新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的模式分析

文/東莞市洪梅醫(yī)院 陳旭森

新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的模式分析

文/東莞市洪梅醫(yī)院 陳旭森

在醫(yī)院日常運(yùn)營管理中，人事檔案真實(shí)、客觀、全面記錄了醫(yī)院全體職工的基本個(gè)人信息、技能水平和職業(yè)素養(yǎng)。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，有利于最大限度的利用醫(yī)院人力資源，選拔優(yōu)秀醫(yī)療人才。本文詳細(xì)闡述新形勢下醫(yī)院人事檔案管理模式。

人事檔案；管理模式；醫(yī)院

新形勢下，我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革深入進(jìn)行，隨著我國醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化進(jìn)程的加快，醫(yī)院的綜合檔案管理工作越來越重要，而人事檔案管理是綜合檔案管理中的關(guān)鍵部分，在現(xiàn)代醫(yī)療、教育、科研中的作用愈來愈重要。21世紀(jì)，我國檔案管理注重規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，人事檔案管理水平的提高，有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。

一、新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、醫(yī)院水平與醫(yī)院管理水平的提高，醫(yī)院人事檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化。但是，現(xiàn)階段我國醫(yī)院人事檔案管理仍處于初級(jí)發(fā)展階段，傳統(tǒng)的管理模式影響深遠(yuǎn)，依舊存在很多問題亟待解決。

（一）缺乏正確的人事檔案管理理念，重視程度不夠。我國醫(yī)療體制改革深入開展，人事檔案管理對(duì)目前的醫(yī)院建設(shè)影響巨大，很多醫(yī)院工作人員沒有深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，依舊沿用傳統(tǒng)的管理理念，導(dǎo)致管理效率與質(zhì)量停滯不前。

（二）缺乏科學(xué)的管理制度。人事檔案是記錄醫(yī)院職工各項(xiàng)基本信息的證明，所以，檔案的格式必須規(guī)范，內(nèi)容必須真實(shí)、客觀，檔案管理流程必須合理，但是以上幾點(diǎn)目前很少有醫(yī)院能夠做到。甚至很多醫(yī)院職工填寫的內(nèi)容存在捏造、謊報(bào)的情況。這些都需要科學(xué)的管理制度來同意規(guī)范管理。

（三）科學(xué)信息化管理水平低。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的日新月異，信息化有利于提高各行各業(yè)的管理和發(fā)展效率。但是，目前信息化建設(shè)在我國醫(yī)院人事檔案管理建設(shè)中應(yīng)用水平較低。很多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的人工檔案管理仍是，檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)滯后，導(dǎo)致人事檔案管理效率低。無法滿足醫(yī)院人力資源的要求，浪費(fèi)一定的人力、物力和財(cái)力，人工管理方式還會(huì)造成檔案受損、丟失的問題。

（四）工作人員綜合素質(zhì)偏低。隨著我國醫(yī)療體制的改革，更多的醫(yī)院越來越注重醫(yī)療水平的提升，忽視了內(nèi)部資源檔案管理水平的提高，降低了檔案管理工作人員積極性，缺乏責(zé)任感、工作敷衍了事，導(dǎo)致醫(yī)院開發(fā)利用人力資源難度加大。另一方面，一些醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致崗位安排的管理人員專業(yè)技能低、綜合素質(zhì)不高，很多管理人員對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)、電子檔案管理知識(shí)尚未掌握等等，最終導(dǎo)致管理效率停滯不前。

二、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理模式創(chuàng)新措施

（一）樹立正確的人事檔案管理理念?，F(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、醫(yī)療體制的深入改革，醫(yī)院人事檔案管理工作內(nèi)外部環(huán)境更加錯(cuò)綜復(fù)雜，要想提高工作效率和工作質(zhì)量，必須引導(dǎo)醫(yī)院全體職工樹立正確的管理理念，正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，提高重視程度。其次，相關(guān)部門提高檔案管理的宣傳語推廣力度，加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的人事檔案管理意識(shí)。完善考核制與責(zé)任落實(shí)制，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，有利于推動(dòng)人事檔案管理工作的長遠(yuǎn)、健康發(fā)展。

（二）建立健全醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制。在信息大爆發(fā)的時(shí)代，人才在各行各業(yè)的競爭中占據(jù)主導(dǎo)地位，醫(yī)院的發(fā)展亦是如此。在醫(yī)院日常運(yùn)營管理中，人事檔案是記錄醫(yī)院職工基本信息的重要系統(tǒng)，有利于綜合掌握醫(yī)院內(nèi)部人才的實(shí)際情況，從而合理有效配置人力資源。所以，醫(yī)院在安排人事檔案管理工作時(shí)，必須注重提高相關(guān)人員的管理意識(shí)，將人事檔案管理作為醫(yī)院日常工作的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容來督促，有利于推動(dòng)人事檔案管理工作與醫(yī)院的綜合發(fā)展處于同一水平。

其次，應(yīng)加強(qiáng)建立健全醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，制定相關(guān)的規(guī)章制度，從制度上保障人事檔案管理工作的規(guī)范化。首先，制定的制度應(yīng)與國家有關(guān)人事制度改革的發(fā)展趨勢保持一致，符合醫(yī)療體制改革相關(guān)政策的要求，符合醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律、實(shí)際情況。建立健全人事檔案管理制度，同時(shí)還應(yīng)制定相關(guān)的《人事檔案資源信息管理辦法》，讓醫(yī)院人事檔案管理工作有章可循。

另外，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理法制建設(shè)。在醫(yī)院日常運(yùn)營過程中，人事檔案管理工作涉及很多部門，不同的部門、員工經(jīng)常會(huì)遇到一些法律問題無法解決，因此，必須健全法律法規(guī)條例來解決、整治，而且，在收集、整理、保存、利用這些人事檔案資料時(shí)，也需要相關(guān)的法律來支持和維護(hù)，確保人事檔案管理工作有法可依、有法必依。另一方面，加強(qiáng)督促相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、工作人員全面掌握檔案管理工作的流程，定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案法，在實(shí)踐中總結(jié)完善規(guī)章制度，確保醫(yī)院人事檔案工作的規(guī)范化、法制化、制度化管理。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，為確保人事檔案的有效性、統(tǒng)一性和完整性，必須加強(qiáng)管理的信息化建設(shè)，這也是適應(yīng)我國醫(yī)療體制改革、推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的需求。首先，要加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案信息的搜集、整理、儲(chǔ)存、管理和利用效率；其次，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推動(dòng)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、動(dòng)態(tài)化，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將人事檔案資料錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并加

以保存，將傳統(tǒng)的人工管理時(shí)期保存的檔案信息全部重新利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保存，值得一提的是，要確保檔案信息錄入時(shí)的客觀準(zhǔn)確性；另外，醫(yī)院應(yīng)建立人事檔案管理監(jiān)控系統(tǒng)，購買安裝相關(guān)管理軟件，完善信息搜索與檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，提高醫(yī)院開發(fā)利用人事檔案的工作效率，有利于促進(jìn)人事檔案的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化發(fā)展。另一方面，在信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入去購買先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，如，計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等等設(shè)備，必要時(shí)，邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員設(shè)計(jì)一套符合本院實(shí)際發(fā)展需求的人事檔案管理軟件，加快電子化、信息化檔案管理進(jìn)程。最終推動(dòng)醫(yī)院的高效、健康、可持續(xù)發(fā)展。

（四）提高工作人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。為了最大限度地適應(yīng)醫(yī)療體制改革需求，提高人事檔案管理工作質(zhì)量，重中之重還是要提高工作人員綜合素質(zhì)。首先，要高度重視人事檔案管理人員的招聘、引進(jìn)，從長遠(yuǎn)來看，可招聘一些剛畢業(yè)的大學(xué)生，雖然他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，但是他們理論知識(shí)豐富，又剛進(jìn)入社會(huì)，新鮮感強(qiáng)、干勁足，容易接受新事物，能有效推動(dòng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新管理，但是，一旦聘用，得做好崗前培訓(xùn)工作。其次，必須加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)，定期組織相關(guān)人員開展專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，定期組織外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，在培訓(xùn)前，制定科學(xué)完善的培訓(xùn)方法，每次培訓(xùn)都應(yīng)有側(cè)重點(diǎn)，最終促進(jìn)人事檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平的提高。另外，高度重視提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，由于人事檔案涉及醫(yī)院職工所有人員的私人信息，保密性強(qiáng)，因此，醫(yī)院應(yīng)高度重視對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)加以培訓(xùn)，提高工作人員職業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)，最終推動(dòng)醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理在我國整個(gè)醫(yī)院管理體系中的地位無可比擬，醫(yī)院在發(fā)展實(shí)踐過程中，必須找出管理中存在的問題，并制定有效措施加以整改，樹立科學(xué)的管理理念，完善相關(guān)的法律法規(guī)與規(guī)章制度，加強(qiáng)人事檔案信息化管理建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)，只有做到以上幾點(diǎn)，才能有效提高醫(yī)院人事檔案管理的綜合水平，最終提高整個(gè)醫(yī)院管理水平。

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