī)范嚴(yán)重影響了檔案的使用價(jià)值。另外，醫(yī)院檔案管理方面的問題還包括組卷混亂以及卷內(nèi)目錄缺少等。

（二）醫(yī)院檔案檢索效率不高。醫(yī)院檔案的使用離不開醫(yī)院檔案的檢索功能，包括計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索。當(dāng)前我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，手工檢索醫(yī)院檔案已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的要求，而計(jì)算機(jī)檢索具有快速性、精確度高等特點(diǎn)。然而通過計(jì)算機(jī)完成醫(yī)院檔案的檢索工作需要事先將醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化算處理，而數(shù)字化程度不高也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作普遍存在的問題。

（三）醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。醫(yī)院檔案管理工作是一門專業(yè)性極強(qiáng)的工作，相關(guān)管理人員需要具備過硬的專業(yè)素養(yǎng)和較高的知識(shí)水平，然而當(dāng)前許多企事業(yè)單位沒有深刻理解檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，疏于培養(yǎng)檔案管理方面高級(jí)人才，相關(guān)人才的選用以及管理工作沒有得到應(yīng)有的重視。

三、新時(shí)期做好醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策建議

（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。做好醫(yī)院檔案管理工作需要管理人員具有樂于奉獻(xiàn)、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，工作人員的職業(yè)道德以責(zé)任感和合作感為主，是提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。另外管理人員也應(yīng)擁有豐富的醫(yī)學(xué)知識(shí)、扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，熟練運(yùn)用各種專業(yè)的管理方法和科技手段。在日常的工作實(shí)踐中管理人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，開拓視野，進(jìn)一步提高市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的適應(yīng)能力。企事業(yè)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)《檔案人員職業(yè)道德》《檔案法》等方面的宣傳教育工作，使管理人員對(duì)檔案管理工作相關(guān)的法律義務(wù)與法律責(zé)任有一個(gè)充分的理解和認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理人員在檔案材料開發(fā)、統(tǒng)計(jì)、鑒定、整理、收集、歸檔、積累、形成等方面的責(zé)任范圍。建立并完善文檔管理的責(zé)任制度和管理體系，對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的考核與審查，加強(qiáng)企事業(yè)醫(yī)院檔案管理水平。

（二）規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作的程序和方法。醫(yī)療機(jī)構(gòu)要定期對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行全面的普查，及時(shí)刪除檔案中過期的、無效的、無用的文件，避免檢索過程中出現(xiàn)過多的重復(fù)性文檔和無效文檔，降低檢索效率。另外，根據(jù)檔案生成的時(shí)間以及檔案內(nèi)容進(jìn)行重新組合與排序，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化處理，對(duì)內(nèi)容混雜并且組卷過厚的案卷進(jìn)行拆分，將內(nèi)容上有聯(lián)系、形式上相一致的案卷歸類在一起，方便管理人員進(jìn)行歸納與查找。在重組案卷的同時(shí)也要對(duì)標(biāo)題不清、無案卷標(biāo)題、無卷內(nèi)目錄以及無頁碼的案卷進(jìn)行重新填寫，尤其是檔案標(biāo)題一定要規(guī)范，確保檔案檢索的準(zhǔn)確度。標(biāo)題的規(guī)范化重點(diǎn)在于機(jī)構(gòu)簡稱的規(guī)范化，避免在文檔檢索過程中出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無法識(shí)別、主不對(duì)題以及含混不清的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）要進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平。信息化管理是現(xiàn)代化管理的集中體現(xiàn)，管理人員一定要充分掌握信息化管理技能，用信息化思維和信息化手段來提高醫(yī)院檔案管理人員的效率。當(dāng)前，電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為管理人員進(jìn)行檔案管理工作的重要工具，文件的轉(zhuǎn)換、積累、運(yùn)行與形成都可以通過計(jì)算機(jī)來完成，借助計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)不同工作流程的自動(dòng)化銜接，系統(tǒng)地完成文件的統(tǒng)計(jì)、登記、打印、檢索、刪減、修改、起草等工作，提高醫(yī)院檔案的管理效率，一定要借助數(shù)字化、信息化、智能化的管理手段，管理者熟練地運(yùn)用和解理計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于提高醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量有著十分重要的意義，這也是未來醫(yī)院檔案管理的必然趨勢。

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