讓檔案統(tǒng)計(jì)工作更好地為企業(yè)提供服務(wù)

文/正大天晴藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司 于靜

讓檔案統(tǒng)計(jì)工作更好地為企業(yè)提供服務(wù)

文/正大天晴藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司 于靜

眾所周知，檔案統(tǒng)計(jì)既是檔案工作中一項(xiàng)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，同時(shí)也是保證檔案工作質(zhì)量、提高檔案工作水平的有效手段，沒(méi)有統(tǒng)計(jì)的檔案只能是盲目的管理，沒(méi)有經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)的檔案服務(wù)只能是被動(dòng)的。所以檔案統(tǒng)計(jì)不是可有可無(wú)的，隨著檔案工作的迅猛發(fā)展，檔案的統(tǒng)計(jì)工作也應(yīng)得到加強(qiáng)。幾年來(lái)，正大天晴藥業(yè)十分重視檔案統(tǒng)計(jì)工作，認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)下達(dá)的工作任務(wù)，堅(jiān)持在統(tǒng)計(jì)工作規(guī)范上下功夫，使我公司檔案統(tǒng)計(jì)工作提高到新水平。

檔案統(tǒng)計(jì)；企業(yè)

一、統(tǒng)計(jì)工作制度化

（一）建立統(tǒng)計(jì)工作制度。即對(duì)統(tǒng)計(jì)人員的思想作風(fēng)、工作態(tài)度做出明確的要求，明確統(tǒng)計(jì)工作任務(wù)和統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)、對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)資料的審核、整理以及對(duì)下屬統(tǒng)計(jì)人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)等做出了具體要求和規(guī)定，并把檔案統(tǒng)計(jì)納入到檔案工作細(xì)則中來(lái)。

（二）兩級(jí)管理。一是對(duì)二級(jí)單位統(tǒng)計(jì)工作的綜合管理，一是檔案室內(nèi)部統(tǒng)計(jì)工作的管理。采取有組織、有計(jì)劃、專人負(fù)責(zé)、逐級(jí)審核的工作方法，使公司檔案系統(tǒng)形成了一個(gè)上下貫穿，條塊結(jié)合的檔案統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)完整的工作程序。

（三）時(shí)間定位。每年的12月中旬，我公司檔案統(tǒng)計(jì)工作就開(kāi)始準(zhǔn)備，比江蘇省檔案局下發(fā)的通知提前一個(gè)多月。這樣做就有時(shí)間用來(lái)收集、整理、校核，保證統(tǒng)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量，并可及時(shí)上報(bào)。

（四）人員定位。固定統(tǒng)計(jì)人員是做好統(tǒng)計(jì)工作的保證。目前，我公司所屬的檔案管理統(tǒng)計(jì)人員基本固定，使公司檔案系統(tǒng)形成了一個(gè)上下貫穿，條塊結(jié)合的檔案統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)。

二、總體把握

目前檔案統(tǒng)計(jì)都是報(bào)表形式，它是以檔案部門的原始記錄為依據(jù)，按照統(tǒng)一規(guī)定表式程序自下而上定期提供的基本統(tǒng)計(jì)資料。表中顯示的都是數(shù)字，因此，數(shù)字在統(tǒng)計(jì)工作中尤為重要，統(tǒng)計(jì)是數(shù)字的使者，數(shù)字是統(tǒng)計(jì)的語(yǔ)言，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確是統(tǒng)計(jì)工作最根本的要求。一方面要使數(shù)字真正的符合客觀實(shí)際，另一方面要使數(shù)字真正的反映事物的本質(zhì)特征，不是片面的。做到這點(diǎn)并不容易，從我們收到二級(jí)單位的統(tǒng)計(jì)報(bào)表看，經(jīng)常出現(xiàn)的情況是：案卷數(shù)比上年少，這是因?yàn)殇N毀檔案的部分沒(méi)有說(shuō)明；館藏全部檔案沒(méi)有計(jì)算本年度的檔案，案卷排架長(zhǎng)度只是估算一下；利用檔案目的有的填卷次，有的填件次等等。經(jīng)過(guò)分析，造成數(shù)字不準(zhǔn)確主要有三方面的原因：一是概念不清晰，如對(duì)“卷次”“人次”“件次”的概念，對(duì)“館藏全部檔案”和“館藏資料”的概念模糊；二是工作態(tài)度不端正，為統(tǒng)計(jì)而統(tǒng)計(jì)；三是粗心大意。為此，我們采取了以下措施：

1.統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位。案卷一律以卷為單位，上級(jí)文件一律以件為單位，照片檔案一律以張為單位，底圖檔案一律以張為單位，利用檔案目的以卷次為單位。

2.劃定范圍。例如標(biāo)準(zhǔn)館藏資料應(yīng)該包括檔案、圖書、會(huì)議帶回來(lái)的材料等。館藏全部檔案包括本年進(jìn)館檔案，上次文件不能作為本單位的案卷來(lái)統(tǒng)計(jì)，“全宗項(xiàng)”由檔案館來(lái)填報(bào)等。

3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)核實(shí)。一是一定要與上一年度的數(shù)據(jù)相比較，一項(xiàng)一項(xiàng)仔細(xì)校對(duì)，防止漏填、少報(bào)、多報(bào)的現(xiàn)象；二是掌握關(guān)鍵的數(shù)據(jù)核對(duì)，例如：案卷數(shù)等于新中國(guó)成立前檔案和新中國(guó)成立后檔案之和，本年度利用檔案應(yīng)該是利用檔案目的（編研修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)）之和；不同學(xué)歷人數(shù)相加總數(shù)與不同年齡人數(shù)相加的總數(shù)應(yīng)該相等，這樣做，保證了檔案統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量，使數(shù)字真正符合客觀實(shí)際，反映了事物的本質(zhì)。

4.全面性把握。一是對(duì)公司各二級(jí)單位包括連云港正大天晴、連云港潤(rùn)眾制藥等單位統(tǒng)計(jì)工作的掌握；二是對(duì)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)中每一個(gè)小項(xiàng)的把握，這樣才能比較系統(tǒng)的、全面的掌握我公司檔案工作現(xiàn)狀。

由此，我們得到的體會(huì)是：統(tǒng)計(jì)上要“?！?、管理上要“精”、政治上要“強(qiáng)”，才是做好統(tǒng)計(jì)工作的保證。

三、深化統(tǒng)計(jì)工作

檔案工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)是在不斷發(fā)展變化的，根據(jù)公司各個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)來(lái)開(kāi)展統(tǒng)計(jì)工作。比如：《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的頒布執(zhí)行，為能及時(shí)掌握十大類的分類情況以及案卷數(shù)、我公司增補(bǔ)了《檔案室分類統(tǒng)計(jì)表》，又如：我公司項(xiàng)目部注重統(tǒng)計(jì)在檔案中的應(yīng)用，使統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)一步深化。他們通過(guò)對(duì)檔案的利用效果統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)必綠膠囊原料工藝這卷檔案借閱15次，其中一人反復(fù)利用這一案卷多次。利用者利用這一案卷對(duì)車間工藝設(shè)備進(jìn)行改進(jìn)，不但保證了正常生產(chǎn)，還每年增產(chǎn)26萬(wàn)元，從中看出了這一案卷所蘊(yùn)含的價(jià)值。再如：公司設(shè)備部通過(guò)對(duì)圖紙復(fù)用率的統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)一車間施工圖紙，在車間改造施工中利用過(guò)兩次，在三車間施工通管道也利用過(guò)，同樣一套圖紙，在不同的施工項(xiàng)目中使用并發(fā)揮作用，這不僅節(jié)約了時(shí)間、人力、物力，還提高了經(jīng)濟(jì)效益。由此可見(jiàn)，檔案統(tǒng)計(jì)有助于檔案人員深刻認(rèn)識(shí)檔案管理。檔案統(tǒng)計(jì)有助于檔案人員提高檔案管理水平。檔案統(tǒng)計(jì)有助于合理規(guī)劃?rùn)n案人員的檔案管理工作。

四、理清檔案管理統(tǒng)計(jì)工作涉及的內(nèi)容和范圍

檔案管理統(tǒng)計(jì)工作涉及的內(nèi)容和范圍涵蓋檔案管理的方方面面。根據(jù)工作流程應(yīng)該設(shè)立以下統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：一是接收征集統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：檔案接收統(tǒng)計(jì)表、圖書報(bào)刊接收統(tǒng)計(jì)表、現(xiàn)行文件接收統(tǒng)計(jì)表、重大活動(dòng)接收統(tǒng)計(jì)表、珍特檔案接收統(tǒng)計(jì)表等。二是檔案鑒定開(kāi)放統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：檔案鑒定統(tǒng)計(jì)表、檔案開(kāi)放統(tǒng)計(jì)表、密級(jí)檔案解密統(tǒng)計(jì)表、檔案銷毀統(tǒng)計(jì)表等。三是案卷質(zhì)量檢查統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：日常查檔歸卷檢查登記表、定期全庫(kù)案卷檢查登記表、案卷出入庫(kù)登記表、檔案修裱修護(hù)統(tǒng)計(jì)表等。四是檔案庫(kù)房安全檢查統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：檔案庫(kù)房設(shè)備設(shè)施統(tǒng)計(jì)表、庫(kù)房每日安全檢查統(tǒng)計(jì)表等。五是檔案數(shù)字化加工統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：數(shù)字化加工統(tǒng)計(jì)表、檔案全文掛接統(tǒng)計(jì)表、檔案登記備份統(tǒng)計(jì)表等。六是檔案縮微刻錄統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等；七是檔案查閱利用統(tǒng)計(jì)表等。八是全宗卷、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、專題目錄、編研資料等綜合性臺(tái)賬等。

對(duì)于檔案管理統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的設(shè)置應(yīng)該分為三大塊，一塊是檔案管理登記臺(tái)賬，第二塊是檔案管理統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，第三塊是檔案管理綜合性臺(tái)賬。檔案管理登記臺(tái)賬應(yīng)該根據(jù)館內(nèi)各人的責(zé)任分工，跟隨建立，專人負(fù)責(zé)。例如；接收登記臺(tái)賬、日常案卷質(zhì)量檢查臺(tái)賬、出入庫(kù)臺(tái)賬、查閱利用登記表等都要隨時(shí)記錄，隨時(shí)登記的，按時(shí)間進(jìn)行流水登記。一般時(shí)間應(yīng)安排在次年的一月份左右。要切實(shí)完善檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的歸檔機(jī)制。統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬建立之后，應(yīng)考慮這些臺(tái)賬的去向問(wèn)題。對(duì)于臺(tái)賬的流向問(wèn)題，我們認(rèn)為，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)一年一立，注意統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的延續(xù)性、精確性、不可替代性。建立后，除綜合性臺(tái)賬的開(kāi)放性和有檢索需求不需歸檔外，檔案管理工作中形成的登記臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)該歸檔?？紤]日常工作參考需要，可存放全宗管理室內(nèi)三年后再歸入本單位的檔案中，歸檔時(shí)登記臺(tái)賬作10年期歸檔，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬作30年歸檔，這樣使檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)按年度劃分清楚，形成的臺(tái)賬資料也成為檔案館檔案中的重要組成部分，能夠清晰地反映檔案室管理每一年檔案的變化發(fā)展?fàn)顩r。

檔案工作內(nèi)容通常有六個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，在這六個(gè)環(huán)節(jié)中，統(tǒng)計(jì)是其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。統(tǒng)計(jì)工作不是簡(jiǎn)單的在原有數(shù)據(jù)上減減加加，而是逐一清點(diǎn)、核實(shí)了所有庫(kù)存，不僅確保了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，而且提高了檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，使他們對(duì)庫(kù)藏更加熟悉，提供檔案服務(wù)時(shí)心中有數(shù)，保證了服務(wù)質(zhì)量。統(tǒng)計(jì)工作既是檔案管理工作中的一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)，又貫穿于檔案管理工作中的全過(guò)程，它將對(duì)提高檔案規(guī)范化管理起到一定的促進(jìn)作用。