新時(shí)期高校檔案工作走向與完善措施

文/山西省朔州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 徐海英

新時(shí)期高校檔案工作走向與完善措施

文/山西省朔州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 徐海英

檔案管理是現(xiàn)代高校管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高內(nèi)部基礎(chǔ)管理水平的直接體現(xiàn)，對(duì)高校適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展、信息技術(shù)建設(shè)，以及推動(dòng)高等教育事業(yè)發(fā)展等具有重要作用。本文以當(dāng)下高校發(fā)展戰(zhàn)略作為主要指導(dǎo)思想，分析了當(dāng)前高校檔案管理工作中的常見問題和新的走向，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代特色提出了完善高校檔案管理工作的具體措施，以期與業(yè)界同仁探討交流，共促檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

檔案管理；高校；工作走向；措施

一、高校檔案管理工作常見問題

（一）檔案使用利用效率較低。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)高校對(duì)于檔案管理的認(rèn)知仍停留在調(diào)查、收集、歸檔等環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案資源的開發(fā)與利用的程度較低。而檔案只有被利用才能真正凸顯其價(jià)值所在，否則，只是毫無用處的展品，難以實(shí)現(xiàn)其真實(shí)價(jià)值，因此亟待給予重視。

（二）技術(shù)資源建設(shè)力度不足?，F(xiàn)實(shí)中的不足，除了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件設(shè)施的不足，還包括與檔案工作相關(guān)的技術(shù)人員培養(yǎng)等方面。正由于上述資源的匱乏，導(dǎo)致部分高校檔案管理工作在質(zhì)量、效率以及專業(yè)性方面都出現(xiàn)了不同程度的滯后，不僅阻礙了檔案的正常使用，且對(duì)高校教研活動(dòng)開展也有所影響。

二、現(xiàn)代高校檔案管理新走向

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入資源共享的信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案保存方式很難滿足資源共享的要求，而網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)使得高校檔案管理工作可以在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案資料不再局限于某一狹隘范圍，使得各檔案主體夠優(yōu)勢互補(bǔ)，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，從而促進(jìn)高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

同時(shí)，立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)流也為高校檔案館開拓了新的發(fā)展渠道，提供了更為豐富的信息資源和館藏資源，沖破了傳統(tǒng)檔案管理中信息資源缺乏、服務(wù)范圍有限、服務(wù)能力有限的瓶頸。不僅如此，大數(shù)據(jù)技術(shù)還使高校檔案館的館藏信息和資源有了更為廣泛的外延，在吸收互聯(lián)網(wǎng)中的數(shù)據(jù)的同時(shí)，能夠及時(shí)吸收用戶在查詢利用檔案信息資源中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，加快了高校檔案館館藏信息的更新速度，為廣大師生用戶享受更加全面的檔案信息服務(wù)創(chuàng)造了優(yōu)越條件。

三、完善高校檔案管理工作的實(shí)踐措施

（一）結(jié)合實(shí)際創(chuàng)設(shè)相應(yīng)規(guī)模數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與高速處理，因此，高校檔案管理工作不僅要對(duì)既有的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化整合與備份處理，還要充分考慮檔案的安全問題。通常，檔案資源的備份模式都是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，但大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案的單獨(dú)使用效度過低，因此，應(yīng)進(jìn)一步加大校際合作力度，創(chuàng)設(shè)與高校發(fā)展需求相適應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)地域抑或是區(qū)域覆蓋；同時(shí)，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、傳輸、管理、檢索等各個(gè)方面標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一，為高校檔案信息資源的開發(fā)、使用和管理提供指引。

（二）善用同步盤實(shí)現(xiàn)資源同步，提升檔案資源穩(wěn)定性及其利用率。同步盤是在云環(huán)境下進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的新型網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)工具，能夠?qū)崿F(xiàn)本地電腦和網(wǎng)絡(luò)硬盤網(wǎng)站之間的信息資源同步，檔案信息資源管理人員在本地電腦上進(jìn)行任何檔案信息資源新增或者更改都能自動(dòng)上傳到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行備份，進(jìn)而更新網(wǎng)絡(luò)硬盤中的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源在查詢、管理以及存儲(chǔ)等方面的網(wǎng)絡(luò)同步，使檔案信息資源變得更加高效、便捷。對(duì)此，高校檔案管理人員應(yīng)有效利用同步盤進(jìn)行檔案信息資源存儲(chǔ)，及時(shí)在本地電腦上安裝同步盤客戶端，在最大限度節(jié)約檔案管理成本、確保檔案安全與穩(wěn)定的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源更大范圍的共享，切實(shí)提升高校檔案資源利用率。

（三）全面加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)投入，保證檔案管理符合高校新需求。隨著國家對(duì)教育事業(yè)發(fā)展力度的不斷加大，高校各項(xiàng)檔案資料逐年增多，需要更多的檔案整理室和檔案儲(chǔ)存室。因此，各高校應(yīng)以具體需求為前提，有條件地增設(shè)各項(xiàng)設(shè)施，比如綜合檔案整理室、借閱室、實(shí)物檔案室、會(huì)計(jì)檔案室和綜合檔案室?guī)旆康葓鏊?；劃撥?？钐碇妹芗堋⒖照{(diào)、抽濕機(jī)等專用設(shè)備，為檔案管理提供硬件上的保障，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。

四、結(jié)語

當(dāng)下，信息數(shù)據(jù)浪潮已席卷各行業(yè)領(lǐng)域，在各類新模式的沖擊下，高校檔案管理人員應(yīng)積極運(yùn)用信息數(shù)據(jù)，抓住其中的發(fā)展機(jī)遇，認(rèn)真學(xué)習(xí)新方法，熟練應(yīng)用新工具，以應(yīng)對(duì)高校發(fā)展和用戶需求變化。同時(shí)，提高對(duì)安全內(nèi)涵、安全意識(shí)的重視度，結(jié)合實(shí)踐操作，加強(qiáng)對(duì)自身基本業(yè)務(wù)技能以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、云端處理、大數(shù)據(jù)操作等能力的培訓(xùn)，提高專業(yè)技能水平，以更好地發(fā)揮高校檔案信息的功能和作用。

[1]張洋.云環(huán)境下檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2016(3)∶24-26.

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