我國(guó)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的探討

戰(zhàn) 崴哈爾濱市勞動(dòng)保障信息中心

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我國(guó)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的探討

戰(zhàn) 崴
哈爾濱市勞動(dòng)保障信息中心

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)已逐步進(jìn)入了信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)便成了人們生活中不可或缺的一部分。換言之，信息化時(shí)代的到來(lái)，給人們的工作方式帶來(lái)了很大的改變，當(dāng)然也包括我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理?，F(xiàn)如今，我國(guó)檔案管理由紙質(zhì)版漸漸地轉(zhuǎn)換為電子版，是事業(yè)單位的檔案管理工作更加方便，快捷。同時(shí)，信息化的檔案管理依然有很大的不足之處。因此，為提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，必須全面分析其現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題并探討有效策略解決問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)

一、引言

在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步中，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理方式也在不斷發(fā)展，信息化的檔案管理模式已逐步代替了傳統(tǒng)的管理模式，并取得了一定的成果。由此看來(lái)，信息化的檔案管理在當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展空間很大，但是，由于領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化的檔案管理模式的不重視，我國(guó)事業(yè)單位并沒(méi)有完善的信息化系統(tǒng)及嚴(yán)格規(guī)章制度，以及技術(shù)人員短缺，使檔案管理工作的發(fā)展不容樂(lè)觀。因此，必須加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位信息化檔案管理的重視和研究。

二、就事業(yè)單位檔案管理目前現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

（一）當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的地位及發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理在我國(guó)檔案管理制度中占有一定的地位。事業(yè)單位檔案管理主要涉及到檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等內(nèi)容。基于此，必須做好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視信息化檔案管理，并且，工作人員必須以身作則，認(rèn)真準(zhǔn)確的完成檔案管理工作。另外，由于事業(yè)單位具有一定的社會(huì)性，事業(yè)單位檔案管理也具有一定的社會(huì)屬性，這使得事業(yè)單位的檔案管理體現(xiàn)出了其一定的社會(huì)價(jià)值，所以，高度重視事業(yè)單位檔案管理是毋庸置疑的。同時(shí)， 在發(fā)達(dá)地區(qū)，各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，并逐漸的將這先進(jìn)的技術(shù)和觀念引向了落后地區(qū)。由此來(lái)看，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理將向著數(shù)字化方向發(fā)展，這樣將會(huì)在很大程度上提高事業(yè)單位檔案管理的效率及質(zhì)量。同時(shí)，由于互聯(lián)網(wǎng)的廣泛使用，社會(huì)將需要大量的技術(shù)性人才，所以事業(yè)單位信息化檔案管理將向著專(zhuān)業(yè)化方向取得進(jìn)一步發(fā)展?？傊?，信息化的檔案管理模式有足夠的發(fā)展空間，將給人們的工作及生活帶來(lái)更多便捷。

（二）沒(méi)有完善的檔案管理系統(tǒng)及規(guī)章制度。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作取得了極大的進(jìn)步，同時(shí)，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)該項(xiàng)檔案管理工作的不重視，信息化的檔案管理模式的發(fā)展受到了一定的限制。目前，絕大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者并沒(méi)意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)所投入的資金少之又少，沒(méi)有建立完善的檔案管理系統(tǒng)。另外，由于沒(méi)有完善的規(guī)章管理制度，事業(yè)單位檔案管理的工作進(jìn)度受到了約束。

（三）工作人員問(wèn)題。信息化的檔案管理需要一定的技術(shù)和水平。目前，絕大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的工作人員具有一定工齡的老員工，甚至是退休人員，而這些工作人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，沒(méi)有掌握工作流程及信息化的管理方式方法，這樣在很大程度上影響了該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，最終導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理無(wú)法達(dá)到較高的信息化水平。與此同時(shí)，還有一些員工缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作穩(wěn)定性差，以至于出現(xiàn)員工突然辭職甚至是檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象，這對(duì)事業(yè)單位來(lái)講是一個(gè)不小的安全隱患。

三、如何解決事業(yè)單位存在的問(wèn)題

（一）高度重視事業(yè)單位檔案管理工作。就目前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，信息化檔案管理模式是必不可少的。作為領(lǐng)導(dǎo)者是至關(guān)重要的，一定要充分了解我國(guó)國(guó)情及當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)，認(rèn)知檔案管理信息化建設(shè)的必要性。信息化的檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，使檔案管理工作既方便又快捷，所以高度重視信息化檔案管理建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理才能得以發(fā)展。例如，事業(yè)單位應(yīng)大力推廣信息化檔案管理模式的使用，擴(kuò)大檔案管理信息化管理平臺(tái)等。

（二）完善事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)及規(guī)章制度。事業(yè)單位的檔案管理工作要想發(fā)展，就必須完善事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)及規(guī)章制度。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該加大對(duì)事業(yè)單位信息化檔案管理的投資，這樣才能及時(shí)更換檔案管理工作需要的新設(shè)備，來(lái)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。無(wú)規(guī)矩難以成方圓。因此，建立相應(yīng)的規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)有著非常強(qiáng)大的推動(dòng)作用，這樣工作人員才能以身作則，積極認(rèn)真的完成檔案管理工作。另外，規(guī)章制度應(yīng)該獎(jiǎng)罰分明，這樣更有助于員工之間相互監(jiān)督，更有助于提高工作效率。

（三）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化技術(shù)人才。信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位逐步進(jìn)入信息化檔案管理。很多人認(rèn)為，檔案管理工作時(shí)份簡(jiǎn)單的工作，只要端正工作態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)就能完成，其實(shí)并沒(méi)有想象的那么容易。實(shí)際工作中，一些員工唯有掌握檔案管理技術(shù)，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)導(dǎo)致他們不能勝任這份工作，由此看來(lái)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的技術(shù)人才是不可或缺的。事實(shí)上，檔案管理人員不僅要努力提升自己的業(yè)務(wù)技能與管理水平、服務(wù)意識(shí)、較高的文化修養(yǎng)和素質(zhì)，還要加強(qiáng)信息技術(shù)操作水平的提升，以適應(yīng)當(dāng)前的檔案電子信息系統(tǒng)的應(yīng)用，才能緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐。因此，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，盡最大可能使每位員工掌握電子檔案的分類(lèi)、整理、錄入、檢索、調(diào)用等各項(xiàng)工作流程，做到熟練地進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作與應(yīng)用，確保檔案資源的準(zhǔn)確性與有效性。另外，還要盡可能地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的過(guò)程當(dāng)中存在的安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的漏洞，及時(shí)更新修復(fù)，避免發(fā)生電子檔案資料被惡意篡改、刪除或盜取。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該在業(yè)余時(shí)間多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，保證快速有效準(zhǔn)確無(wú)誤的完成工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了提高事業(yè)單位信息化檔案管理工作的效率及質(zhì)量，為了信息化檔案管理模式有更好更大的發(fā)展，事業(yè)單位必須高度重視檔案管理，對(duì)其進(jìn)行徹底的研究和分析，并探討出有效的對(duì)策。相信通過(guò)不懈努力，我國(guó)事業(yè)單位信息化檔案管理將會(huì)有更大的突破。

參考文獻(xiàn)

［1］王協(xié)舟，張玉香.圖書(shū)情報(bào)與檔案管理研究生人才需求與創(chuàng)新能力培養(yǎng)研究綜述［J］.檔案學(xué)研究，2012（2）.