淺談如何做好檔案利用工作

文/山東濟(jì)華燃?xì)庥邢薰?趙一

淺談如何做好檔案利用工作

文/山東濟(jì)華燃?xì)庥邢薰?趙一

本文就如何做好檔案利用工作，從檔案的前期管理以及提高檔案管理工作人員素質(zhì)等方面做了論述，以期對檔案事業(yè)的健康發(fā)展有所促進(jìn)，更好地服務(wù)于社會。

檔案；管理；利用；服務(wù)

隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案已經(jīng)成為社會和人們生活中的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。如何加強(qiáng)檔案的管理工作，適應(yīng)社會和人們需要，主要體現(xiàn)在檔案的利用工作上。檔案利用工作，是指檔案部門為了滿足利用需要，向利用者提供檔案材料，為利用者服務(wù)的工作，也就是如何使利用者利用檔案更好地為社會各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。利用是檔案工作的根本目的，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，它在檔案工作中處于中心環(huán)節(jié)，占有突出地位，充分認(rèn)識檔案利用工作的重要意義，將有利于我們更加努力地做好檔案利用工作。

一、 檔案利用工作在社會實(shí)踐中的作用

檔案利用工作是以利用者為服務(wù)對象，以提供館室儲藏檔案為手段采取多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案是為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，它通過多種方式為利用者實(shí)際提供檔案資料，進(jìn)行咨詢服務(wù)。它的特點(diǎn)是直接傳遞檔案信息為各項(xiàng)工作服務(wù)，促進(jìn)社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)。所以這項(xiàng)工作常常被人們稱為“檔案的利用服務(wù)工作”。社會團(tuán)體各企事業(yè)單位都花費(fèi)大量的人力物力來保存檔案，其目的都是為了提供“利用”。檔案部門只有做好了檔案的利用工作，才能充分發(fā)揮其作用。

一個檔案部門工作成績的大小，衡量它的標(biāo)準(zhǔn)，首先要看它利用工作的開展情況，為各部門提供了多少檔案，這些檔案的提供究竟取得了多少社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，從中體現(xiàn)出檔案部門工作成績的大小。檔案的利用工作不僅推動了基礎(chǔ)工作的發(fā)展，也對檔案工作起到了有效的宣傳。

二、 如何做好檔案利用工作

檔案來源于人們的社會活動，具體說就是在各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位工作中，以及個人在私人活動中產(chǎn)生出來的。每個人都有可能形成檔案和利用檔案，經(jīng)過長期的實(shí)踐，人們對檔案的認(rèn)識不斷加強(qiáng)，檔案利用工作也在不斷提高。

（一）做好檔案的前期工作。檔案的前期工作是檔案利用工作的基礎(chǔ)，前期工作的好壞直接影響著利用工作的效果。其所進(jìn)行的收集、整理、鑒定、保管等一系列準(zhǔn)備活動都為檔案的利用工作打下了基礎(chǔ)，檔案利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的，沒有基礎(chǔ)工作就沒有利用工作，基礎(chǔ)工作薄弱，利用工作則不能展開，這兩項(xiàng)工作相輔相成，相互制約，相互促進(jìn)，不可分割，兩者構(gòu)成檔案工作的全部內(nèi)容。做好基礎(chǔ)工作最終目的是為了查找利用，所以利用工作在整個檔案過程中占主導(dǎo)地位，但它是建立在基礎(chǔ)工作之上，不能離開基礎(chǔ)工作而存在和發(fā)展。就一項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目來說，前期文件和后期文件不能分離，就一個規(guī)劃方案來說，依據(jù)性材料、方案性材料等不能分家。更不允許雜亂無章，或任意割裂分散。這一切工作的收集整理都為竣工檔案的立卷歸檔打下了基礎(chǔ)，只有這些基礎(chǔ)工作做好了，檔案的利用工作才能發(fā)揮它重大的作用。

在檔案工作中既要搞好基礎(chǔ)工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設(shè)，又要提高檔案的利用價值。提高檔案利用工作的能力，為社會建設(shè)各方面服務(wù)，這也是檔案工作的最終目的。要實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，必須下大力量做好檔案的一切基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作做好了，才能充分發(fā)揮檔案的作用，才能及時準(zhǔn)確地提供高質(zhì)量的檔案信息，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及黨和國家各項(xiàng)工作的長遠(yuǎn)需要服務(wù)。

（二）全面提高檔案工作人員的素質(zhì)，更好地為檔案利用工作服務(wù)。檔案工作人員對檔案工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)、扎實(shí)、細(xì)致，要做到一絲不茍，來不得半點(diǎn)馬虎，在長期的工作實(shí)踐中養(yǎng)成一種自覺的工作作風(fēng)，必須具備為利用者服務(wù)的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)利用者，幫助選擇所需要的檔案資料。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案制度，耐心解答利用者提出的問題并認(rèn)真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。在實(shí)踐中不斷提高工作效率和個人素質(zhì)。要做好利用工作還必須進(jìn)一步明確服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，必須具備高度的重任感和群眾觀點(diǎn)，千方百計(jì)為利用者服務(wù)，處處為利用者著想。同時還要解放思想，開動腦筋，及時解決工作中的難題，不斷改革，以適應(yīng)社會各方面的需要。檔案工作屬于服務(wù)性的工作，通過各種形式的服務(wù)來實(shí)現(xiàn)管理，寓管理于服務(wù)之中，這也是檔案工作的目的。但它只是一項(xiàng)輔助性的工作而不是主體工作，對檔案工作的地位和作用既要充分認(rèn)識，又不能強(qiáng)調(diào)過分。明確服務(wù)性，就要擺正位置，搞好服務(wù)，甘當(dāng)配角，從而要求檔案人員學(xué)習(xí)專業(yè)，熟悉掌握專業(yè)技術(shù)，了解需要，更好地為社會各方面服務(wù)，在服務(wù)中求發(fā)展。

總之，在新的形勢下，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案工作要服從于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。各檔案管理工作人員，要根據(jù)各自單位的特點(diǎn)和實(shí)際情況，不斷提高管理水平，加強(qiáng)調(diào)查研究，加強(qiáng)綜合分析能力，提出加強(qiáng)改進(jìn)檔案工作的建議，使檔案事業(yè)健康地向前發(fā)展，為社會主義建設(shè)事業(yè)發(fā)揮更大作用。

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