信息化時(shí)代下高職院校學(xué)生檔案管理工作研究

文/山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院 徐茵

信息化時(shí)代下高職院校學(xué)生檔案管理工作研究

文/山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院 徐茵

21世紀(jì)是信息時(shí)代，信息化技術(shù)在不斷發(fā)展與完善，其應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣泛，并取得一定成績。信息化技術(shù)在高職院校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用，提高了檔案管理的方法，提高了工作效率，具有一定的研究價(jià)值，本論文主要從信息化建設(shè)對于高職院校學(xué)生檔案管理工作的意義、高職院校學(xué)生檔案管理工作存在的問題、改進(jìn)高職院校檔案管理工作的方式三方面進(jìn)行闡述信息時(shí)代下高職院校學(xué)生檔案管理，希望為研究檔案管理工作的學(xué)者提供理論參考。

信息時(shí)代；高職院校；檔案管理；研究

21世紀(jì)，隨著我國信息化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的高職院校學(xué)生檔案管理工作的問題和弊端不斷顯現(xiàn)。所以，現(xiàn)階段，如何提高高職院校學(xué)生檔案管理工作迫在眉睫。本文結(jié)合筆者自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，深入思考信息化時(shí)代下我國高職院校學(xué)生檔案管理工作，希望能為今后高職院校學(xué)生檔案管理工作有一定的貢獻(xiàn)。

一、信息化建設(shè)對于高職院校學(xué)生檔案管理工作的意義

隨著信息化建設(shè)的高效開展，信息資源逐漸成為人類生產(chǎn)生活中主要的戰(zhàn)略資源?，F(xiàn)階段，各國對信息資源的占有率和利用率對國家的綜合實(shí)力和國際競爭力產(chǎn)生重要的影響。為了滿足人們對檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的需求，必須利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。如何加快檔案信息化建設(shè)是當(dāng)下檔案管理從業(yè)者共同研究的課題。檔案信息化建設(shè)的過程，簡言之就是檔案資源采集、整理、存儲和檔案資源管理的過程，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案資源的傳輸、保存，并逐漸將檔案資源變成數(shù)字信息，提高檔案資源的采集、存儲以及管理、利用的效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置以及社會共享。如今，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理已成為必然，這種做法有利于改善傳統(tǒng)的檔案封閉式管理，變成開放式管理，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、效率性。

高職院校學(xué)生檔案管理工作，是提高高職院校教育水平的重要手段。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，各行各業(yè)在發(fā)展和管理中都充分運(yùn)用這種技術(shù)，高職院校學(xué)生檔案管理工作也是如此。現(xiàn)階段，高職院校學(xué)生檔案管理方法區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理法創(chuàng)新之處在于，信息化時(shí)代下的高職院校學(xué)生檔案管理，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案的檢索方式也由聯(lián)機(jī)、脫機(jī)檢索轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芫W(wǎng)絡(luò)檢索。高職院校學(xué)生檔案管理工作者面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，需要定位準(zhǔn)確，不斷摸索新的、更高效的工作方法，從而提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，優(yōu)化信息資源，最終提高高職院校的整體教學(xué)質(zhì)量。綜上所述，新形勢下，高職院校學(xué)生檔案管理工作必須與信息技術(shù)緊密聯(lián)系起來、高效運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、優(yōu)化檔案管理工作效率，提高工作質(zhì)量。

二、高職院校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏對學(xué)生檔案管理工作的高度重視。現(xiàn)階段，由于工作人員對學(xué)生檔案管理工作重要性缺乏正確的認(rèn)識，導(dǎo)致很多學(xué)校這方面的工作缺乏應(yīng)有的重視。很多校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作對于學(xué)校的整體發(fā)展影響不大，因此認(rèn)為抓不抓都無所謂；還有些校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)生檔案管理就是對學(xué)生檔案的保管，提供相關(guān)的查詢服務(wù)，沒有專業(yè)性和技術(shù)性，任何人都能做好，因此缺乏對檔案管理工作的高度重視。

（二）沒有樹立正確的檔案信息化管理意識。21世紀(jì)，雖然已步入信息化時(shí)代，但是由于高職院校傳統(tǒng)的檔案管理方式、管理理念根深蒂固，很多高職院校還是在沿用一些傳統(tǒng)的檔案管理方法和管理模式。另外，現(xiàn)在很多高職院校檔案管理都配有計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等等設(shè)施，但是很多學(xué)校仍以保護(hù)檔案實(shí)體為主，使大量的學(xué)生信息無法快速查閱到，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)生資源的共享，缺乏完善的學(xué)生檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，導(dǎo)致學(xué)生導(dǎo)致價(jià)值無法最大化，最終影響高職院校整體發(fā)展。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，整體管理水平不高。

現(xiàn)階段，由于很多高職院校缺乏對學(xué)生檔案管理工作的高度重視，導(dǎo)致在管理人員配置方面很不到位，很多高職院校緊缺專業(yè)技術(shù)水平高的檔案管理人員。工作人員缺乏檔案管理專業(yè)理論知識以及相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，對檔案管理認(rèn)識不足。另外，很多高職院校對于檔案管理人員福利待遇不高，導(dǎo)致他們工作缺乏激情、安于現(xiàn)狀，工作時(shí)敷衍了事，更不用說創(chuàng)新管理方式。因此，在檔案信息采集、整理、存儲、利用等方面缺乏系統(tǒng)性管理，無法對學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理，導(dǎo)致學(xué)生檔案信息化管理長久難以實(shí)現(xiàn)。

三、改進(jìn)高職院校檔案管理工作的方式

（一）提高校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理工作的重視程度。高職院校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量直接影響到院校的整體發(fā)展，因?yàn)閷W(xué)生檔案記載著學(xué)生的重要信息，能想社會展示學(xué)校各項(xiàng)工作成就、獲得榮譽(yù)的重要平臺。高職院校的檔案資料不僅記載了學(xué)校的過往歷史，還能促進(jìn)學(xué)校工作者做好當(dāng)下的工作。院校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度是影響檔案管理水平的關(guān)鍵因素。因此，檔案管理工作人員應(yīng)定期向院校領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)匯報(bào)檔案管理工作的步伐以及對未來發(fā)展的規(guī)劃，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該大力支持檔案管理工作，加大對這方面政策和資金的支持，將實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理作為一項(xiàng)重要的議事日程，提高重視度。只有加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，才能高效利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化，加快院校整體發(fā)展步伐。

（二）加快實(shí)現(xiàn)信息化管理，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀念。現(xiàn)階段，隨著我國高校大規(guī)模擴(kuò)招，高職院校規(guī)模、人數(shù)也在不斷壯大，高職院校在日常教學(xué)、科研項(xiàng)目、院校管理等工作上

對檔案工作的要求不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理理念、管理方式已滿足不了高職院校發(fā)展的需求，為加快高職院校整體發(fā)展速度，在檔案管理過程中，高效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案的信息化、數(shù)字化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理。充分利用電子信息技術(shù)來采集、整理、存儲、查閱檔案資源，讓人們能利用計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等電子設(shè)備遠(yuǎn)程查閱檔案信息，提高工作效率和工作水平，不斷滿足人們的需求，提高院校檔案資源共享程度，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益、社會效益的最大化。

（三）提高檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理水平。隨著我國政治體制的改革、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，高職院校檔案管理工作不斷應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，信息化技術(shù)水平也在不斷提高。因此，要想提高管理水平，還得提高工作人員的專業(yè)技能水平，提高工作人員在處理新時(shí)期問題的能力，提高他們的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識。定期組織相關(guān)檔案管理工作、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，專家講座，組織工作人員交流工作體會、心得。

在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)還是不夠的，需要工作人員能熟練運(yùn)用各種相關(guān)軟件，如此，才能加快實(shí)現(xiàn)信息化管理高職院校檔案管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化建設(shè)是我國社會化大生產(chǎn)的必然趨勢，高職院校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)性工作，需要高職院校所有工作人員的積極配合；必須高度重視檔案管理工作，加快宣傳和推廣檔案管理信息化的重要性，組建專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理隊(duì)伍；從而加快檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，加快高職院校整體發(fā)展速度。

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該文為山西省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃課題“基于數(shù)字化校園環(huán)境的高職院校檔案信息化建設(shè)研究”的階段性研究成果。）