淺談企業(yè)檔案精細(xì)化管理方略

文/湛江電力有限公司　潘新嬌

淺談企業(yè)檔案精細(xì)化管理方略

文/湛江電力有限公司潘新嬌

本文對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行概述，說明精細(xì)化管理的重要性，從企業(yè)檔案管理工作日常項(xiàng)目入手，分析精細(xì)化管理的方向并對(duì)具體管理活動(dòng)的開展提出建議。希望本文能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作的開展提供幫助。

企業(yè)檔案；精細(xì)化管理；管理方略

企業(yè)檔案管理是對(duì)企業(yè)運(yùn)營過程中形成的文件和檔案進(jìn)行收集、整理、保管和應(yīng)用的過程。檔案管理不僅是對(duì)企業(yè)經(jīng)營的有效記錄，還能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營者和企業(yè)員工提供相應(yīng)的資料，幫助企業(yè)事務(wù)有效地開展起來。企業(yè)檔案利用率不斷提高，進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作值得我們進(jìn)行思考和探索。

一、企業(yè)檔案管理概述

（一）企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理進(jìn)入了信息化管理時(shí)代，檔案資料的形式、檔案儲(chǔ)存和保密工作的完成以及檔案的利用都可以通過電腦和網(wǎng)絡(luò)完成。這使得檔案管理工作的效率不斷提升。企業(yè)檔案管理為企業(yè)事務(wù)的發(fā)展提供了資料。

（二）精細(xì)化管理的重要性。雖然信息化管理是目前企業(yè)檔案管理的主要模式，但是信息化僅限于管理的表面，檔案資料的應(yīng)用并沒有呈現(xiàn)出連續(xù)性和指向性，這使得檔案服務(wù)效率降低。檔案利用率的提升使得檔案服務(wù)性管理需要不斷提升，這意味著檔案管理工作必須從源頭上具有指向性和針對(duì)性，精細(xì)化管理在檔案管理工作發(fā)展中很有必要。

二、企業(yè)檔案精細(xì)化管理的方向

（一）精細(xì)化企業(yè)檔案資料收集和保存。檔案資料的收集和保存是企業(yè)檔案管理的第一個(gè)步驟，也是進(jìn)行精細(xì)化管理、使企業(yè)檔案的應(yīng)用具有指向性的基礎(chǔ)。精細(xì)化企業(yè)檔案的資料收集即意味著從檔案資料產(chǎn)生開始就進(jìn)行細(xì)化的分類，對(duì)資料的應(yīng)用進(jìn)行預(yù)先估計(jì)，使檔案資料的形式、收集方式等都具有某一類檔案應(yīng)用的特殊性。這是目前企業(yè)檔案資料收集無法做到的，也是精細(xì)化管理的發(fā)展方向之一。

（二）精細(xì)化企業(yè)檔案的信息化管理。信息化管理是企業(yè)檔案管理的發(fā)展主線，因此，進(jìn)行精細(xì)化管理必須從信息化管理入手，信息化管理貫穿了企業(yè)檔案管理工作的整個(gè)過程，然而要使精細(xì)化管理切實(shí)發(fā)揮作用，就應(yīng)該從信息化管理的特征入手。企業(yè)檔案管理工作人員有必要理順信息化管理的路徑，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行精細(xì)化管理。

（三）精細(xì)化企業(yè)檔案服務(wù)。企業(yè)檔案管理的最終目的是使檔案能夠服務(wù)于企業(yè)的日常工作，對(duì)企業(yè)發(fā)展以及員工發(fā)展起到輔助作用。從這一角度考慮，企業(yè)檔案的精細(xì)化管理應(yīng)該落實(shí)到服務(wù)這一層面。能夠使檔案資料用之有效，是精細(xì)化檔案管理的最終目的，也是該管理思路的實(shí)踐方向。

三、企業(yè)檔案精細(xì)化管理的途徑

（一）改革企業(yè)檔案管理制度。首先，企業(yè)應(yīng)該重視各類檔案的特殊性，對(duì)檔案資料的階段性特征進(jìn)行分類，例如企業(yè)進(jìn)行發(fā)電廠場地修建，應(yīng)該有設(shè)計(jì)檔案、建設(shè)工程檔案（其中包括工程管理各項(xiàng)內(nèi)容）、場地投入使用的服務(wù)檔案等。在充分分析不同類型檔案的特征基礎(chǔ)上，按照檔案的分類派遣相應(yīng)的工作人員進(jìn)行檔案收集；其次，應(yīng)該有明確的檔案提交格式以及提交時(shí)間規(guī)定，并將檔案提交的責(zé)任與企業(yè)經(jīng)營責(zé)任合并，使某一企業(yè)項(xiàng)目的管理者和負(fù)責(zé)人能夠按時(shí)提交較為全面的檔案；再次，應(yīng)將檔案資料收集整理的效率以及檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，建立相應(yīng)的評(píng)估體系，考察每個(gè)經(jīng)營項(xiàng)目檔案的價(jià)值以及企業(yè)行政、財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性等，建立檔案管理指標(biāo)體系，將檔案資料的價(jià)值與相關(guān)工作人員的“業(yè)績”掛鉤。

（二）提升企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能。要在信息化管理發(fā)展中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，首先要確定信息化管理的特征，即網(wǎng)絡(luò)根據(jù)結(jié)點(diǎn)傳播、網(wǎng)絡(luò)具有安全風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用等。分析這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因，制定相關(guān)的管理計(jì)劃；其次，針對(duì)檔案管理信息化的特征劃分崗位責(zé)任，實(shí)現(xiàn)每個(gè)崗位工作人員的職業(yè)技能精細(xì)化。無論是分析信息化管理的特征，還是實(shí)現(xiàn)專崗專責(zé)專人的精細(xì)化，都需要檔案管理工作者的職業(yè)技能符合需要，因此，提升企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能成為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必要途徑之一，建議企業(yè)對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行專職培訓(xùn)，即通過相關(guān)的測(cè)試和考核分析現(xiàn)有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力，如對(duì)檔案資料收集分類的能力、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、進(jìn)行硬件監(jiān)督檢查的能力等。按照現(xiàn)有工作人員的工作偏好進(jìn)行崗位劃分并進(jìn)行職業(yè)技能的相關(guān)培訓(xùn)，使他們能夠在適合的崗位上將工作能力發(fā)揮到最大；對(duì)于那些存在人才空缺的崗位，如網(wǎng)絡(luò)安全管理等，應(yīng)該聘任專業(yè)人才加入。

（三）進(jìn)行檔案服務(wù)宣傳。檔案管理服務(wù)精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)需要全體企業(yè)員工的參與，這是因?yàn)榉?wù)精細(xì)化意味著個(gè)性化，即企業(yè)全體員工對(duì)檔案管理重視，能夠主動(dòng)提出服務(wù)訴求并主動(dòng)應(yīng)用檔案資料。因此，建議企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行相關(guān)的檔案服務(wù)宣傳。將檔案管理能夠提供給企業(yè)員工的資料性服務(wù)整理成相關(guān)文件發(fā)放到各個(gè)部門，聽取企業(yè)員工的服務(wù)意見并進(jìn)行改進(jìn)；指導(dǎo)企業(yè)員工進(jìn)行自主的檔案資料調(diào)取和應(yīng)用等。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理的精細(xì)化使該項(xiàng)工作進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展時(shí)期，精細(xì)化管理使檔案管理本身的結(jié)構(gòu)更清晰，指向性更強(qiáng)，使檔案工作本身的效能得以提高。相信通過精細(xì)化管理工作的推行，企業(yè)檔案管理工作一定能夠得以快速發(fā)展。

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