淺談醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設

文/靖江市第二人民醫(yī)院　王多多

淺談醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設

文/靖江市第二人民醫(yī)院王多多

醫(yī)院辦公室的檔案管理范圍很廣，實物檔案、聲相檔案、人事檔案、科技檔案、病歷檔案以及文書檔案都是醫(yī)院辦公室檔案所包含的內(nèi)容，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程。隨著信息時代的來臨，對醫(yī)院辦公室檔案管理的要求越來越高，信息化是辦公室檔案管理工作的主要優(yōu)化內(nèi)容。信息化建設的實現(xiàn)對醫(yī)院辦公室檔案管理來說有利有弊，其利在于管理檔案更加便利，其弊在于在檔案管理實施的過程中還存在著許多的問題，因此優(yōu)化建設辦公室的檔案管理非常重要。本文圍繞著醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設展開討論，首先介紹了醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題，隨后提出了醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設措施。

醫(yī)院；辦公室檔案管理；優(yōu)化建設

在對醫(yī)院辦公室檔案進行管理的過程中，實現(xiàn)信息化管理非常重要，但在管理過程中還存在著許多的問題。問題包括信息不夠安全、存在一定的變化性，過于依賴設備，電子文件載體與信息分離等等。對醫(yī)院辦公室檔案的管理進行優(yōu)化可以提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益、促進資源利用率的提升、促使檔案信息資源的作用充分發(fā)揮。因此，建設優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作非常重要。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題

（一）缺乏安全意識。檔案的安全問題涉及很多方面，而檔案管理人員往往缺乏一定的安全意識，這就會導致檔案因為各種因素造成損壞。例如在陰雨天氣檔案管理人員沒有做好檔案防潮，尤其是在梅雨天氣，梅雨天氣陰雨綿綿，會持續(xù)很長一段時間，在這一段時間如果不注意做好防潮工作，就會導致檔案出現(xiàn)損壞。在晚上檔案管理人員如果缺乏安全意識，沒有做好防盜工作，就容易造成檔案丟失等情況的出現(xiàn)。在天氣干燥的時候如果檔案管理人員沒有進行防火工作，檔案就可能因為天氣太過干燥導致檔案毀壞。同時，在對電子檔案進行管理的過程中，如果檔案管理人員沒有做好安全防范的工作，就容易使網(wǎng)絡運行處于不安全的環(huán)境，設備系統(tǒng)出現(xiàn)問題，還有可能出現(xiàn)木馬病毒感染或者黑客入侵的情況，造成檔案資料被盜竊或毀壞，如果檔案管理人員缺乏安全意識，沒有提前對資料進行備份，就會導致資料毀壞后無法復原。在對檔案進行節(jié)約或調(diào)取的過程中，如果檔案管理人員沒有將其放置回原處，就容易造成檔案丟失。

（二）落后于時代的發(fā)展。時代在發(fā)展，但醫(yī)院的檔案管理往往還在使用傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)遠遠落后于時代的發(fā)展，無法滿足時代的需要。傳統(tǒng)的檔案管理模式管理起來既耗時又耗力，造成管理人員工作效率低，不利于檔案管理工作的開展。醫(yī)院的檔案管理人員也存在著許多的問題，缺乏一定的科學知識、學歷低、與時代脫節(jié)、專業(yè)性不足等問題的存在導致檔案資料一直沒有得到很好的整理歸類，被長期積壓。同時，傳統(tǒng)的管理模式也給管理工作的開展造成了困難，其困難體現(xiàn)在檔案的利用、查找、保存上，在這種情況下，檔案價值和作用無法真正得到發(fā)揮，因此，有效地實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化需要先進的管理模式來進行。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設措施

（一）做好提高員工意識的管理工作。要使得管理人員的能力得到提升，提高管理人員的意識是能力提升的前提，管理人員只有先具備了正確的管理意識，才能提升能力。其能力主要涉及儲備檔案的信息資源，對檔案信息資源進行把關，確保其質量符合要求，最終使得檔案信息資源的價值得以提升。醫(yī)院首先要進行檔案管理方面的思想教育，使得管理人員對檔案資料的重要性有一個明確的認識，只有明白了這份工作的重要性，管理人員才會明白自身擔負的責任，在管理檔案時做到認真仔細。對于檔案管理人員，需要讓其明白收集整理檔案資料時各個方面需要注意的問題，在進行檔案資料保存時綜合考慮到天氣等外在因素的影響，在保存資料時做好防潮、防火、防盜等方面的工作，使得檔案資料一直處于安全的狀態(tài)，在保存過程中不會出現(xiàn)差錯，損壞其可用性和完整性。

做好源頭管理工作是實現(xiàn)檔案管理工作建設的前提，為使檔案管理工作得以完善，需要加強管理的源頭工作，設立獎懲制度，通過獎懲的方式讓管理人員意識到檔案資料的重要性，在管理保存時做到細致認真，盡量避免出現(xiàn)差錯，使得檔案管理工作能夠順利進行，從而做好信息資源管理工作，在為用戶提供信息資源時做到準確及時。在對醫(yī)院辦公室檔案的源頭進行管理時，不能因為檔案管理部門是其負責部門，就將管理工作全部交給檔案管理部門，而是需要讓各個科室的員工都對檔案資料的管理有一個正確的認識，明白其重要性，齊心協(xié)力，相互協(xié)調(diào)，共同進行管理工作。為了使各個科室工作人員的責任心和積極性得到提高，需要采取一定的措施，在年終考評中加入檔案管理工作，對于管理工作突出的科室和部門，可以對其進行物質或精神獎勵，從而提高其管理意識和責任心，在進行管理工作時做到積極主動。

（二）使用先進的管理方式突破管理重點。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適應當代醫(yī)院的發(fā)展需要，因此，需要對這種傳統(tǒng)的管理方式進行改進。首先需要對用戶的實際情況進行調(diào)查、整理，找出其中的重點信息，將其重點信息作為管理的突破口。在檔案管理中，為促使其信息化建設的速度加快，就需要加強醫(yī)院的信息化建設。將立卷的改革、網(wǎng)絡的建設、流程的簡化、專題的分類作為管理的突破點，對這些重點內(nèi)容進行突破，從而在實現(xiàn)經(jīng)濟效益的同時，實現(xiàn)社會效益。在系統(tǒng)中錄入醫(yī)院的檔案時，需要細致到工作的各個環(huán)節(jié)，將這些環(huán)節(jié)的檔案歸入到一個系統(tǒng)中，促使管理工作井井有條。為了促使檔案在保存過程中不損壞檔案的完整性，使其價值得以延續(xù)，需要規(guī)范電子文件的管理流程以及歸檔流程，從而促進醫(yī)院辦公室檔案管理的系統(tǒng)化、信息化和數(shù)字化。

（三）循序漸進，由點到面。要通過全局的眼光看待醫(yī)院辦公室檔案管理工作。在醫(yī)院檔案的管理中，開發(fā)、利用信息資源時，需要對其體系結構進行觀察，觀察其科學性和完整性，進行觀察的原因在于其科學性和完整性與醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益息息相關。在醫(yī)院檔案的管理中，其管理工作的逐步遞進以及由點到面關系著其工作的可持續(xù)發(fā)展。對于檔案管理工作，需要對其檔案資源進行建設，實現(xiàn)信息化管理，在推進信息化的過程中總結經(jīng)驗，對其管理方式進行創(chuàng)新，循序漸進，從而促進醫(yī)院檔案管理工作，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、結語

為實現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理的優(yōu)化建設，需要采取一定措施，措施主要圍繞兩個方面展開，意識和行為。通過這兩個方面建設優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，在管理過程中緊跟時代的腳步，通過互聯(lián)網(wǎng)技術的運用實現(xiàn)信息化管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法。本文圍繞著醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設展開討論，首先介紹了醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題，隨后針對其存在的問題提出了醫(yī)院辦公室檔案管理工作的具體優(yōu)化建設措施。通過措施的實行，對檔案進行科學的利用和管理，促進社會效益和經(jīng)濟利益的共同發(fā)展。

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