關(guān)于地勘單位地質(zhì)檔案管理的對策分析

文/廣東省化工地質(zhì)勘查院　葉素琪

關(guān)于地勘單位地質(zhì)檔案管理的對策分析

文/廣東省化工地質(zhì)勘查院葉素琪

地質(zhì)檔案主要是真實記錄地質(zhì)科學(xué)技術(shù)活動，在地勘單位中占據(jù)重要的位置。通過地質(zhì)檔案，能夠獲取工作考察的重要信息，從而有效開展工作。然而由于地質(zhì)檔案數(shù)量多，內(nèi)容繁雜，管理難度大，所以必須重視地勘單位的地質(zhì)檔案管理，不斷推動地勘經(jīng)濟的發(fā)展。

地勘單位；地質(zhì)檔案管理；對策

地質(zhì)檔案管理是地質(zhì)行業(yè)的重要組成部分，能夠完整、準(zhǔn)確地為工程建設(shè)提供數(shù)據(jù)服務(wù)，對勘探工作和地勘單位的發(fā)展具有十分重要的意義，還關(guān)系著國民經(jīng)濟的發(fā)展。然而現(xiàn)階段，地勘單位的地質(zhì)檔案管理還存在許多問題和不足之處，如地質(zhì)檔案管理模式過于落后、投入的資金不足、檔案管理設(shè)施不完善、檔案管理制度不規(guī)范、檔案信息采集手段落后、檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高、檔案資源共享不廣泛等。這些問題的存在嚴(yán)重影響了地質(zhì)檔案的開發(fā)及利用，不利于地勘單位工作的有效開展。因此，針對地勘單位地質(zhì)檔案管理存在的問題，提出高效的地質(zhì)檔案管理對策成為一項迫在眉睫的課題。

一、創(chuàng)新地質(zhì)檔案管理模式

創(chuàng)新地質(zhì)檔案管理模式，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化管理，是提高其管理水平的重要前提。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，地質(zhì)檔案管理工作得到了很大的改進，信息資料管理的網(wǎng)絡(luò)組織水平得到了提升，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式明顯不適應(yīng)新時期的檔案管理工作。所以地勘單位應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況，構(gòu)建檔案管理模式，為推動地質(zhì)檔案管理工作的有效開展和地質(zhì)檔案的充分利用奠定良好的基礎(chǔ)。具體來說，應(yīng)該結(jié)合政府和企事業(yè)單位的現(xiàn)有管理模式，充分發(fā)揮政府的宏觀調(diào)控功能，對地質(zhì)檔案管理資源進行整合與創(chuàng)新，如加強地勘單位、地質(zhì)院校與地質(zhì)科研所的聯(lián)系與合作，從而構(gòu)建先進的地質(zhì)檔案管理模式。同時，還要充分利用計算機信息技術(shù)進行地質(zhì)檔案管理，方便相關(guān)工作人員進行查閱，也以圖片與視頻相結(jié)合的形式，讓檔案工作人員更容易理解其中的信息，從而提升檔案利用率。

二、構(gòu)建地質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

良好的基礎(chǔ)設(shè)施對于地質(zhì)檔案管理來說是十分重要的。倘若地質(zhì)檔案管理的外部環(huán)境十分惡劣，沒有進行及時修繕的話，那么將會大大縮短地質(zhì)檔案的壽命。這就要求地勘單位加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善地質(zhì)檔案庫藏條件，盡量做到防火災(zāi)、防偷盜、防蟲鼠，避免檔案的流失。其次，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，地勘單位要加強檔案庫房建設(shè)，加大對現(xiàn)代地質(zhì)檔案的設(shè)備投入，不斷完善設(shè)備，如數(shù)碼復(fù)印機、繪圖儀、掃描儀、激光打印機等，加大檔案管理的內(nèi)容承載量，實現(xiàn)地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。同時，為了保證檔案資料的完整性和有效性，地勘單位檔案部門要注意將紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料分別存放，為經(jīng)濟建設(shè)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料參考。

三、實現(xiàn)地質(zhì)檔案資源的共享

受傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理意識的影響，一些地勘單位的地質(zhì)檔案管理觀念較為落后，大多數(shù)情況下只有當(dāng)?shù)氐牟块T及其項目建設(shè)者才有可能共享檔案資料，地質(zhì)檔案資源共享不廣泛。因此，地勘單位要努力建立地質(zhì)檔案電子閱覽室，實現(xiàn)電子化、信息化地質(zhì)檔案管理的根本性轉(zhuǎn)變。電子閱覽室的檔案資料主要是以PDF格式進行保存的，一般來說都有文字和圖片作為書簽引導(dǎo)，并輔以多目標(biāo)的查詢系統(tǒng)，自動生成統(tǒng)計表格，為相關(guān)工作人員提供更為便捷的閱讀服務(wù)。同時，還要依托信息網(wǎng)，建立文件管理和檔案管理合一，促使電子文件歸檔和電子檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是大勢所趨。此外，還可以建立地勘單位的“地質(zhì)檔案資料管理與服務(wù)”網(wǎng)站欄目，及時發(fā)布一些檔案管理的動態(tài)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)等，提供互聯(lián)網(wǎng)的查詢利用，實現(xiàn)了地質(zhì)檔案資源的共享。

四、提高地質(zhì)檔案管理人員的素質(zhì)

地質(zhì)檔案管理人員是地勘單位檔案管理的重要組成部分，其綜合素質(zhì)的高低對地質(zhì)檔案管理具有十分重要的意義。特別是在進入信息時代以后，檔案管理人員能力的培養(yǎng)已經(jīng)迫在眉睫。具體來說，可以從兩個方面入手：1.定期開展培訓(xùn)工作，對檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。特別是要提高檔案管理人員的信息化應(yīng)用水平，引進信息技術(shù)，采取激勵的辦法促使員工主動學(xué)習(xí)，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。2.檔案管理人員自身要有學(xué)習(xí)的意識，主動學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，在檔案的錄入、管理等環(huán)節(jié)學(xué)會用信息技術(shù)進行管理，更好地完成地質(zhì)檔案管理工作，提高檔案的利用率。同時，由于檔案安全是檔案管理的頭等大事，也是檔案部門一項長期而艱巨的任務(wù)，所以提高地質(zhì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強化他們的安全意識，自覺保護檔案的安全，這對于發(fā)揮檔案的作用與確保國家秘密安全都具有十分重要的意義。

五、結(jié)語

總之，地質(zhì)檔案管理是地勘單位的一項重要工作，對我國地質(zhì)發(fā)展具有十分重要的意義。因此，地勘單位必須予以高度重視，相關(guān)人員也要認清地質(zhì)檔案管理存在的問題，結(jié)合具體工作情況，從源頭保證原本地質(zhì)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，加強對地質(zhì)檔案的管理。只有這樣才能充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料的價值，更好地為國民經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

［1］姚淑梅，孫瑩，趙志杰.地勘單位科技檔案管理工作之若干問題探討［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（29）.

［2］吳玉鳳.關(guān)于地質(zhì)檔案管理及利用的實踐研究［J］.經(jīng)營管理者，2013（19）.

［3］林惠玲.地質(zhì)檔案的數(shù)字化利用與保密方法探討［J］.廣東科技，2016（08）.