關于提高機關檔案收集效能對策的思考

文/惠州市教育科學研究院 陳彥

關于提高機關檔案收集效能對策的思考

文/惠州市教育科學研究院 陳彥

在檔案管理中，“收集”是保管、使用、查閱的前提工作，原始資料是否齊全、準確、完備，是檔案保存價值的必要條件和檔案管理的質(zhì)量保障。如何及時收集、準確收集、全面收集，提高收集效能，是衡量檔案管理水平的重要標尺之一。本文以教育局機關檔案的收集為例，就檔案管理人員素質(zhì)、加強檔案管理意識、優(yōu)化檔案管理方法等三個提升檔案收集效能的對策做以簡要論述。

檔案收集；檔案管理；教育行政部門

《中華人民共和國檔案法》第一章“總則”第二條是這樣給“檔案”下定義的：“過去和現(xiàn)在國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。對于教育局機關來說，凡是各科室形成的具有保存和利用價值的文件、會議紀要、會議記錄、各類統(tǒng)計報表、出版物原稿等文件材料，以及相關的照片、視頻、錄影等聲像資料，及在教育行政管理過程中形成的具有保存、查閱、利用價值的文件材料均屬檔案。

檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，是檔案管理工作的起點，是檔案管理中最重要的一個環(huán)節(jié)。檔案收集質(zhì)量的高低，是由檔案收集的質(zhì)量所決定的。教育局檔案的收集是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》中的有關規(guī)定，采用行政措施將分散在各科室和私人手中的可入檔原始材料征集起來，然后有組織、有序化的存在教育局檔案管理室。如何提高檔案資料收集效能，是檔案管理中必須要解決的先決性問題。筆者結合自己十多年的檔案管理工作實踐，認為可以有以下三個對策。

一、提高檔案管理工作者素質(zhì)

曾幾何時，在多數(shù)機關單位，檔案管理室往往是照顧“老”“弱”的地方。誰年紀大了、承擔不了科室繁重工作了，誰家有老人、小孩要照顧，誰身體不好，就把檔案管理這個“閑差”交給誰。忽視對檔案管理人員素養(yǎng)要求、技術及專業(yè)要求的后果就是導致檔案收集、管理十分混亂。事情要做好，首先還是要從“人”上下功夫，因此，提高檔案管理人員的素養(yǎng)是提高收集效能的首要任務。

首先，檔案管理者要具備比較高的思想素養(yǎng)。要有一定的政治覺悟，要有保密意識和法律意識。要清楚認識到教育局機關檔案管理的重要性，要嚴格按照法律法規(guī)的要求去收集整理，以法治觀念維護檔案的保密與安全。其次，檔案管理者要具備高度責任心。檔案管理工作繁雜而細致，尤其在歸檔收集時要關注動態(tài)、耐心細致、仔細甄別。第三，檔案管理者要具備比較高的業(yè)務水平。如何發(fā)動各科室力量將有價值、可利用的資料收集起來，很能考驗檔案管理人員的能力。檔案管理人員要積極發(fā)動各科室力量，制定相應的激勵機制或運用相應的流程管理機制，促進資料的有效收集。同時，還要與時俱進學習各項信息技術技能，包括高科技設備運用技術、現(xiàn)代通訊技術、辦公自動化技術以及依賴互聯(lián)網(wǎng)平臺的各種辦公軟件，不斷完善自己的知識結構體系，以服務檔案管理工作。除了信息技術，檔案管理者還要具備較為豐富的檔案學知識，包括文書學、專門檔案管理學等跨學科復合型人才素養(yǎng)，實現(xiàn)理論與實踐的高度融合。高素質(zhì)檔案管理員才能夠為高效能檔案收集提供重要的人才保障。

二、強化各科室檔案管理

目前各科室普遍缺乏檔案意識，常常是“用時需要，做時次要，忙起來不要”。這一現(xiàn)象要通過加強宣傳、建立制度形成網(wǎng)絡從根本上得到解決。

（一）領導重視，加強檔案管理重要性宣傳。教育局機關的檔案常常與領導的決策和領導的工作活動緊密相關。因此產(chǎn)生的檔案材料非常珍貴和重要，絕不能流失。檔案管理員要就這一部分的檔案收集情況及時向領導匯報，并取得領導對收集檔案工作的重視和支持，并通過召開專門會議、組織專門培訓、現(xiàn)場模擬等對科室、對個人進行宣傳、培訓，增強局機關全員檔案法制觀念，提高檔案意識。

（二）建章立制，提高對檔案管理重要性的認識。文件是機關工作決策與工作落實記錄的真實記錄，既包括歷史性材料又包括現(xiàn)實性材料。機關文件材料形成后各相關科室兼職檔案員要按照檔案法的規(guī)定，定期主動向局檔案室上交檔案資料。同時，要建立健全歸檔管理制度。沒有嚴格的歸檔管理制度是做不好檔案收集工作的。歸檔管理制度應包括以什么樣的程序，在什么時間，由誰負責歸檔文件。制度一旦建立，就要求各科室認真執(zhí)行。由此實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、法制化的執(zhí)行。

（三）組織保障，建立穩(wěn)定的檔案管理組織網(wǎng)絡。該組織網(wǎng)絡由教育局機關領導分管檔案室，和各科室兼職檔案管理員組成，形成領導-專職-兼職的檔案管理組織體系。分管領導統(tǒng)籌全局檔案管理工作。局專職檔案管理員負責文檔歸檔、分類、標識、入柜等工作。各科室的兼職檔案員負責收集上交初步整理歸檔本科室所發(fā)生的文件材料。定期召開檔案管理網(wǎng)絡成員會議。專職檔案管理員和兼職檔案管理員之間要形成一種良好的工作協(xié)作關系，多溝通、多交流、多提醒，專職檔案管理員要主動了解兼職檔案管理員的需求，并主動解決工作中的困難。增強檔案管理意識才能夠為高效能檔案收集提供重要的行動保障。

三、優(yōu)化檔案收集方法途徑

沒有科學的檔案收集方法就不會產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案收集結果。檔案收集方法的優(yōu)劣決定著檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量。在實際工作中主要采取的收集方法是：主動收集、定期收交、協(xié)調(diào)催收、以用促收、動態(tài)收集等等。

（一）注重日常主動收集。在實際檔案管理中，專職檔案管理員要做到五勤：腦勤、眼勤、手勤、腿勤、嘴勤。眼勤：多發(fā)現(xiàn)檔案。腦勤：多甄別檔案。手勤：多收集檔案，腿勤：多在相關科室走動，嘴勤：多問相關科室主動活動情況。專職檔案員要根據(jù)局里的不同時期重大管理的安排，及時提醒各科室兼職檔案管理員主動收集發(fā)生的全套文件管理材料。對發(fā)現(xiàn)有遺漏的主要文件材料，要主動跟進直到找到確保無一遺漏，主動收集的過程中要注意說話的藝術。

（二）注重定期收交。各科室兼職管理員按照已經(jīng)收集的文件檔案分文別類加以歸檔，并與專職檔案管理員約定移交時間以及方式。及時把收集歸檔的文件材料移交局檔案室。各科室每天有很多事情要處理，如果不及時移交則很容易出現(xiàn)遺失、遺漏、遺忘的情況，造成檔案資料的缺失。

（三）注重協(xié)調(diào)催收。收集移交檔案材料是一個具有技術含量的工作。除了按照一般的程序進行催收外，必要時采取召開兼職檔案員會議或上門個別溝通等途徑。對遺漏或收集遇到阻力的情況，面對面進行溝通協(xié)調(diào)，確保該收集的文件材料完整齊全。

（四）注重以用促收。檔案管理的價值不在于管而不用而在于管而有用，只有這樣才能體現(xiàn)出檔案管理的固有價值?？衫谩靶畔臁薄吧暇W(wǎng)工程”使檔案的利用由“封閉”轉(zhuǎn)為“開放”，變“單向”為“互動”。專職檔案管理員以改變服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量服務工作大局為榮。熱情提供檔案查閱服務，使檔案由“死”變“活”，實現(xiàn)檔案管理價值最大化。

（五）注重動態(tài)收集。動態(tài)收集是檔案收集整個工作的基礎，也決定著檔案收集的完整性和重要性。教育工作是動態(tài)變化的，文件檔案材料也是屬于動態(tài)發(fā)生的。專兼職檔案管理員要隨時跟進了解局里工作的新安排新活動新進展新情況，做到動態(tài)收集?？傊瑑?yōu)化檔案管理方法才能夠為高效能檔案收集提供重要的方法保障。

［1］王玉潔.重視檔案管理工作提高檔案意識［J］.蘭臺世界，2014（4）.

［2］孫立新.話說“檔案意識”［J］.中國檔案，2013（4）.