淺議公路專案工程檔案的完整性

文/泉州市公路局直屬分局 黃祝娥

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淺議公路專案工程檔案的完整性

文/泉州市公路局直屬分局 黃祝娥

【摘要】公路專案工程檔案是指從工程建設(shè)案目的遠(yuǎn)期規(guī)劃、近期計(jì)劃、工程的可行性研究、相關(guān)部門請(qǐng)示、部門批復(fù)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收全過程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖紙、電子信息、圖表、照片、錄像材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是專案每一個(gè)工程施工過程的真實(shí)反映與體現(xiàn)特別是工程的隱蔽項(xiàng)目。公路專案工程檔案直接關(guān)系到建設(shè)單位的整體管理水平，是專案工程的一個(gè)重要項(xiàng)目和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，所以專案工程檔案的完整性，是整個(gè)分局專案工程管理水平的一個(gè)風(fēng)向標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】公路專案工程；檔案

一、公路專案工程檔案完整性的作用

公路專案工程檔案是對(duì)專案工程施工的全過程發(fā)生或產(chǎn)生的事物記錄過程，具有原始性、真實(shí)性，是公路專案工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定、工程交工及竣工驗(yàn)收時(shí)的主要查核內(nèi)容和依據(jù)，它的完整真實(shí)在一定程度上標(biāo)志著一個(gè)分局的管理水平。它不僅在形成過程中能更好地促進(jìn)工程項(xiàng)目的規(guī)范化管理，對(duì)鑒定工程質(zhì)量，施工過程中事故的原因，追究事故責(zé)任提供強(qiáng)有力的憑證依據(jù)，同時(shí)也為工程項(xiàng)目建成投入使用后的管理、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建等各種需求提供服務(wù)大大節(jié)約了經(jīng)濟(jì)成本，對(duì)社會(huì)是一種無形的貢獻(xiàn)。所以，工程技術(shù)人員，尤其是案目負(fù)責(zé)人必須改變目前普遍存在的“重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)”的觀念，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)其重要性，才能更好地組織本單位的公路專案工程檔案工作。

二、 公路專案工程檔案管理存在的缺陷

（一）重視不夠，投入不足。公路專案工程檔案是公路檔案的一部分，在實(shí)際工作中，公路工程檔案數(shù)量多，整理過程繁瑣復(fù)雜，需要耗費(fèi)大量的人力物力，工作效率無法提高，工作業(yè)績無法充分體現(xiàn)等原因，因此長期得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，未能切實(shí)列入工作內(nèi)容，擺不上重要的位置，檔案法律法規(guī)宣傳力度不夠，有的領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案法律意識(shí)的認(rèn)識(shí)，不能夠從檔案管理員的配備、庫房設(shè)施、檔案硬件、軟件上投入足夠資金。

施工單位只注重工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全、效益，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)專案工程管理所具有的重要作用，看不到規(guī)范的檔案管理對(duì)公路移交后的后期養(yǎng)護(hù)、建設(shè)及突發(fā)事故中的重要作用，這種作用所發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)效益將是無法預(yù)估的。施工單位在工程建設(shè)中只追求效益，忽略了公路專案工程檔案必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，忽略了檔案利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）制度不健全，責(zé)任不明確。公路專案工程在建設(shè)中長期因沒有一套行之有效的檔案管理制度來對(duì)工程專案檔案進(jìn)行有效的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，并在公路建設(shè)過程中明確建設(shè)單位、施工單位及檔案管理者的職責(zé)和范圍，從而造成公路專案工程中形成的項(xiàng)目前期、施工過程控制、竣工驗(yàn)收全過程全方位所形成的內(nèi)業(yè)資料、照片及圖像等沒有進(jìn)行完整的收集、整理和保存，甚至有的建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位對(duì)履行職責(zé)后形成的檔案資料因人員配備、場地限制、責(zé)任心不強(qiáng)致使資料存放亂七八糟，隨處丟失等原因，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整齊全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（三）關(guān)系不協(xié)調(diào)，各自為主。公路專案工程檔案建設(shè)時(shí)經(jīng)常會(huì)存在責(zé)任者建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位在建設(shè)過程中因?qū)n案管理的關(guān)系沒有理順，各自為政，各取所需，造成專案工程檔案歸檔不及時(shí)，時(shí)常出現(xiàn)檔案資料丟失或檔案資料不完整。兩者和所牽涉的相關(guān)部門的關(guān)系沒有協(xié)調(diào)理順好，檔案管理法律意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案資料在報(bào)送、交接時(shí)背離要求，不符合規(guī)范，工程竣工后，不能及時(shí)收集、整理和歸檔的許多有價(jià)值的工程管理文件資料到工程驗(yàn)收時(shí)找不到，導(dǎo)致因工程管理檔案資料不全而不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收的事件發(fā)生。

（四）檔案管理者素質(zhì)低下，管理方法落后。長期以來，檔案管理者普遍存在學(xué)歷低、只憑傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理檔案，面對(duì)社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)達(dá)，信息化的發(fā)展，管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的提升，檔案管理人員及分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)顯得不是很適應(yīng)。更有檔案兼職人員責(zé)任心不夠強(qiáng)，沒有真正投入檔案管理工作中，從而不能適應(yīng)公路專案檔案這個(gè)技術(shù)性較高的管理工作。素質(zhì)低下，管理方法落后，制約了公路專案工程檔案的充分發(fā)展，如何改變觀念，不斷創(chuàng)新，努力適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理工作需要，決定著公路專案檔案建設(shè)的成效問題。

三、 制定完整規(guī)范的公路專案工程檔案目錄

根據(jù)交通部《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》《公路工程竣工文件檔管理辦法》省建設(shè)廳《福建省建設(shè)案目（工程）檔案管理辦法》及省、市有關(guān)專案工程竣交工驗(yàn)收辦法和養(yǎng)護(hù)工程質(zhì)量管理實(shí)施辦法的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，我分局制定了一整套完整的竣交工驗(yàn)收檔案目錄。

1.工程管理性文件：分局上報(bào)市局的一上、二上計(jì)劃、請(qǐng)示、概算、預(yù)算書、批復(fù)立案、施工合同、安全合同、廉政合同、施工總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單、工程變更、工程結(jié)算等；

2.工程技術(shù)調(diào)查與檢測報(bào)告單；

3.工程設(shè)計(jì)文件與竣工圖表；

4.工程招投標(biāo)文件；

5.工程施工原始記錄：工程施工組織、開工報(bào)告、施工日記、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等；

6.工程檢查與工程監(jiān)理：工程聯(lián)系單、工程監(jiān)理總結(jié)、監(jiān)理日記等。

四、 全方位確保專案工程檔案的完整性

具有良好的公路專案工程檔案管理內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，重要的是建立一套行之有效的管理制度，并使之制度化、程序化和規(guī)范化。為此，分局成立分管領(lǐng)導(dǎo)及各有關(guān)科室人員為框架的公路專案工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各自職責(zé)分工，負(fù)責(zé)全分局的公路專案工程檔案管理工作，將公路專案工程檔案管理作為工程建設(shè)管理、監(jiān)理單位管理和施工單位管理的重要工作，并作為考核工程管理的重要組成部分，作為分局工程技術(shù)人員履行崗位職責(zé)、年度考核、崗位績效的重要依據(jù)，以確保公路專案工程檔案的完整性。只有認(rèn)真及時(shí)進(jìn)行公路專案工程檔案資料的收集、整理與歸檔，才能確保其原始性、及時(shí)性、真實(shí)性、完整性。

（一）工程施工前期。為了保證公路專案工程檔案的原始性、完整性、及時(shí)性，在工程案目負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員確定后，分局工程檔案管理員就需將公路專案工程檔案所需要的內(nèi)容、所有規(guī)范化表格及填寫說明分發(fā)到各有關(guān)人員手中，由工程案目負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)，要求建設(shè)單位、監(jiān)理單位及施工單位各階段必須歸檔保存的所有資料名目，收集整理按各階段所要求的檔案有針對(duì)性地進(jìn)行。

（二）工程施工過程。規(guī)定分局工程檔案管理員必須對(duì)每個(gè)專案工程施工過程中的檔案收集整理進(jìn)行不定期的檢查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、反饋和解決處理存在問題，監(jiān)督施工隊(duì)按時(shí)同步做好專案工程的內(nèi)業(yè)資料，監(jiān)督施工隊(duì)對(duì)工程施工記錄、中間質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單等關(guān)鍵性的資料記錄詳細(xì)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)，監(jiān)督施工隊(duì)注意全面完善工程所用原材料的質(zhì)保資料、配合比與各種試驗(yàn)、檢驗(yàn)、檢測數(shù)據(jù)資料，使施工單位做到工程進(jìn)度與工程檔案、工程質(zhì)量與工程檔案質(zhì)量雙同步。

在施工過程中，書面資料的收集整理只是其中一部分，工程施工前后對(duì)比和施工過程中所形成的照片、錄像等聲影像資料以及電子資料等，也是工程檔案收集整理的重點(diǎn)，同時(shí)必須做好時(shí)間、地點(diǎn)、事由等相關(guān)文字說明，特別要收集好工地例會(huì)、工程變更手續(xù)、隱蔽或缺陷工程資料的收集整理。

規(guī)定在施工過程中沒有按時(shí)序進(jìn)度做好專案工程檔案的施工隊(duì)，專案工程檔案管理人有權(quán)通知工程部門、財(cái)務(wù)部門拒付工程進(jìn)度款，直到整改達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)為止。

（三）工程竣工驗(yàn)收。在竣工驗(yàn)收前，施工隊(duì)須完成“泉州市公路局直屬分局公路專案工程竣工檔案目錄”要求的全部文件編制工程檔案，規(guī)定專案工程竣工驗(yàn)收時(shí)，必須同步進(jìn)行公路專案工程檔案的驗(yàn)收，檔案管理員必須參加公路專案工程的驗(yàn)收，公路專案工程檔案必須做到按統(tǒng)一公路專案工程規(guī)定的格式要求進(jìn)行填寫，資料齊全，按規(guī)定裝訂成冊(cè)，所有的專案工程檔案須經(jīng)案目負(fù)責(zé)人或監(jiān)理工程師簽訂認(rèn)可，保證專案工程檔案的原始、真實(shí)、完整和規(guī)范。

規(guī)定凡是公路專案工程檔案不完整者，必須在規(guī)定時(shí)限里做完整，否則不予工程驗(yàn)收；凡是公路專案工程檔案驗(yàn)收不合格者，不得支付工程結(jié)算款。做到完成一個(gè)公路專案工程，同時(shí)整理完成一個(gè)公路專案工程檔案工作。

隨著我分局對(duì)公路專案工程檔案的管理工作的不斷加強(qiáng)，公路專案工程檔案參與人員的素質(zhì)的不斷提高，我分局的公路專案工程檔案工作質(zhì)量得到發(fā)展提高，使公路專案工程檔案信息資源的開發(fā)利用提供了良好的基礎(chǔ)和保證，使我分局的檔案工作在建設(shè)大泉州的交通環(huán)境進(jìn)程中發(fā)揮了積極的作用。