如何做好文書檔案管理工作

文/陜西省榆林市吳堡縣檔案局 薛峰峰

如何做好文書檔案管理工作

文/陜西省榆林市吳堡縣檔案局 薛峰峰

文書檔案是一個企業(yè)和組織的珍貴資料，是了解國家及行業(yè)政策法規(guī)、內(nèi)部工作上傳下達(dá)、執(zhí)行上級任務(wù)、互相進(jìn)行交流和溝通的主要載體。因此，企業(yè)必須要重視文書檔案管理工作，切實(shí)保障文書檔案管理工作質(zhì)量，以體現(xiàn)出企業(yè)的整體工作面貌與作風(fēng)。本文主要闡述了文書檔案管理工作的重要性，并針對“如何做好文書檔案管理工作”這一課題展開了深入研究，提出了幾條相關(guān)措施建議，旨在促進(jìn)我國企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

文書檔案；檔案管理；文書工作

文書檔案管理工作具有嚴(yán)密、煩瑣的特點(diǎn)，它是企業(yè)中的重要工作，只有做好文書檔案管理工作，保障了其的工作質(zhì)量，才能夠?yàn)槠髽I(yè)日后活動的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)、為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供重要的依據(jù)。在如今信息技術(shù)發(fā)展的背景下，文書檔案管理工作也發(fā)生了一定的變革，如何順應(yīng)形勢，更好地做好這項(xiàng)工作是每個文書檔案管理人員都應(yīng)重點(diǎn)熱議的課題。以下筆者就結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來談?wù)勅绾巫龊眠@項(xiàng)工作。

一、文書檔案管理工作的重要性

由于文書檔案是對企業(yè)歷史的真實(shí)記錄，是國家的寶貴財富，所以文書檔案管理工作無疑是一項(xiàng)非常重要的工作。通過文書檔案，企業(yè)工作人員可以了解到國家及行業(yè)政策法規(guī)、完成內(nèi)部工作的上傳下達(dá)、執(zhí)行上級指派的任務(wù)以及與其他工作人員互相進(jìn)行溝通交流。因此，做好文書檔案管理工作應(yīng)是每個企業(yè)的一項(xiàng)基本目標(biāo)。一般情況下，文書檔案或由上級組織產(chǎn)生、或由本級組織產(chǎn)生，而對這兩類來說文書檔案的管理工作都十分重要。只有做好對這兩類文書檔案的管理工作，才能夠充分發(fā)揮出文書檔案的作用，使其成為良好的活動開展基礎(chǔ)與決策依據(jù)。

二、如何做好文書檔案管理工作

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。文書檔案是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行決策之時往往需要參考到歷史文書檔案，因此爭取到領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視非常重要。具體來說，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)要從硬件及軟件設(shè)施方面為文書檔案管理工作的開展提供充分有利的基礎(chǔ)條件，從而自上而下樹立起重視文書檔案管理工作的風(fēng)氣，引導(dǎo)企業(yè)全體員工都重視這項(xiàng)工作；其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地親身參與到文書檔案管理工作當(dāng)中，監(jiān)督和反思文書檔案管理工作的細(xì)節(jié)、問題及不足，并及時提出改進(jìn)意見和建議?？偠灾?，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予文書檔案管理工作高度支持，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)負(fù)責(zé)人員，派遣專業(yè)人員擔(dān)任相關(guān)職務(wù)，以促進(jìn)管理工作的落實(shí)。

（二）加強(qiáng)文書規(guī)范管理。檔案的來源是文書，因此做好文書工作是保障文書質(zhì)量乃至檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。其次，只有做好文書工作，才能夠與檔案工作進(jìn)行良好的銜接。一般情況下，文書工作內(nèi)容主要包括文書的繕寫、校對、打印、蓋印、保管、調(diào)閱、歸檔、催辦、擬辦、收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)以及各種會議和匯報的記錄等。鑒于文書的重要性，必須要加強(qiáng)文書規(guī)范管理。之所以要如此，主要目的在于確保文書工作的及時性、準(zhǔn)確性、安全性及保密性。對此，文書人員必須要高度重視文書工作，充分認(rèn)識到文書工作的重要性，努力提高自身素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)工作的積極性與主動性，在日常工作中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章、制度及程序來辦事，切實(shí)保證文書材料的真實(shí)性與安全性；還要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，并在實(shí)踐當(dāng)中自主總結(jié)出一套成熟便捷的工作流程，以提高工作效率。另外，文書工作的處理程序必須要與檔案工作進(jìn)行緊密銜接和有機(jī)結(jié)合，例如在對文書進(jìn)行鑒定、分類以及歸檔編號之初，就要做好相關(guān)登記，完成檔案管理相關(guān)工作。這樣不但可以有效簡化工作程序，減少工作差錯，更保證了文書和檔案工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

（三）完善管理制度。有效的制度是規(guī)范行為的準(zhǔn)則，是保障工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。同樣，對于文書檔案管理工作來說，也需要有一個完善的制度來進(jìn)行規(guī)范和約束，即以制度來實(shí)施管理。文書檔案管理制度的制定要符合國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，具體來說，要在國家《檔案法》《行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等法規(guī)條文的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)實(shí)情及過往相關(guān)規(guī)定，制定符合實(shí)際的公文處理實(shí)施辦法，將文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)融為一體，建立統(tǒng)一規(guī)范的要求、工作標(biāo)準(zhǔn)以及操作規(guī)程。另外還應(yīng)組織全體員工共同學(xué)習(xí)制定好的公文處理實(shí)施辦法，以提高大家的重視。

（四）提高管理人員素質(zhì)。在文書檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)對管理工作成效以及管理工作質(zhì)量具有直接的影響，是一項(xiàng)非常重要的因素。因此，為了提高文書檔案管理工作成效和質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，不斷提高管理人員素質(zhì)，更新管理人員的觀念，豐富管理人員的專業(yè)知識和技能，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，盡快打造出一支專業(yè)、優(yōu)秀的文書檔案管理人才隊(duì)伍。

三、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作是企業(yè)的重要工作之一，它的好壞直接影響著企業(yè)活動的開展與上層決策。而若想做好文書檔案管理工作，就必須要爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、加強(qiáng)文書規(guī)范管理、完善管理制度以及提高管理人員素質(zhì)，這是保障文書檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。

［1］羅文妍.做好文書檔案管理工作之我見［J］.黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2011（03）:79-80.

［2］李真.淺談如何做好文書檔案管理工作［J］.福建交通科技，2013（01）:101-102.