淺析高校檔案管理改革創(chuàng)新之路

文/福建省三明市三明學(xué)院 郭蓉

淺析高校檔案管理改革創(chuàng)新之路

文/福建省三明市三明學(xué)院 郭蓉

高校檔案管理創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)高校現(xiàn)代化管理的重要途徑。本文簡要分析了現(xiàn)階段高校檔案管理創(chuàng)新的必要性和可行性，并從管理意識、管理機(jī)制與管理方法三個層面提出了創(chuàng)新舉措。

高校檔案管理；信息化；創(chuàng)新

一、問題的提出

隨著教育改革以及信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，使高校檔案管理模式從實(shí)體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變成了必然趨勢，同時為現(xiàn)代化高校建設(shè)也提出了更高的要求和時代機(jī)遇，種種因素的疊加為高校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展提供了重要機(jī)遇。這就需要高校檔案管理者要轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理方法，創(chuàng)新管理機(jī)制等，通過積極引入先進(jìn)的信息化管理模式，提升檔案工作水平，更好地服務(wù)于廣大師生和學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

二、高校檔案管理創(chuàng)新的必要性和可行性

（一）高校檔案管理創(chuàng)新的必要性。隨著十三五規(guī)劃的出臺與逐漸布局，高等教育成為興國之基，作為高校工作的基礎(chǔ)性組成部分，高校檔案管理工作愈發(fā)受到各界的關(guān)注。而傳統(tǒng)的高校檔案管理工作無論是從人才支持上，還是管理模式與方法上存在不同的缺陷和短板，現(xiàn)代化的、與國際接軌的高校建設(shè)尋求更為迅捷、有效、系統(tǒng)、全面的檔案管理，能夠?yàn)楦咝８母锾峁┲С郑@是驅(qū)動了高校檔案管理的創(chuàng)新與突破。

（二）高校檔案管理創(chuàng)新的可行性。在現(xiàn)代化教育的引領(lǐng)下,無論是高校教育者，還是相關(guān)政府職能部門，均從思想上認(rèn)識到高校檔案管理工作的重要性。其次，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，包括高校檔案的技術(shù)管理，也初步具備了較為成熟的軟件操作系統(tǒng)，同時，高校檔案管理專業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)也在逐步完善中，各種跡象為高校檔案管理創(chuàng)新提供了轉(zhuǎn)型的可能性。

三、高校檔案管理改革的創(chuàng)新之路

（一）創(chuàng)新管理意識，增強(qiáng)高校檔案管理工作的服務(wù)意識。創(chuàng)新檔案管理意識是開展高校檔案管理工作改革的必要條件，只有從意識上來重視和強(qiáng)調(diào)改革的重要性，才能從行動上進(jìn)行規(guī)劃與引導(dǎo)。突破傳統(tǒng)與滿足需求是創(chuàng)新檔案管理的基本要求，因此在具體實(shí)踐當(dāng)中，要革新傳統(tǒng)的管理理念，樹立新時代的新意識，特別是檔案管理部門要拋棄舊有的管理方法和意識，創(chuàng)新管理意識。

（二）創(chuàng)新管理機(jī)制，發(fā)揮高校檔案管理的機(jī)制主導(dǎo)作用。1.創(chuàng)新人員管理機(jī)制。高校檔案管理的工作人員是高校檔案管理工作的人力基礎(chǔ)，同時也在很大程度上決定了高校檔案管理工作的實(shí)際成效和作用發(fā)揮。高校檔案管理的工作人員所具備的能力和素質(zhì)難以適應(yīng)現(xiàn)代化變革下的技能要求，需要從人員的招聘、培養(yǎng)與選任上進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃。一是要充分吸收新鮮的血液。高校檔案管理工作是一項(xiàng)較為枯燥、煩瑣且細(xì)致的工作，現(xiàn)有的人員隊(duì)伍具備老齡化的基本特征，需要有針對性的吸收和招聘年輕的隊(duì)員，擴(kuò)充整個高校檔案管理的人才隊(duì)伍。二是要進(jìn)行定期的培養(yǎng)與交流。高校檔案管理工作注重時效性、強(qiáng)制性和系統(tǒng)性，同時在新常態(tài)的影響下，也需要依托信息技術(shù)進(jìn)行信息化的線上操作管理，所以要適當(dāng)對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性的全方位培訓(xùn)，定期展開相關(guān)領(lǐng)域的交流與探討，從整體上提升整個隊(duì)伍的綜合能力，為做好高校檔案管理工作做好人才鋪墊。2.創(chuàng)新管理模式機(jī)制。管理模式不同于管理方法與管理理念，是介于管理理念與管理方法之間的指導(dǎo)綱領(lǐng)，是管理理念的重要抓手，是管理方法的操作指南，所以管理模式的創(chuàng)新具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。一是要突破舊有的管理模式，形成以人為本的思想。檔案管理的根本是為人服務(wù)，要從本質(zhì)上樹立以人為本的管理思想。二是要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新載體形式。目前高校檔案的類別可劃分為黨群類、學(xué)生類、行政類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類等等檔案形式，分類頗豐，從歸檔方式上分有紙質(zhì)存檔與電子存檔兩種方式，現(xiàn)實(shí)操作中要根據(jù)類別的實(shí)際情況進(jìn)行分門別類的采取歸檔方式。

（三）創(chuàng)新管理方法，更新高校檔案管理的實(shí)踐指南。1.多種途徑實(shí)現(xiàn)信息化管理。目前各高?；旧细采w了檔案管理的電子化與信息化，但實(shí)際上離真正的信息化管理還存在較大差距。真正信息化的管理不僅僅是簡單地將紙質(zhì)版材料輸入電腦或者光盤存檔，而是將檔案管理工作放置于高校校務(wù)工作的大環(huán)境中，以網(wǎng)絡(luò)化的思維去思考檔案管理工作的改進(jìn)方向和改進(jìn)方法。2.及時更新檔案信息。高校檔案的及時更新在很大程度上能夠減少不必要的煩瑣工作，為后續(xù)的工作提供一定的便利性。在完成檔案的裝袋和登記時，檔案管理人員要根據(jù)實(shí)際情況更新檔案的變動信息，確保檔案的準(zhǔn)確無誤，避免檔案的錯亂。一是充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的作用。依托與檔案管理模式相匹配的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)，全面系統(tǒng)梳理高校檔案資源利用率的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各種渠道的一體化建設(shè)和創(chuàng)新，為高校學(xué)生、老師和其他用戶提供方便、有效的全方位數(shù)據(jù)資源。二是對傳統(tǒng)已有的檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，梳理各個流程管理環(huán)節(jié)的必要性和可替代性，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫和軟件系統(tǒng)的作用，減少不必要的多余環(huán)節(jié)，發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)作用。

四、結(jié)語

高校檔案管理工作的創(chuàng)新，不是簡單的說教，是服務(wù)創(chuàng)新的實(shí)績，是方便全校廣大師生的需求，真正實(shí)現(xiàn)資源與平臺的共享，這才是檔案管理工作的真正取向。

[1]周銀生.高校檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].河南科技,2014(5).

[2]郎志英.高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新發(fā)展[J].信息化建設(shè),2015(5).