淺談檔案管理工作

楊海平

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淺談檔案管理工作

楊海平

近年來，隨著國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，各種項(xiàng)目建設(shè)也出現(xiàn)穩(wěn)步加快的局面，逐漸形成大量各種項(xiàng)目檔案，如何做好這些項(xiàng)目檔案的管理工作，是當(dāng)前檔案工作面臨的重要問題。

項(xiàng)目檔案 管理 做法

檔案管理，亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理工作，是指科學(xué)的原則和方法管理檔案。它的基本內(nèi)容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。

檔案管理和資料管理是兩個(gè)概念，檔案是文件在實(shí)際使用價(jià)值消失后僅有憑證和參考價(jià)值，是資料的終端，而資料可以包括檔案，同時(shí)也可以使正在實(shí)際使用的文件。管理的范圍不同導(dǎo)致管理的方式方法也就不相同。檔案管理可以采用一般的檔案管理辦法，而資料管理更要求實(shí)際和靈活，所以要有一定寬泛性，不必像檔案管理的那么嚴(yán)謹(jǐn)。

一、充分認(rèn)識檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)及其重要性

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

二、如何做好項(xiàng)目檔案管理工作

進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。本文從一個(gè)項(xiàng)目檔案管理者的角度，談一下如何做好項(xiàng)目檔案管理工作。

（1）加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。

（2）加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。要想在檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門的力量是根本辦不到的。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

（3）加大檔案人才的培養(yǎng)，努力提高檔案人員的素質(zhì)。面對經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，檔案人員的素質(zhì)必須提高，以業(yè)務(wù)素質(zhì)提高為重點(diǎn)，對檔案專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過委培、進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識面，加強(qiáng)與相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，掌握管理項(xiàng)目檔案所需要的相關(guān)知識和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能及一定外語水平.使檔案工作者能更好地為重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)。

（4）加強(qiáng)檔案人員在工作中的監(jiān)督指導(dǎo)。對正在建設(shè)的工程檔案加強(qiáng)過程管理，就是檔案管理人員在工程建設(shè)中，依據(jù)前期制定的標(biāo)準(zhǔn)對各參建單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作，進(jìn)行定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，針對工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)處理解決，使檔案從形成到整理直到最后完成竣工檔案歸檔工作。應(yīng)做到檔案收集工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，及時(shí)做好工程檔案的過程管理工作。

（5）加快檔案管理現(xiàn)代化步伐時(shí)代在快速發(fā)展。按《檔案法》規(guī)定，“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和普及給檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統(tǒng)的檔案保存及管理技術(shù)正面臨著挑戰(zhàn)。各級檔案部門聯(lián)合科技部門積極開展了檔案管理現(xiàn)代化的試驗(yàn)工作。

檔案管理工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀歸根到底要解決“兩個(gè)怎樣”為主題的問題：一是檔案工作怎樣為科學(xué)發(fā)展服務(wù)；二是檔案事業(yè)自身怎樣科學(xué)發(fā)展。因此，作為見證歷史、服務(wù)當(dāng)代、傳承未來的高校檔案工作，就必須圍繞這一學(xué)習(xí)實(shí)踐的載體，樹立現(xiàn)代檔案工作者的新思維、新理念，才能取得檔案事業(yè)新的跨越式的發(fā)展。

［1］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)第三版［D］.北京:中國人民大學(xué)出版社.

［2］傅榮校著.檔案管理現(xiàn)代化［D］.浙江:浙江大學(xué)出版社. ［3］馮惠玲主編.電子文件管理教程［D］.北京:中國人民大學(xué)出版社.

（作者單位：湖北省襄陽市交通物流發(fā)展局）