石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與體系建設(shè)

楊海燕

在信息化快速發(fā)展的快節(jié)奏社會(huì)里，人們對(duì)工作質(zhì)量水平的要求越來越高，此時(shí)企業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中利用現(xiàn)代化方式的重要性越來越明顯?，F(xiàn)代電子文件檔案是新時(shí)代工作的重要工作方式和工具，是企業(yè)單位檔案管理工作正常運(yùn)行的保障。加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)行維護(hù)管理和體系建設(shè)過程中的現(xiàn)代化方式是十分重要的，要找到檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理中的問題并予以解決。為了保持對(duì)石油企業(yè)檔案系統(tǒng)管理中現(xiàn)代化方式利用，保證檔案的安全，對(duì)現(xiàn)代電子文件檔案的運(yùn)行維護(hù)管理和體系建設(shè)存在的主要問題進(jìn)行探析并提出解決對(duì)策變得極其重要。

一、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

石油行業(yè)作為我國的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)發(fā)展行業(yè)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及其運(yùn)行維護(hù)管理工作都十分的重視，通常都會(huì)通過制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來規(guī)范系統(tǒng)運(yùn)行的管理工作，建立起統(tǒng)一的檔案信息資源管理和共享平臺(tái)。目前石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的總體水平是能夠體現(xiàn)各個(gè)部門的管理水平和業(yè)績的一個(gè)重要標(biāo)志，反應(yīng)了石油企業(yè)的綜合管理水平。同時(shí)檔案管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)單位來說是一份十分珍貴的物品，因?yàn)樗锩嬗涗浿麄€(gè)企業(yè)單位的發(fā)展過程史，是部門今后可以用來研究和分析發(fā)展方向的首要材料，為企業(yè)單位的日后發(fā)展方向提供重要依據(jù)。從中，可以通過分析揚(yáng)長避短，提煉精華再加以升華，有力地促進(jìn)企業(yè)單位部門的可持續(xù)發(fā)展。而且，通過檔案的研究找出自己科學(xué)正確的發(fā)展方向，確定一條正確的道路是相當(dāng)重要的事情。如果將部門的檔案管理工作做得很好的話，有利于高層領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看了解單位的工作情況，對(duì)于不足的地方可以第一時(shí)間提出解決方案，而且隨時(shí)可以通過檔案的分析，制定出更為優(yōu)秀的經(jīng)營方案。在部門準(zhǔn)備與其他商家合作的時(shí)候，檔案可以作為最有利的證據(jù)來展現(xiàn)出部門的實(shí)力，這將會(huì)大大增加合作的幾率。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)存在的問題

1.檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)中檔案原件的真實(shí)性問題。一方面，現(xiàn)代社會(huì)是信息快速傳播的時(shí)代，檔案作為石油企業(yè)的重要資料，必須保證它的真實(shí)有效。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)難以保障檔案數(shù)據(jù)的信息安全，使用傳統(tǒng)檔案文件管理方式很容易被有心之人不留痕跡的篡改數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)，甚至做到?jīng)]有追蹤記錄，安全不被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致文件檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性不強(qiáng)。另一方面，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中的圖表或是形成資料的真實(shí)性，比如使用傳統(tǒng)電子文件檔案保存的形成文件材料，形成的文件資料上的擬稿者無法留下自己的真實(shí)筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性，或者是有人對(duì)傳統(tǒng)電子文件檔案中保存的資料進(jìn)行了刪改，同樣難以確定。

2.檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)中檔案內(nèi)容的保密性問題。隨著信息化的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的提高，傳統(tǒng)的手寫文檔或電子文件檔案的內(nèi)容較之現(xiàn)代化方式的文件檔案更容易丟失，在高效便利之余，安全性能相對(duì)較低。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)隨地同時(shí)發(fā)送給多個(gè)不一樣的網(wǎng)絡(luò)終端，接收設(shè)備接受速度快，為現(xiàn)代電子文件檔案帶來了高效率，也為檔案資料的保密性帶來極大的威脅。

3.石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)中檔案保留的長久性問題。隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入和信息化的不斷發(fā)展。越來越多的辦公單位正在逐漸進(jìn)入無紙辦公的狀態(tài)，現(xiàn)代化方式的文件檔案的運(yùn)用日益廣泛。所有的數(shù)據(jù)、信息、時(shí)間的前因后果都可以存儲(chǔ)在現(xiàn)代電子文件檔案中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。企業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的使用極大的簡化了程序，提高了辦公效率。但是一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，企業(yè)單位檔案管理采取現(xiàn)代化方式保存的檔案可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的巨大損失。

三、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)問題的解決措施

1.庫房管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)在企業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)一步加深，相關(guān)工作人員可以根據(jù)相對(duì)應(yīng)的技術(shù)建立一套符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房管理系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)的高工作效率和處理事件的時(shí)效性等特點(diǎn)對(duì)庫房管理進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)庫房內(nèi)的溫度和空調(diào)設(shè)備進(jìn)行控制，讓庫房管理更加的智能化和現(xiàn)代化。

2.建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息需求量劇增、信息數(shù)量劇增、信息機(jī)構(gòu)劇增的時(shí)代，檔案部門的工作效率已經(jīng)發(fā)展成為各檔案部門競爭的主要標(biāo)志。所以在這個(gè)時(shí)代里，只有必須擁有與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理方式，才會(huì)使得管理檔案工作得到最大的效益。建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)是檔案管理突破傳統(tǒng)的重要體現(xiàn)，不僅能夠與時(shí)俱進(jìn)滿足人們?nèi)找嬖鲩L的工作需求，還可以進(jìn)一步促進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的推廣和使用。企業(yè)單位最主要的是根據(jù)自己的發(fā)展實(shí)際情況和工作需求建立屬于區(qū)域的局域網(wǎng)，為內(nèi)部的資源共享和信息傳遞提供更加便捷的通道，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件、硬件的共享，在檔案管理部門和其他部門之間架起一座信息橋梁，讓檔案管理真正實(shí)現(xiàn)信息化。

3.培養(yǎng)技術(shù)型人才。要定期對(duì)石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)的相關(guān)人員做好現(xiàn)代化利用的技術(shù)培訓(xùn)，在合適的時(shí)間、適當(dāng)?shù)碾A段要做好人才的定期培訓(xùn)。國家和石油企業(yè)要加大對(duì)石油企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的資金支持，促進(jìn)對(duì)該工作重要性的理解，積極鼓勵(lì)多人員進(jìn)行培訓(xùn)，派遣相關(guān)專家對(duì)員工進(jìn)行講座知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)此工作的理解和重視。同時(shí)，石油企業(yè)也要積極組織好大家對(duì)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，除此之外，也要結(jié)合實(shí)際和具體的案例進(jìn)行分析，開展實(shí)地演練，只有在平時(shí)更多地練習(xí)，做好技術(shù)總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)的把握才可以為以后工作的運(yùn)行做更多的鋪墊，為以后解決困難提供更多的幫助?？傊瑢?duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)至關(guān)重要。

4.加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中的應(yīng)用。隨著我國改革開放的快速發(fā)展， 以及信息技術(shù)革命的開展，我們由原來那個(gè)信息技術(shù)極其落后的國家實(shí)現(xiàn)了向信息技術(shù)大國的轉(zhuǎn)變，并且我國已經(jīng)將信息技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)和各個(gè)領(lǐng)域。并且我國的信息技術(shù)已經(jīng)積極應(yīng)用到了我國的檔案管理方面，在我國企業(yè)檔案管理上發(fā)揮了及其重要的作用。但是，我國的信息技術(shù)發(fā)展與其他發(fā)達(dá)資本主義國家之間還存在著差距，尤其是在石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)過程中存在著很大的缺陷，所以我們應(yīng)該加快我國信息技術(shù)的發(fā)展，并采取措施加快其在檔案管理中的應(yīng)用。

石油企業(yè)的發(fā)展對(duì)我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用，隨著我國信息技術(shù)以及我國企業(yè)檔案管理的發(fā)展，在信息技術(shù)的幫助下可以更好地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，幫助企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步提升，有助于檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理和體系建設(shè)。

（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）