檔案行政管理工作探究

文/白城市政府辦公自動(dòng)化管理中心　董源

檔案行政管理工作探究

文/白城市政府辦公自動(dòng)化管理中心董源

本文首先闡述了法定的檔案行政管理職能，并從依法行政、分級(jí)管理以及增加機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督三個(gè)方面，對(duì)如何才能做好檔案行政管理工作進(jìn)行了分析。

依法行政；行政管理；執(zhí)法

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，檔案實(shí)行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來(lái)完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實(shí)行。所以在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動(dòng)了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但都意識(shí)到這種類(lèi)型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強(qiáng)制性，因此，在一定意義上可以說(shuō)，也可以將其認(rèn)為是法和命令，要求下級(jí)部門(mén)一定要無(wú)條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進(jìn)行，帶有一定的強(qiáng)制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門(mén)當(dāng)中，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期全部行政機(jī)關(guān)都帶有這樣的特點(diǎn)。

我國(guó)實(shí)行改革開(kāi)放已經(jīng)30多年了，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期，政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時(shí)代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認(rèn)可。在這種變化當(dāng)中，首當(dāng)其沖的是檔案部門(mén)。隨著依法行政的逐步實(shí)行，國(guó)家推出了《檔案法》，進(jìn)一步明確定位了檔案行政管理部門(mén)的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實(shí)施，重新認(rèn)識(shí)到檔案行政管理職能，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實(shí)行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門(mén)，也不再屬于一個(gè)固定的部門(mén)，同時(shí)承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識(shí)的影響，人們的日常行動(dòng)還沒(méi)有體現(xiàn)這種認(rèn)識(shí)，特別是在當(dāng)前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。

一、法定的檔案行政管理職能簡(jiǎn)釋

依據(jù)《檔案法》第六條“縣級(jí)以上地方人民政府的檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時(shí)具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任?！睆闹锌梢悦鞔_，檔案行政管理主要針對(duì)的是社會(huì)檔案事務(wù)，但不是管理實(shí)體檔案或檔案工作。也就是說(shuō)這種管理主要是管事而不是管理一個(gè)單位一個(gè)部門(mén)，更不能管理當(dāng)中的某一個(gè)人。也可以這樣說(shuō)，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注的是管理過(guò)程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點(diǎn)指導(dǎo)一個(gè)系統(tǒng)一個(gè)單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實(shí)體。所以檔案行政管理部門(mén)工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作，但卻得不到相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可。

二、 如何才能做好檔案行政管理工作

（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過(guò)程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點(diǎn)。在依法行政過(guò)程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)?！稒n案法》具有核心地位，檔案行政管理部門(mén)在開(kāi)展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實(shí)行檔案行政管理過(guò)程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開(kāi)展各項(xiàng)工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有17部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實(shí)際開(kāi)展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實(shí)際管理過(guò)程中出現(xiàn)的“不到位”問(wèn)題。

（二）檔案行政管理必須遵循分級(jí)管理的原則。依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，同時(shí)明確指出了不同檔案行政管理部門(mén)的工作職能與權(quán)限。所以，在實(shí)際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實(shí)，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實(shí)際工作過(guò)程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級(jí)建檔工作下發(fā)到各級(jí)檔案管理部門(mén)，如果縣級(jí)檔案管理部門(mén)將其理解為一項(xiàng)重要的檔案管理工作，要實(shí)行親自入村開(kāi)展指導(dǎo)與幫助，但其實(shí)這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒(méi)有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會(huì)組織法》為基礎(chǔ)，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。也可以這樣認(rèn)為，在實(shí)際開(kāi)展檔案行政管理過(guò)程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時(shí)結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開(kāi)展規(guī)范性管理。真正做到分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點(diǎn)，檔案行政管理工作就不會(huì)出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。

在當(dāng)前的檔案行政管理部門(mén)當(dāng)中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)不適宜再沿用當(dāng)前名稱(chēng)，可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處，主要工作就是在檔案管理工作中進(jìn)行指導(dǎo)、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、宣傳、教育等，不再帶有強(qiáng)制性特點(diǎn)。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強(qiáng)制性特點(diǎn)。

（三）增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。要想實(shí)現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設(shè)置檔案執(zhí)法處，也可以稱(chēng)為“檔案執(zhí)法隊(duì)”，主要負(fù)責(zé)強(qiáng)制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責(zé)就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊(duì)處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)監(jiān)督同級(jí)檔案館的工作、監(jiān)督下一級(jí)檔案部門(mén)的工作、進(jìn)行行政監(jiān)督等。檔案管理指導(dǎo)處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強(qiáng)制性指導(dǎo)命令。

[1]楊凱.淺議轉(zhuǎn)變檔案行政管理職能的動(dòng)因[J].檔案管理. 2013(01) .

[2]陳宏霞.也談檔案行政管理的特征[J].檔案管理. 2012(01).

[3]王杰.關(guān)于檔案行政管理管檔范圍的思考與建議[J].開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào). 2012(01).